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Weshalb die Vergabestelle Ihre Urkalkulation sehen will

Dr. Alexander Seyferth
Beitrag von Dr. Alexander Seyferth am 24.05.18 14:58 Uhr   |   Themen: Auftragsmanagement

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Insbesondere im Bereich der Bauausschreibungen kommt es häufig vor, dass Sie mit dem Angebot bereits die Urkalkulation – manchmal separat in einem verschlossenen Umschlag – einreichen müssen. Dies führt oft zu Unmut unter den Bietern und zwar aus mehrfacher Hinsicht: Der eine fürchtet, dass Dritte Einblick in die tiefsten Geheimnisse des Unternehmens bekommen könnten, der andere ärgert sich, warum die Vergabestelle das überhaupt etwas angeht und der Dritte fragt, ob diese Forderung überhaupt erlaubt ist.

Um es gleich vorwegzunehmen: Die Vergabestellen dürfen in der Tat bereits bei der Angebotseinreichung das Beifügen einer Urkalkulation von Ihnen verlangen. Berufen können sie sich dabei auf die Vorgaben zur Angebotswertung. In der dritten von vier Wertungsstufen gilt es, die Angemessenheit des Angebots zu prüfen, also auszuwerten, ob das Angebot auch auskömmlich ist. Es ist sogar die Pflicht der Vergabestelle, umfassend aufzuklären, warum ein Angebot ungewöhnlich niedrig ist (§ 60 VgV Abs. 1). Sie kann ein Angebot von der Bezugschlagung ausnehmen, wenn zulässige Gründe für den niedrigen Preis nicht ausreichend nachgewiesen werden können (§ 60 VgV Abs. 2). An dieser Stelle geht es uns aber weniger um die rechtliche Würdigung, sondern mehr um die Bedeutung für Sie als Angebotsersteller.

6 Dinge braucht Ihre Urkalkulation

Sind Sie zur Offenlegung der Urkalkulation aufgefordert, sollten sie dem also auch nachkommen – egal, ob bereits mit Angebotsabgabe oder wenn Sie im Verlauf des Verfahrens dazu aufgefordert werden. In der Regel ist Letzteres sogar ein gutes Zeichen. Gemeinhin überprüfen Vergabestellen die Preisangemessenheit nur bei Bietern, die sie zu bezuschlagen beabsichtigen. Am besten lässt sich die Urkalkulation auf Basis von sechs wesentlichen Werten darlegen:

  1. Die Personalkosten zuzüglich Lohnneben- und Ausstattungskosten,
  2. Die Materialkosten inklusive zu nutzender Werkzeuge und Maschinen,
  3. Die Transport- und Logistikkosten,
  4. Eventuelle Nachunternehmerkosten,
  5. Die allgemeinen Verwaltungskosten (inkl. ggf. Baustellengemeinkosten) und schließlich
  6. Den Kalkulationsposten Wagnis & Gewinn.

Mein Rat: Glaubwürdigkeit ist wichtiger als Genauigkeit bis zur 2. Stelle hinterm Komma!

Mir ist kein offizielles Formular bekannt, mittels dessen man die Darlegung der Urkalkulation vornehmen muss. Bisweilen hinterlegen Vergabestellen vorgefertigte Tabellen im eVergabe-System oder versenden sie, dies jedoch meist nur im Baubereich. Hierzu gibt es entsprechende Formulare im Vergabehandbuch des Bundes, welches zum 01.01.2018 auch nochmals überarbeitet worden ist. Insofern sollten Sie unter Beachtung der sechs genannten Hauptkriterien eine nachvollziehbare Kalkulation zusammenstellen. Dabei müssen nicht alle Posten bis auf den letzten Cent stimmen. Nur dort, wo die Angaben sehr leicht nachvollziehbar sind, sollten Sie präzise sein. Gilt beispielsweise ein Flächentarifvertrag in dem auszuführenden Gewerk, sollten sie die Lohnkosten auf Basis der geltenden Tarife angeben – und zwar nicht in Mischkalkulation, sondern unter Trennung in „normalen“ Lohn und Lohn mit Sonn-/ Spät-/Nacht- oder Feiertagszuschlägen. So wirkt die Kalkulation von der ersten Stufe an glaubwürdig. In den folgenden, oben beschriebenen Kalkulationsstufen können sie dann jeweils etwas großzügiger in der Zusammenstellung der Zahlen sein, schließlich kennt niemand ihre Verwaltungskosten ganz genau und zur Offenlegung Ihrer Logistikstrukturen kann Sie so schnell auch keiner zwingen. Dies gilt auch für die Verträge mit Ihren Subunternehmern, mit denen Sie ja ganz individuelle Verträge abschließen können, die Vergabestellen erst einmal nichts angehen.  Alle drei Posten sind eine gute Möglichkeit, den kniffeligen Punkt „Wagnis & Gewinn“ etwas zu relativieren, hier gilt nämlich besondere Vorsicht.      

