Die Vergabestelle ist federführend für die Vergabeverfahren zuständig und
- erstellt die Vergabeunterlagen,
- klärt bestimmte Rechtsfragen im Vorfeld einer Vergabe,
- übernimmt das Fristenmanagement und die Durchführung des gesamten Ausschreibungsverfahrens,
- beantwortet Bieterfragen und
- erteilt in der Regel den Zuschlag.
Aufgabe der Vergabestelle ist es regelmäßig, in Zusammenarbeit mit dem Bedarfsträger / der Fachabteilung die Vergabeunterlagen zu erarbeiten. Die Vergabeunterlagen enthalten u. a.
- die Bewerbungsbedingungen, in denen etwa Anforderungen an die Angebote, Vorgaben für die Angebotsabgabe, die von den Bewerbern und Bietern zur Prüfung ihrer Eignung vorzulegenden Unterlagen, sonstige Formalia und die maßgeblichen Fristen enthalten sind, sowie
- die Leistungsbeschreibung und
- oft einen Entwurf des abzuschließenden Vertrags.
Auch im Vorfeld eines Vergabeverfahrens hat die Vergabestelle bestimmte Entscheidungen, zum Beispiel über die anzuwendende Verfahrensart, zu treffen.
Die Vergabestelle muss vor allem sicherstellen, dass das eigentliche Verfahren nach Recht und Gesetz, also nach den vergaberechtlichen Vorschriften durchgeführt wird. Die vergaberechtlichen Vorschriften sind in dem "Vergabegesetz", dem Vierten Teil des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), den unterschiedlichen Vergabeverordnungen und Vergabeordnungen, zum Beispiel in der Vergabeordnung für Bauleistungen (VOB) geregelt.
Die Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte müssen elektronisch durchgeführt werden (sogenannte EVergabe oder Elektronische Vergabe), so dass viele Vergabestellen eVergabe-Systeme bzw. Vergabeportale oder Vergabeplattformen nutzen.