Vergabestelle

Wer oder was ist eine Vergabestelle? - eine Definition

Allgemein handelt es sich bei der Vergabestelle um die bei einem öffentlichen Auftraggeber für die Auftragsvergabe zuständige Organisationseinheit, die mittels eines Vergabeverfahrens – zum Beispiel einer Öffentlichen Ausschreibung – Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge vergibt.

Eine Vergabestelle kann auch für die Vergabe von Aufträgen mehrerer Fachabteilungen oder mehrerer Auftraggeber zuständig sein.

Welche Rolle spielt die Vergabestelle bei einer Auftragsvergabe?

Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge durch die öffentliche Hand, etwa einer Verwaltung, sind verschiedene Beteiligte involviert. Typischerweise stellt der Bedarfsträger / die Fachabteilung einen bestehenden Bedarf fest, klärt also das "Ob" einer Beschaffung.

Die Vergabestelle ist dagegen für das "Wie" der Beschaffung zuständig. Sie bringt für die Auftragsvergabe das notwendige Prozess-Know-how und Wirtschaftlichkeitsverständnis ein und sorgt dafür, dass das Vergaberecht beachtet wird.

Darüber hinaus prüft die Vergabestelle auch, ob vielfach nachgefragte Leistungen möglicherweise für die Vergabe gebündelt werden können – etwa durch Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung.

Was zählt zu den Aufgaben der Vergabestelle?

Die Vergabestelle ist federführend für die Vergabeverfahren zuständig.

Die Vergabestelle

• erstellt die Vergabeunterlagen,
• klärt bestimmte Rechtsfragen im Vorfeld einer Vergabe,
• übernimmt das Fristenmanagement und die Durchführung des gesamten Ausschreibungsverfahrens,
• beantwortet Bieterfragen und
• erteilt in der Regel den Zuschlag.

Aufgabe der Vergabestelle ist es regelmäßig, in Zusammenarbeit mit dem Bedarfsträger / der Fachabteilung die Vergabeunterlagen zu erarbeiten.

Die Vergabeunterlagen enthalten u. a.

• die Bewerbungsbedingungen, in denen etwa Anforderungen an die Angebote, Vorgaben für die Angebotsabgabe, die von den Bewerbern und Bietern zur Prüfung ihrer Eignung vorzulegenden Unterlagen, sonstige Formalia und die maßgeblichen Fristen enthalten sind, sowie
• die Leistungsbeschreibung und
• oft einen Entwurf des abzuschließenden Vertrags.

Auch im Vorfeld eines Vergabeverfahrens hat die Vergabestelle bestimmte Entscheidungen, zum Beispiel über die anzuwendende Verfahrensart, zu treffen.

Die Vergabestelle muss vor allem sicherstellen, dass das eigentliche Verfahren nach Recht und Gesetz, also nach den vergaberechtlichen Vorschriften durchgeführt wird. Die vergaberechtlichen Vorschriften sind in dem "Vergabegesetz", dem Vierten Teil des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), den unterschiedlichen Vergabeverordnungen und Vergabeordnungen, zum Beispiel in der Vergabeordnung für Bauleistungen (VOB) geregelt.

Die Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte müssen elektronisch durchgeführt werden (sogenannte EVergabe oder Elektronische Vergabe), so dass viele Vergabestellen eVergabe-Systeme bzw. Vergabeportale oder Vergabeplattformen nutzen.

Was ist eine Zentrale Vergabestelle?

Von einer Zentralen Vergabestelle spricht man, wenn die Auftragsvergabe innerhalb einer Organisation in dem Sinne zentralisiert wurde, dass eine bestimmte Organisationseinheit innerhalb der Institution für sämtliche oder bestimmte Auftragsvergaben entweder der verschiedenen Bereiche der eigenen Institution oder auch für fremde öffentliche Auftraggeber zuständig ist und für diese dauerhaft die Beschaffung von Bau- bzw. Liefer- und Dienstleistungen übernimmt.

Vorteil einer Zentralen Vergabestelle ist, dass in ihr vergaberechtliches und vergabetechnisches Fachwissen gebündelt wird.

Welche Aufgaben hat eine Zentrale Vergabestelle?

Zu den wesentlichen Aufgaben einer zentralen Vergabestelle zählt

• die federführende Durchführung des Vergabeverfahrens unter Einhaltung der vergaberechtlichen Vorgaben,
• die vergaberechtliche Beratung der Fachämter und Fachabteilungen,
• die Kommunikation mit den Bewerbern und Bietern sowie
• die Beantwortung von Rügen,
• die laufende Rechtsberatung sowie
• ggf. auch die Vertretung des Auftraggebers in vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahren.

Daneben ist es Aufgabe einer Zentralen Vergabestelle, Beschaffungssynergien zu erkennen und zu nutzen.

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