Vorsicht bei „Wagnis & Gewinn!“

Neben der glaubwürdigen Zusammenstellung Ihrer Kosten möchte die Vergabestelle aus Ihrer Urkalkulation herauslesen können, welchen Risikoaufschlag und welche Gewinnmarge Sie in Ihr Angebot einkalkuliert haben. Passen Sie da genau auf: Vergessen oder unterschlagen Sie diesen Posten, kann Ihnen die Vergabestelle unterstellen, dass Sie nicht auskömmlich kalkuliert haben, da der Auftrag bereits bei Eintritt nur minimaler Risiken für Ihr Unternehmen defizitär ist. Eine Steilvorlage, um es als Dumpingangebot abzustempeln und unter Verweis auf § 60 Abs. 3 VgV abzulehnen. Haben Sie den Gewinn in den Personalkosten versteckt, wird man Ihnen eine unerlaubte Mischkalkulation vorwerfen und kann Ihr Angebot ebenfalls ausschlagen.

Einen hohen Risikoaufschlag oder gar eine hohe Marge aufzuschlagen kann ebenso ein Fallstrick sein, weil die Behörde diese Information sicher nutzen wird, um die Ausführungskosten zu drücken, wenn es in der Ausführungsphase zu Nachforderungen kommt. Ein wesentlicher Grund, weshalb die Vergabestellen insbesondere im Baubereich genau wissen wollen, wie hoch ihr Gewinn ist, liegt nämlich in der Kalkulation für Nachträge. Ein Blick zum Flughafen Willy Brandt Berlin-Brandenburg genügt, um zu wissen, weshalb jede professionell aufgestellte Vergabestelle möglichst genau vorab wissen möchte, was im Falle unvorhergesehener Aufwände oder Verzögerungen an Mehrkosten auf sie zukommt. Kommt es beispielsweise zu der Situation, dass ein bezuschlagtes Unternehmen Personal vorhält, aber nicht fristgemäß einsetzen kann, weil die vorherige Baustufe sich verzögert, greift die Beschaffungsstelle auf die Urkalkulation zurück. Sie wird dem Unternehmen dann nicht einfach den Tagesausfall begleichen, sondern anhand der von Ihnen aufgelisteten Kostenstrukturen nur die Kosten zu ersetzen versuchen, die Ihnen entstanden sind, und zwar möglichst ohne „Gewinn“. Nun kennen Sie auch den Hintergrund, weswegen in Bauausschreibungen häufig von vorn herein detaillierte (Ur)kalkulationen gefordert werden. Sie sollten daher zumindest einen Teil Ihres kalkulierten Gewinns auf die genannten Positionen umlegen, um in diesen Fällen auch von den Nachträgen zu profitieren.

Aber es gibt noch einen weiteren Grund für das hohe Interesse an dem Kalkulationsdetail „Wagnis & Gewinn“. Schreibt die Vergabestelle ein Verhandlungsverfahren aus, wird sie sich Ihre Kostenkalkulation ganz besonders anschauen. Da ihr bekannt ist, dass Ihnen in puncto Lohnkosten wegen der Pflicht zur Einhaltung der Tarifverträge und des Mindestlohns die Hände gebunden sind, wird sie vor allem versuchen, Ihr Angebot über die vermeintlich zu großzügigen Posten bei Wagnis & Gewinn zu drücken. Weisen Sie eine zu hohe „Marge“ aus, werden Ihnen clevere Vergabestellen sicher alles abverlangen, um diesen Aufschlag auf ein für sie möglichst günstiges Maß zu reduzieren.

Mein Rat:

Seien Sie in der Angabe der Personalkosten sehr genau. Hier ist die Transparenz ohnehin in der Regel groß und es geht meist mehr oder weniger vorrangig um den Nachweis Ihrer Glaubwürdigkeit. Kalkulieren Sie dafür Ihre Kosten für Material, Logistik und Verwaltung ruhig etwas risikobewusster, diese Kostenblöcke sind sehr unternehmensindividuell. Bei Wagnis & Gewinn bleiben Sie eng an den branchenüblichen Aufschlägen, um hier nicht später eine böse Überraschung zu erleben – sei es, weil Ihr Angebot als nicht auskömmlich kalkuliert ausgeschlossen wird, sei es, weil Ihnen Ihre Marge im Verhandlungsverfahren eingedampft wird, bis Ihnen die Tränen kommen.

Bauausschreibung--urkalkulation-Beispiel

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