Wie setze ich die EEE richtig ein?

Dr. Alexander Seyferth
Beitrag von Dr. Alexander Seyferth am 26.10.17 14:03 Uhr   |   Themen: Auftragsmanagement, Öffentliche Vergabe

wie-setze-ich-die-eee-richtig-einSeit dem 06.01.2016 geht wieder einmal „ein Gespenst um in Europa“, und dieses Mal kommt es von ganz oben: Mit der an diesem Tag in Kraft getretenen Durchführungsverordnung 2016/7 zur Einführung des Standardformulars für die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) will die EU-Kommission den Bietern die Angebotsabgabe erleichtern, hat aber dabei ein Phantom in die Welt entlassen, das bisher kaum gesehen ward. Trotzdem lohnt es sich, sich hier durchzubeißen, da die EEE durchaus dazu taugt, den Angebotsalltag zu erleichtern – selbst dann, wenn manche Behörden hinterherhinken.

Im Zuge der Recherchen für diesen Artikel bemächtigte sich meiner eine zunehmende Verzweiflung: Selbst Anrufe bei großen, zentralen Beschaffungsstellen ergaben keinerlei Auskunft zur Handhabung der EEE, da kein einziger Mitarbeiter irgendwelche Erfahrungen mit derselben gemacht hatte. Das ist schade, aber bezeichnend, denn es geht um ein Instrument, welches als Arbeitserleichterung gedacht war, aber doch an manchen Stellen umständlich konzipiert wurde, so dass sich damit offenkundig kaum jemand im Vergabealltag beschäftigen mag.

Dabei ist der Ansatz an sich nicht schlecht: Im Netz finden Sie unter https://ec.europa.eu/tools/espd/filter?lang=de recht einfach den Zugang zum notwendigen Formular, auf dem Sie allerlei Angaben machen müssen, um dieses anschließend anstelle der geforderten üblichen Eignungserklärungen und -nachweise einzureichen. Der Vorteil liegt auf der Hand: Ein einfach zu aktualisierendes (elektronisches) Formular ersetzt vorläufig viele Nachweise und Erklärungen! Warum also läuft die Einführung dieser EEE dann so schleppend? Ein erfahrener Bieter, der sich an die Vergabebürokratie gewöhnt hat, muss sich jedenfalls von der EEE nicht aus der Ruhe bringen lassen.

Die EEE in der Praxis

Die EEE kann grundsätzlich auf zwei Wegen genutzt werden: Einerseits als elektronische XML- oder PDF-Datei, die Sie mit einem elektronischen Angebot auf die eVergabe-Plattform hochladen oder dort auf Dauer ablegen, andererseits als Ausdruck auf Papier bei postalisch einzureichenden Ausschreibungen. Die Vergabestelle kann für den Eignungsnachweis auf selbst ein ausschreibungsspezifisches Formular vorausfüllen und zum Download bereitstellen. Oder sie kann vom Bieter verlangen, dass er die EEE einreicht (§48 Abs. 1 VgV). Hier kann sie frei entscheiden. Sie als Bieter haben aber gem. § 48 Abs. 3 VgV immer das Recht, dass die Vergabestelle Ihre korrekt ausgefüllte und aktualisierte EEE als vorläufigen Beleg zum Nachweis der Eignung akzeptiert. Daher lohnt sich durchaus der Aufwand, sich mit der EEE zu beschäftigen.

Allerdings sei einschränkend gesagt, dass die Vergabestelle natürlich auch Eignungskriterien wie beispielsweise ein ISO-Zertifikat 9001:2014 aufstellen kann, welches dann von Ihrer EEE nicht abgedeckt ist. Gegebenenfalls muss dieses dann zusätzlich zur EEE eingereicht werden oder Sie müssen die EEE dahingehend aktualisieren, dass Sie erklären, auch über dieses Zertifikat zu verfügen. Dass die EEE stets wahrheitsgemäß ausgefüllt werden und aktuell gehalten werden muss, versteht sich von selbst. Der große Vorteil liegt aber eben darin, dass Sie die Datei abspeichern und stets ausschreibungsbezogen schnell aktualisieren können. Die Originaldokumente, deren Vorliegen Sie mit der EEE versichern, sollten Sie aber stets parat haben, da erfolgreiche Bieter verpflichtet sind, die entsprechenden Unterlagen vor Auftragserhalt und meist binnen einer Woche vorzuweisen.

Wie Sie die EEE richtig ausfüllen

  1. Es gibt zwei Wege, die EEE zu nutzen: Entweder werden Sie von der Vergabestelle aufgefordert, diese auszufüllen, oder Sie reichen diese aus Arbeitseffizienz-Gründen in eigener Initiative ein, um sich die aufwändige Zusammenstellung der geforderten Unterlagen zu ersparen.
  2. Fordert die Vergabestelle Sie zur Einreichung der EEE auf, wird Sie in der Regel im Downloadbereich der eingesetzten Vergabeplattform eine XML-Datei ablegen. Diese laden Sie herunter und speichern Sie zwischen.
  3. Dann öffnen Sie das Formular unter dem Link https://ec.europa.eu/tools/espd/filter?lang=de. Klicken Sie „Ich bin ein Wirtschafsteilnehmer“ an und dann „eine EEE importieren“.
  4. Über das Icon „Durchsuchen“ laden Sie die zuvor abgespeicherte XML-Datei hoch und füllen dann das Formular Feld für Feld aus.
  5. Nach Überprüfen der Unterlage können Sie diese dann downloaden und ablegen, wahlweise als XML-Datei (überschreibbar) und/oder PDF-Datei (nicht überschreibbar). Das Dokument reichen Sie dann entweder ausgedruckt und unterschrieben ein, bei der elektronischen Abgabe sind Unterschrift und im Oberschwellenbereich auch die elektronische Signatur entbehrlich.
  6. Wollen Sie die EEE eigeninitiativ ausfüllen und verwenden, klicken Sie anstatt „eine EEE importieren“ „eine Antwort erstellen“ und folgen dann den Ausfüllhinweisen der Software. Anschließend steht dem Einsatz der EEE nichts mehr im Wege!

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