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Die Verhandlungsvergabe: Darum sollten Sie auch den kleinen Aufträgen Beachtung schenken

Dr. Alexander Seyferth
Beitrag von Dr. Alexander Seyferth am 23.11.18 09:20 Uhr   |   Themen: Vergaberecht, Auftragsmanagement

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Den Löwenanteil der öffentlichen Vergaben machen die Verhandlungsvergaben aus, früher auch unter dem Begriff „Freihändigen Vergabe“ subsummiert. Wenn man einmal großzügig davon ausgeht, dass es sich dabei „nur“um 75 % aller Vergaben handelt, sind das bei rund 2,5 Mio. öffentlichen Beschaffungsvorgängen pro Jahr sage und schreibe 1,8 Mio.! Im Vergleich dazu nimmt sich die Zahl europaweiter Verfahren mit rund 30.000 Beschaffungsvorgängen 2017 geradezu lächerlich aus. Grund genug also, sich einmal intensiver mit dieser Art von Ausschreibungen zu befassen.

Noch ist das Bewerben um kleine Aufträge ein mühsames Geschäft: Anders als EU-weite Verfahren unterliegen die Verhandlungsvergaben keinem bundesweit einheitlichen Vergaberecht. Aufgrund der föderalen Struktur der Bundesrepublik gibt es sowohl generelle Gesetze und Verordnungen, die für alle behördlichen Vergabestellen gelten (wie beispielsweise die VOL/A (EG) oder die VOB), als auch rechtliche Vorgaben, die sich aus länderspezifischen Gesetzen oder dem kommunalen Haushaltsrecht ergeben.

Die gute Nachricht: Mit der seit Herbst 2017 sukzessive eingeführten Unterschwellen-Vergabeordnung (UVgO) bei Bund und Ländern gibt es nun einen Rechtskodex, der die Vorschriften für die kleineren Vergaben mit denen für die großen Vergaben synchronisiert. Und noch besser: Die meisten Länder haben alle Bestrebungen eigener Landesgesetze ad acta gelegt und beabsichtigen, die UVgO bis Ende des Jahres 2018 in Landesrecht zu übernehmen. Da die Kommunalaufsicht wiederum bei den Ländern angesiedelt ist, haben die Länder eine große Strahlkraft und Kontrollmacht in Bezug auf die kommunalen Haushaltsvorschriften sowie naturgemäß auf das Kommunalrecht. Insofern wird es – bis auf im Bundesland Hessen, die sich der UvGO-Initiative als einziges Land nicht anschließen wollen – bis Ende 2018 ein ziemlich einheitliches Unterschwellenrecht geben, an dem ich mich im Folgenden orientieren will.

Wesentliche Merkmale der Verhandlungsvergabe

Die Verhandlungsvergabe ist mehr oder weniger das Unterschwellen-Pendant zum Verhandlungsverfahren. Deshalb ist der juristisch korrekte Begriff auch der des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb. Ohne Teilnahmewettbewerb bedeutet in diesem Fall, dass die Beschaffung nicht öffentlich ausgeschrieben werden muss, sondern die Behörde lediglich mindestens drei mögliche Bieter zur Angebotsabgabe auffordern soll.

Der Begriff „Verhandlungsverfahren“ liefert auch gleich einen wichtigen Fakt, der leider bislang weder bei Vergabestellen noch bei Bietern sonderlich bekannt ist: Anders als bei allen anderen Unterschwellen-Vergabearten darf bei der Freihändigen Vergabe nachverhandelt werden! Wenn Sie also ein Angebot bei der Verhandlungsvergabe abgeben, rufen Sie kurz nach Ablauf der Angebotsfrist bei der Vergabestelle an und weisen Sie darauf hin, dass das Nachverhandlungsverbot sich gem. § 12 Abs. 4 UVgO nicht auf die Verhandlungsvergabe erstreckt! Fragen Sie, was Sie jetzt noch tun müssen, um den Zuschlag für den von Ihnen begehrten Auftrag zu bekommen. Ihre Chancen dürften erheblich steigen, da die Vergabestelle in aller Regel sowohl an einer schnellen als auch an einer kostengünstigen Vergabe interessiert ist: Für „Kleinvieh“ wird sie eher selten den Aufwand betreiben, die einzelnen Bieter nochmals preislich gegeneinander auszuspielen, auch wenn sie den Buchstaben des Gesetzes nach alle Bieter dazu auffordern müssten, noch ein letztes Angebot abzugeben.

Formale Anforderungen an die Verhandlungsvergabe

Die Anforderungen an Verhandlunsgvergaben sind wesentlich geringer als bei EU-weiten Verfahren, schließlich geht es auch um wesentlich weniger Auftragsvolumen. Die Vergabestelle darf zwar eigentlich nur in Ausnahmefällen zum Instrument des Verhandlungsverfahrens mit oder ohne Teilnahmewettbewerb greifen, die 17 in der Verordnung aufgelisteten Ausnahmenfälle machen diese Regelung aber löchrig wie einen Schweizer Käse (§ 8 Abs. 4 UVgO). Besonders die Bestimmung Nummer 17 macht die Ausnahme zur Regel, denn demnach kann bis zu bundes- oder länderspezifischen Höchstgrenzen freihändig vergeben werden. Je nach politischer Couleur der Verantwortlichen in den Ländern ist dieses „Schlupfloch“ mal so groß wie eine Tür (7.500€), mal so groß wie ein Scheunentor (bis zu 100.000€!) und deshalb auch die Basis für geschätzte 75% Anteil dieser Verfahrensart an allen Vergaben in Deutschland.

