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Submissionstermin

WAS VERSTEHT MAN UNTER SUBMISSIONSTERMIN? - EINE DEFINITION

Der Begriff Submissionstermin oder

  • Eröffnungstermin,
  • Öffnungstermin,
  • Submission

bezeichnet den Zeitpunkt, zu dem in Ausschreibungen der öffentlichen Hand die eingereichten Angebote der Bieter vom Auftraggeber geöffnet werden.

Hierfür hat der Auftraggeber schon aus Gründen der Verfahrenstransparenz einen eigenen Termin vorab festzulegen. Der Termin muss rechtzeitig verbindlich festgelegt werden, damit die Bieter unter Wahrung der Chancengleichheit über die Angebotsfrist informiert werden.

Nähere Regelungen zum Öffnungstermin enthalten zum Beispiel die Vergabeverordnung (VgV), die Unterschwellenvergabeordnung bzw. die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen, Teil A (VOB/A).

WELCHE WIRKUNGEN SIND MIT DEM SUBMISSIONSTERMIN VERBUNDEN?

Mit Beginn des Termins durch die Öffnung des ersten Angebots bzw. unmittelbar davor läuft die Angebotsfrist ab. Die Bieter können ihre Angebote ab diesem Zeitpunkt nicht mehr zurückziehen und bleiben nunmehr bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist daran gebunden. Die Öffnung der Angebote muss unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist erfolgen.

In dem Submissionstermin erlangt der Auftraggeber erstmals und gleichzeitig von den eingegangenen Angeboten Kenntnis. Bis zu diesem Termin sind die Angebote ungeöffnet bzw. verschlüsselt aufzubewahren. Dadurch soll u. a. verhindert werden, dass einer der Bieter in Kenntnis eines anderen Angebotes noch mit Änderungen oder auch der Rücknahme des eigenen Angebotes reagieren kann.

IST DER SUBMISSIONSTERMIN ÖFFENTLICH?

Der Ablauf zur Öffnung der Angebote ist bei der Vergabe von Bauleistungen mit der Art der Angebotsabgabe verbunden:

Sind bei der Vergabe von Bauleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte noch schriftliche Angebote zugelassen, dürfen die Bieter bzw. deren Bevollmächtigte an dem Eröffnungstermin teilnehmen. Alle relevanten Bestandteile der Angebote werden im Termin, zum Beispiel bei einer öffentlichen Ausschreibung, von mindestens zwei Vertretern des öffentlichen Auftraggebers verlesen.

Bei der Vergabe von Bauleistungen oberhalb der EU-Schwellenwerte, wo nur noch die elektronische Vergabe zulässig ist, und bei der elektronischen Angebotsöffnung unterhalb der Schwellenwerte muss der öffentliche Auftraggeber in offenen und nicht offenen Verfahren den Bietern die relevanten Informationen der Angebote, also

  • Namen und Anschriften aller Bieter,
  • die Endbeträge der Angebote oder einzelner Lose,
  • Preisnachlässe ohne Bedingungen und
  • die jeweiligen Nebenangebote

unverzüglich elektronisch zur Verfügung stellen. Bieter und deren Bevollmächtigte dürfen auch Einsicht in die Niederschrift (Protokoll) nehmen, welche über den Öffnungstermin zu erstellen ist. Die Niederschrift darf nicht veröffentlicht werden. Die Angebote und ihre Anlagen sind sorgfältig zu verwahren und geheim zu halten.

Bei der Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge ober- wie unterhalb der Schwellenwerte ist der Öffnungstermin nicht öffentlich. Bieter sind nicht zugelassen; die Angebote bzw. deren Inhalt werden nicht bekanntgegeben.

WIE MUSS DER SUBMISSIONSTERMIN DURCHGEFÜHRT WERDEN?

Die Öffnung der Angebote muss von mindestens zwei Vertretern des öffentlichen Auftraggebers gemeinsam in einem Termin unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist durchgeführt werden. Das Vier-Augen-Prinzip dient auch dem Schutz der Bieter vor Manipulationen bei der Vergabe. Der Eröffnungs- bzw. Öffnungs- oder Submissionstermin ist pünktlich durchzuführen. Er kann nur unter ganz außergewöhnlichen Umständen, die mehrere Bieter betreffen und an der rechtzeitigen Einreichung ihrer Angebote hindern, hinausgeschoben werden.

Eine Vorverlegung des geplanten Eröffnungstermins ist generell unzulässig. Eine komplette Neubestimmung von Ort oder Zeit des Öffnungstermins darf nur aus wichtigen Gründen geschehen.

Der Verhandlungsleiter hat vor der Öffnung zu prüfen, ob die Angebote ordnungsgemäß verschlossen und äußerlich gekennzeichnet bzw. ordnungsgemäß verschlüsselt sind und ob sie innerhalb der Angebotsfrist bei der zuständigen Stelle eingegangen sind. Anschließend sind die Angebote zu öffnen.

Schriftliche Angebote sind in allen wesentlichen Teilen zu kennzeichnen. Elektronische Angebote sind der Öffnung auf geeignete Weise zu speichern und gegen eine versehentliche oder manipulative Öffnung und damit gegen die Kenntnisnahme der Angebotsinhalte zu sichern.

Von der Submission muss eine Niederschrift gefertigt bzw. muss sie zeitnah dokumentiert werden; die Dokumentation muss alle wesentlichen Bestandteile der Angebote enthalten und etwa auch, dass einzelne Angebote nicht ordnungsgemäß verschlossen oder - im Fall von elektronischen Angeboten - nicht ordnungsgemäß verschlüsselt waren oder etwa nicht fristgerecht eingegangen sind.

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