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So räumen Sie Unklarheiten richtig aus dem Weg

Dr. Alexander Seyferth
Beitrag von Dr. Alexander Seyferth am 26.09.17 10:09 Uhr   |   Themen: Auftragsmanagement

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Viele von uns kennen das: Man liest eine verheißungsvolle Bekanntmachung zu einer präzise umrissenen Beschaffungsmaßnahme und ruft erfreut die Ausschreibungsunterlagen ab. Nach Erhalt muss man aber feststellen, dass doch nicht alles so klar und eindeutig ist, wie der Bekanntmachungs-Kurztext es verhieß. Je komplexer der Auftrag, desto länger meist die Verdingungsunterlagen-Pamphlete – ohne dass die Angaben darin unbedingt klarer wären. Schon fast gewohnheitsmäßig bleibt offen, was genau in den Endpreis einzukalkulieren ist oder welche konzeptionellen Vorstellungen der Auftraggeber genau hat. Oft kommt auch die Frage auf, wo genau die Abgrenzung zwischen einzelnen Losen liegt. Abhilfe schafft hier nur die Bieterkommunikation, bei der es allerdings Einiges zu beachten gibt.

Der Fokus liegt auf den zuschlagsrelevanten offenen Punkten

Sie haben als Bieter einen Anspruch darauf, umfassend über den Gegenstand der Ausschreibung informiert zu werden (§ 121 Abs. 1 GWB). Demzufolge dürfen Sie Fragen zur Leistungsbeschreibung an die Vergabestelle richten und haben auch ein Anrecht auf klärende Antworten. Und zwar transparent, gleichbehandelnd und so unzweideutig, dass alle Bieter ein gleiches Verständnis von Anforderungen und Auftragsgegenstand haben (§ 97 GWB).

Deshalb ist es auch überhaupt nicht negativ, Bieterfragen zu stellen: Solange diese den Zweck verfolgen, der Vergabestelle ein möglichst optimales Angebot zusammenzustellen, profitieren sogar beide Seiten davon. Nutzen Sie also konsequent Ihr Recht, Bieterfragen zu stellen, da jedes fortbestehende Missverständnis in der Regel zu einem schlechteren, da weniger passgenauen Angebot Ihrerseits führt!

So einfach stellen Sie eine Bieterfrage

Das Platzieren einer Bieterfrage ist denkbar einfach und unterliegt keinen speziellen formalen Regelungen, außer dass generell das Gebot der Schriftlichkeit gem. §126b BGB beachtet werden muss und die geltenden Fristen eingehalten werden müssen. Richten Sie Ihre Bieterfragen direkt per E-Mail an die angegebene Kontaktadresse der Vergabestelle. Aufgepasst: In der Praxis ist es schon oft genug vorgekommen, dass die Eingänge der angegebenen E-Mail-Adresse aus Urlaubs- oder Krankheitsgründen länger nicht geprüft wurden und eine Frage erst sehr spät oder überhaupt nicht beantwortet wurde. Deshalb faxen Sie Ihre Fragen auch an die Vergabestelle und nutzen alle bekannten (Sammelpostfach-)Adressen der Vergabestelle, um sicherzugehen, dass Ihre Fragen auch wirklich bearbeitet werden!

Bleiben Sie hartnäckig!

Leider ist das allerdings keine Garantie dafür, dass Sie auch eine erschöpfende und gut formulierte Antwort erhalten. Schon des Öfteren passierte es, dass Vergabestellen es sich zunächst leichtmachen und kaum auf die Inhalte der Fragen eingehen, in der Hoffnung, dass sich die Themen mit dem Näherrücken der Vergabefrist relativieren. Oft steckt da aber auch der Unwille dahinter, sich mit der zuständigen Fachabteilung in Verbindung zu setzen, da die Vergabestellen die nötigen Detailkenntnisse zu den ausgeschriebenen Gewerken oft gar nicht haben.

Da Sie aber die Fragen stellen, weil Sie nur bei erschöpfender Beantwortung ein zielführendes Angebot erstellen können, sollten Sie unbedingt hartnäckig bleiben. Bekommen Sie nur eine knappe oder nichtssagende Antwort, dann formulieren Sie den Sachverhalt leicht um, aber insistieren Sie auf der inhaltlichen Beantwortung! Sollte sich die Vergabestelle dann immer noch überfordert zeigen, Ihnen eine helfende Antwort zu geben, sollten Sie den Sachverhalt rügen. Die Vergabestelle ist dann hinreichend gewarnt und weiß, dass sie es mit einem Profi zu tun hat, der seine Rechte kennt.

