Tutorial: Wie erstelle ich ein KI-gestütztes Suchprofil?

1. Zur Suche navigieren

Um ein neues Suchprofil anzulegen, klicken Sie links neben "Suchen" auf das Lupen-Symbol. Wählen Sie danach die gewünschte Auftragsart aus. In unserem Beispiel suchen wir nach öffentlichen Ausschreibungen.

2. Eine KI-Suche anlegen

Im folgenden Modal können Sie festlegen, auf welche Weise Sie suchen möchten – entweder mit der KI-Schnellsuche oder über eine klassische Keywordsuche.

Während klassische Keywordsuchen lediglich nach exakten Begriffen oder Wortbestandteilen suchen, analysiert die KI-Suche die Bedeutung hinter der Anfrage. Das heißt, sie erkennt Zusammenhänge, Synonyme und thematische Verwandtschaften. Der entscheidende Vorteil daran: Das KI-Sprachmodell bewertet die Treffer nicht nur danach, ob ein Suchwort vorkommt, sondern ist in der Lage die Relevanz einer Ausschreibung besser einzuschätzen und wird die relevantesten Treffer am höchsten in Ihren Ergebnissen priorisieren.

3. Prompt (Suchanfrage) formulieren

Im Suchfeld beschreiben Sie nun möglichst genau, wonach Sie suchen. Je detaillierter Ihre Beschreibung ist, desto besser kann DTAD Ihre Anfrage verstehen und passende Treffer liefern. Ein Beispiel für eine solche Suchanfrage wäre: „Ich suche bundesweit nach Ausschreibungen im Bereich E-Akte, Dokumentenmanagementsysteme, Datenverwaltungsplattformen und digitale Archive.“

Falls Sie bestimmte Themen ausschließen möchten, können Sie dies ebenfalls direkt im Suchfeld angeben, zum Beispiel: „Bitte keine CRM-Systeme suchen.“
Bereits bei der Eingabe zeigt Ihnen DTAD an, welche Begriffe bei der Suche ausgeschlossen werden.

4. Suche ausführen

Nachdem Sie Ihre Suchanfrage eingegeben haben, starten Sie die Suche, indem Sie auf den kleinen blauen Pfeil rechts im Suchfeld klicken. DTAD durchsucht nun im Hintergrund die gesamte Datenbank nach den relevantesten Treffern, die zu Ihrer Anfrage passen.

5. Suchergebnisse prüfen

Sobald die Suche abgeschlossen ist, schließen Sie das Filterfenster, indem Sie oben rechts auf das „X“  oder neben das Modal klicken. Anschließend sehen Sie die Ergebnisliste Ihrer KI-Suche, sortiert nach Relevanz. Sie haben die Möglichkeit, die Treffer zu sichten, weitere Filter anzuwenden oder Ihre Suchanfrage direkt über die Filteroptionen oder den sogenannten „Chip“ anzupassen.

6. Suche benennen und speichern

Wenn Sie mit den Suchergebnissen zufrieden sind, können Sie Ihre Suche speichern. Klicken Sie dazu oben rechts auf „Suche speichern“. Geben Sie Ihrer Suche einen aussagekräftigen Namen, wie beispielsweise „Neue Ausschreibungen KI“ oder "🤖 Neueste Ausschreibungen" oder auch "KI: DMS, E-Akte". Es empfiehlt sich, zusätzlich ein Emoji oder ein Kürzel – zum Beispiel einen kleinen Roboter – hinzuzufügen. So können Sie KI-gestützte Suchen später leichter von klassischen Keyword-Suchen unterscheiden.

7. Automatische Ausführung aktivieren (optional)

Sie haben die Möglichkeit, die automatische Ausführung für Ihr Suchprofil zu aktivieren. Der Vorteil daran ist, dass DTAD daraufhin täglich automatisch 1x in den frühen Morgenstunden automatisch für Sie nach den eingestellten Sucheinstellung die neuesten Auftragsinformationen durchsuchen wird. Sie können die Suche auch ohne Aktivierung speichern, um sie jederzeit bei Bedarf manuell auszuführen.

8. Suchprofil und Benachrichtigungen

Nach dem Speichern finden Sie Ihr neues Suchprofil in der Seitenleiste. Ein kleines grünes Funksymbol wird gezeigt, wenn diese Suche automatisch ausgeführt wird. Die neuesten Treffer aktiver Profile werden ab dem nächsten Tag oben links unter „Suchprofil-Ergebnisse“ angezeigt. Zusätzlich erhalten Sie eine tägliche Benachrichtigungsmail, sobald neue relevante Treffer für Sie vorhanden sind. Wie Sie diese verwalten, können Sie hier nachlesen.