Für Sie als Bieter ist wichtig, dass die formalen Anforderungen an die Eignung in der Regel minimal sind. Meist beschränkt sich der Eignungsnachweis auf die Abgabe von vorformulierten Eigenerklärungen. Bisweilen entfällt eine Eignungsprüfung auch völlig, da die Behörden ja bei der Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb selbst potentielle Bieter auswählen und sich diesbezüglich nur an aus ihrer Sicht geeignete Bieter wenden. Oftmals kündigt die Vergabestelle aber auch nur an, ab einem bestimmten Auftragsvolumen (in aller Regel ab 30.000€ netto) einen Gewerbezentralregister-Auszug beim Bundesamt für Justiz für den zu bezuschlagenden Bieter abzurufen. Der eigentliche Aufwand bei der Angebotsabgabe beschränkt sich deshalb auf das genaue Lesen des meist übersichtlichen Leistungsverzeichnisses und der Kalkulation eines passenden Angebotes. Hier sollten Sie allerdings nicht außer Acht lassen, dass Sie bis Ablauf der Bindefrist auch bei der Verhandlungsvergabe an ihr Angebot gebunden sind: Das heißt, Sie können Ihr Angebot nicht zurückziehen, selbst wenn Ihnen nach Ablauf der Angebotsfrist auffällt, dass Sie falsch kalkuliert haben.

Wie bekomme ich Aufforderungen zur Angebotsabgabe?

So einfach und verlockend die Verhandlungsvergabe klingt, sie hat dennoch einen gravierenden Nachteil: In der Regel bekommen sie nichts davon mit! Da die Veröffentlichungspflicht bei der Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb entfällt, wendet sich die Vergabestelle in der Regel an drei ihr bekannte Unternehmen und fordert diese zur Angebotsabgabe auf. Reicht nur ein Unternehmen ein Angebot auch wirklich ein, kann dies ohne Weiteres bezuschlagt werden, solange die Mindestanforderungen eingehalten wurden. Deshalb kann die Vergabestelle immer dieselben drei potentiellen Bieter für ein Gewerk anschreiben, auch wenn sie rechtlich eigentlich dazu angehalten ist, die angeschrieben Unternehmen regelmäßig zu wechseln (§12 Abs. 2 Satz 2 UVgO). Dies ist aber eine Soll-Bestimmung und als solche rechtlich schwer einklagbar. Deshalb ist es für Sie umso wichtiger, dass Sie sich unabhängig von konkreten Verhandlungsvergaben bei der Vergabestelle in Szene setzen.

Wie bei jedem privat-gewerblichen Auftrag gilt es, sich so in der Erinnerung des Auftraggebers festzusetzen, dass man im Fall des Falles an Sie und Ihr Unternehmen denkt und Sie anschreibt. Nachhelfen können Sie dem Gedächtnis der Vergabestellen-Mitarbeiter, indem Sie sich in das Bieterverzeichnis der Kommune einschreiben, sofern sie eines führt. Diese Bieterverzeichnisse finden Sie im Netz auf den Homepages der jeweiligen Vergabestellen. Alle Vergabestellen, die eigene Bieterverzeichnisse führen, finden Sie außerdem bei DTAD Firmen & Vergabestellen, wo sie via Link direkt zu diesen oft auch Unternehmens- und Lieferantenverzeichnisse genannten Listen kommen. Ist dort nichts angegeben, müssen Sie davon ausgehen, dass die Behörde keines pflegt oder auf die zentrale Liste der präqualifizierten Unternehmen der Präqualifizierungsdatenbank Bau (kurz „PQ-Bau“) bzw. Präqualifizierungsdatenbank Dienstleistungen (kurz „PQ-VOL/A“) zurückgreift.

Bieten Sie regelmäßig bei öffentlichen Ausschreibungen und sind Sie auch an kleineren Vergaben interessiert, lohnen sich Aufwand und Kosten für die Eintragung in die Ihre Branchen betreffende Präqualifizierungsliste. Weiterführende Informationen finden Sie unter www.pq-verein.de für die Baubranche und unter www.pq-vol.de für die Dienstleistungsbranchen. Wichtiger als jede Eintragung in Bieterverzeichnisse und Präqualifizierungslisten ist nach Aussage eines langjährigen Vergabestellen-Mitarbeiters aus Brandenburg, den ich im Zuge der Recherchen für diesen Artikel anrief, aber Folgendes: Bei der Akquise im öffentlichen Sektor geht, wie in allen anderen Bereichen auch, nichts über den persönlichen Kontakt!

Nehmen Sie also Kontakt auf und präsentieren Sie die Vorzüge Ihres Portfolios, damit man bei der nächsten Vergabe an Sie denkt! Bemühen Sie sich um einen Termin vor Ort und machen Sie das, was mir mein Telefonkontakt wortwörtlich empfahl: „Dit jute alte Klinkenputzen!“

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