In der Regel wandert die Rüge dann auch zum Vorgesetzten der Vergabestelle, die oftmals etwas professioneller agieren als die Sachbearbeiter und auch unwillige Fachabteilungen dazu bringen können, sich detailliert mit einer Anfrage auseinanderzusetzen. Oft führt diese Hartnäckigkeit dann zu der Antwort, die Sie für die Vollendung Ihres Angebotes noch brauchen. Achtung: Wenn Ihnen diese Antwort dann aber angesichts der Angebotsfrist zu spät vorliegt, beantragen Sie unter Verweis auf § 20 Abs. 3 VgV sogleich eine Fristverlängerung!

Beispiel 

Beim Ausfüllen Ihres Angebotes stellen Sie fest, dass sich aus der Leistungsbeschreibung nicht eindeutig ergibt, ob Ihr Aufwand für die Lieferung der Beschaffungsgegenstände an den Übergabe-Ort nun mit in Ihre Gesamtkalkulation einfließen soll oder ob dies separat vergütet wird. In der Leistungsbeschreibung gibt es zwar lapidar einen optionalen Posten „Transportkosten“, aber in den Besonderen Vertragsbedingungen steht, dass die Lieferung stets „frei Haus“ zu erfolgen hat. Räumen Sie diese Ungenauigkeit nicht aus, müssen Sie damit rechnen, dass vermutlich zumindest ein Teil der Konkurrenz entweder günstiger ist als Sie, weil sie es darauf ankommen lässt, dass die eingetragenen Transportkosten auch bezahlt werden. Oder Sie kalkulieren die Transportkosten nicht mit ein und müssen mit dem Risiko leben, dass die Lieferkosten zu Ihren Lasten gehen, sollten Sie den Zuschlag erhalten. Da beide Konsequenzen unvorteilhaft für Sie sind, sollten Sie den Sachverhalt besser durch eine Bieterfrage aufklären!    

Das Gebot des Geheimwettbewerbs schützt Ihre Position

Im Übrigen können Sie eine Befürchtung getrost auslassen: Der Kreis der Wettbewerber wird durch Ihre Bieterfrage nicht darüber informiert, dass Sie an der Ausschreibung teilnehmen wollen, oder gar, welche Fragen Sie bei der Ausschreibungsbearbeitung umtreiben. Alle eingehenden Fragen werden von der Vergabestelle so zusammengefasst und anonymisiert beantwortet, dass man der Kommunikation mit den registrierten Bieter in aller Regel nicht entnehmen kann, wer welche Frage gestellt hat. Andernfalls läge ein klarer Verstoß gegen das Gebot des Geheimwettbewerbs vor, den Sie unverzüglich rügen könnten. So ist sichergestellt, dass alle Bieter über die neuesten Informationen verfügen und dennoch keiner weiß, wer sich alles auf den Auftrag bewirbt.

Achtung: Die Bieterkommunikation schreibt die Vergabeunterlagen fort!

Ganz wichtig ist, dass Sie den Bieterfragen-Katalogen, also den von der Vergabestelle gesammelten, umformulierten und beantworteten Fragen immer Beachtung schenken, egal, ob Sie selbst eine Frage gestellt haben oder nicht. Sämtliche Fragen und Antworten gelten nämlich als Fortschreibung der Leistungsbeschreibung und sind damit eine Art „Update“. Das heißt, Sie können sich später nicht darauf berufen, dass etwas nicht in der Leistungsbeschreibung stand, wenn dies während der Angebotsphase Gegenstand des Bieterfragen-Kataloges war. Daher lesen Sie die Bieterfragen und -antworten aufmerksam und betrachten Sie diese stets als Aktualisierung der Vergabeunterlagen!

Beispiel

Eine Universitäts-Vergabestelle schreibt die Beschaffung von 5000 Labor-Hühnerküken aus. Zu einem etwaig geforderten Geschlecht der Tiere gibt es in der Leistungsbeschreibung keinen Hinweis. Ein Bieter möchte dennoch wissen, ob die Universitätsklinik ein spezielles Geschlecht oder eine bestimmte Quote der Geschlechtermischung der Tiere wünscht. Die Vergabestelle antwortet, dass die Tiere möglichst zu 50 % männlich und zu 50 % weiblich sein sollen, aber eine Abweichung von 2,5 % in beide Richtungen toleriert wird.

Als Bieter müssen Sie nun den schweren Weg gehen und alle Tiere einem DNA-Test unterziehen (das Geschlecht ist bei Hühnerküken nur schwer erkennbar). Oder aber Sie lassen es darauf ankommen, dass Mutter Natur schon für die richtige Mischung sorgen wird. Ist der Test aufwändig und teuer und Sie wollen sichergehen, dass entweder der gesamte Markt oder keiner den Test macht, können Sie in Reaktion auf diese Bieterkommunikation natürlich auch noch eine präzisierende Bieterfrage stellen. Sie fragen, ob entsprechende Testergebnisse geliefert werden müssen oder eine natürliche Quote unterstellt werden darf. So ist sichergestellt, dass alle Angebote auf der gleichen Kalkulationsgrundlage beruhen und somit Ihre Wettbewerbsvorteile an anderer Stelle besser durchdringen.

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