Geheimhaltung

WAS BEDEUTET GEHEIMHALTUNG IM "VERGABEVERFAHREN"? – EINE DEFINITION

Bei öffentlichen Vergabeverfahren ist die Geheimhaltung eine Pflicht. Der Schutz sensibler Informationen über den Bieter  oder dessen Angebot bildet die Grundlage dieser Pflicht. Die Namen der Bieter, die Angebotssummen und andere Details des Angebots dürfen vor Abschluss des Vergabeverfahrens nicht preisgegeben werden. Dadurch wird eine objektive und faire Entscheidung durch die öffentlichen Vergabestellen gewährleistet und verhindert, dass Informationen an fremde Parteien weitergegeben werden.

Im Besonderen die eVergabe sorgt für einen durchstrukturierten Vergabeprozess mit vorgeschriebenen Fristen, einer Vermeidung von Vergabefehlern, zugehörigen Dokumenten der Vergabeunterlagen etc. Eine Abgabe der Angebote entsprechend der ausgeschriebenen Leistungsverzeichnisse erfolgt verschlüsselt. Bei postalischer Abgabe ist der Briefumschlag verschlossen abzugeben.

WOZU DIENT DIE GEHEIMHALTUNG?

Die Geheimhaltung dient dazu, unlauterem Wettbewerb, der Korruption und einem unfairen Vergabeprozess vorzubeugen. Werden Informationen über die Bieter und deren Angebote preisgegeben, könnten u. a. Geschenke oder andere Aufmerksamkeiten eingesetzt werden, um das Ergebnis zu beeinflussen. Es könnte außerdem zu geheimen Absprachen kommen, die andere Bieter benachteiligen. Zum Beispiel dadurch, dass die Bieter sich untereinander über ihre Angebote austauschen, um bessere Chancen für den Auftrag zu bekommen. Stellt sich heraus, dass Bieter der Geheimhaltung zuwiderhandeln, werden sie vom Verfahren ausgeschlossen. Eine Einsicht der Angebote durch die Vergabestelle erfolgt daher erst nach Ablauf der Vergabefristen.

WELCHE ROLLE SPIELT DER DATENSCHUTZ BEI DER GEHEIMHALTUNG?

Seit die von der EU erlassene DSGVO gilt, ist der Schutz von Daten auf eine neue Stufe gehoben worden. Sichergestellt wird, dass die unerlaubte Erhebung, Verarbeitung und Weitergabe personenbezogener Daten unterbunden wird. Neben der DSGVO zählen in Deutschland das Bundesdatenschutzgesetz sowie die ePrivacy Verordnung zu den Datenschutzgrundsätzen. Diese Grundsätze müssen zwingend von jedem Unternehmen eingehalten werden und sind auch in Vergabeverfahren von Bedeutung. Insbesondere für die Geheimhaltung gilt, dass explizit als vertraulich gekennzeichnete Informationen nicht weitergegeben werden dürfen.

WAS GESCHIEHT, WENN DIE GEHEIMHALTUNGSPFLICHT VERLETZT WIRD?

Verletzen mögliche Bieter die Geheimhaltungspflicht, müssen diese mit Geld- oder Freiheitsstrafen rechnen. Bei nachgewiesener Nichtbeachtung der Geheimhaltung durch die Vergabestelle kann das gesamte Verfahren als ungültig erklärt werden und muss entsprechend wiederholt werden. Erfolgte bspw. die Bevorzugung eines bestimmten Bieters durch den Auftraggeber, kann eine Rüge eingereicht und das Verfahren angefochten werden. In beiden Fällen verzögerten sich das Vergabeverfahren erheblich.

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