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Leistungsbeschreibung

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Was ist die Leistungsbeschreibung? - eine Definition

In der Leistungsbeschreibung legt der Auftraggeber die von ihm zu beschaffende Leistung für öffentliche Ausschreibungen zur Vergabe eines öffentlichen Auftrags fest.

In der Leistungsbeschreibung wird vom Auftraggeber im Einzelnen definiert, was beschafft werden soll. Die Leistungsbeschreibung ist das Schlüsseldokument der Vergabeunterlagen, die den Bewerbern und Bietern vom Auftraggeber in einem Vergabeverfahren zur Verfügung gestellt werden und die die in der Auftragsbekanntmachung veröffentlichten Wettbewerbs- und sonstigen Rahmenbedingungen für die Auftragsvergabe näher konkretisieren.

Die Leistungsbeschreibung enthält die Funktions- oder Leistungsanforderungen oder eine Beschreibung der zu lösenden Aufgabe, deren Kenntnis für die Erstellung des Angebots durch die Bieter erforderlich ist sowie die Umstände und Bedingungen der Leistungserbringung.

Allgemeine Anforderungen an die Leistungsbeschreibung sind in § 121 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) festgelegt, diese werden durch die Vergabeverordnungen bzw. die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) näher konkretisiert.

Das Erfordernis einer eindeutigen und erschöpfenden Leistungsbeschreibung gilt in allen Vergabeverfahren - auch im Verhandlungsverfahren bzw., wenn auch eingeschränkt, bei der Vergabe von Rahmenvereinbarungen.

 

Wie muss die Leistungsbeschreibung formuliert sein?

Die Leistungsbeschreibung muss den Auftragsgegenstand so eindeutig und erschöpfend wie möglich beschreiben. So wird sichergestellt, dass die Angebote auf einer einheitlichen Grundlage abgegeben werden und miteinander vergleichbar sind, was entscheidend für die Wertung der Angebote und die spätere Zuschlagsentscheidung ist. Die nachgefragte Leistung muss daher so genau gefasst werden, dass sie den Unternehmen ein klares Bild vom Auftragsgegenstand vermittelt und hinreichend vergleichbare Angebote erwarten lässt.

Die vom Auftraggeber als Auftragsgegenstand definierte und von dem Auftragnehmer zu erbringende Leistung muss dabei für die Ausschreibung so beschrieben werden, dass allen Unternehmen die Beschreibung im gleichen Sinne verständlich ist und sie ihre Preise sicher und ohne umfangreiche Vorarbeiten berechnen können.

Die Leistungsbeschreibung muss dabei grundsätzlich produktneutral formuliert sein und darf den Bietern keine ungewöhnlichen Wagnisse für Umstände auferlegen, auf deren Eintritt sie keinen Einfluss haben und die sie nicht kalkulieren können.

 

Was heißt eindeutige und erschöpfende Leistungsbeschreibung?

Eindeutig ist eine Leistungsbeschreibung, wenn sie Art und Umfang der geforderten Leistungen mit allen dafür maßgebenden Anforderungen und Bedingungen, zum Beispiel hinsichtlich

  • Qualität,
  • Verwendungszweck,
  • Beanspruchungsgrad,
  • technischer Bedingungen,
  • besonderer Bedingungen der Ausführung und etwa
  • notwendiger Regelungen zur Ermittlung des Leistungsumfangs,

zweifelsfrei erkennen lässt. Erschöpfend beschrieben ist die Leistung, wenn der Bieter über alle preisrelevanten Faktoren vor der Kalkulation der Preise aufgeklärt wird.

 

Welche Bedeutung hat die Leistungsbeschreibung?

Die Qualität der Leistungsbeschreibung bestimmt weitgehend über den Erfolg der Beschaffung.

Mangelhafte Leistungsbeschreibungen haben Auswirkungen auf die Qualität und insbesondere die Vergleichbarkeit der Angebote sowie die Wertungs- und Vergabeentscheidung. Die Konsequenzen reichen bis in die Phase der Vertragserfüllung, wenn es um die vertragsgemäße Erbringung und Abrechnung der Leistung geht: Ist unklar, was zum „Leistungssoll“ des Auftragnehmers zählt, wird dies zu Auseinandersetzungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer führen, die die Auftragserbringung zumindest verzögern und schlimmstenfalls ganz verhindern.

 

Was sind die gängigen Formen der Leistungsbeschreibung?

Der Auftraggeber hat bei der inhaltlichen Ausgestaltung die Wahl, die Leistung mit Funktions- oder Leistungsanforderungen zu beschreiben. Er kann sich in geeigneten Fällen aber auch auf die Beschreibung der zu lösenden Aufgabe zu beschränken. Alle Möglichkeiten stehen gleichberechtigt nebeneinander.

Eine einfache Beschreibung des Beschaffungsziels bietet sich zum Beispiel bei der Vergabe geistig-schöpferischer Dienstleistungen an, um den Bietern den notwendigen kreativen Freiraum zu eröffnen.

 

Was ist die konventionelle Leistungsbeschreibung?

Der Auftraggeber kann die Leistungsanforderungen zunächst durch eine detailgetreue, sog. konventionelle oder konstruktive Leistungsbeschreibung definieren. Hierbei handelt es sich im Regelfall um eine konkrete Darstellung der im Einzelnen zu erbringenden Leistungen und einem in die einzelnen Gewerke bzw. in die einzelnen Teilleistungen gegliederten Leistungsverzeichnis. Soweit notwendig, können auch funktionsbedingte Anforderungen zur Leistungsbeschreibung genutzt werden.

Die konventionelle Leistungsbeschreibung kommt in der Regel bei standardisierten Beschaffungen und marktüblichen Leistungen zur Anwendung, bei welcher die Auftragsausführung keine geistig-schöpferischen Gestaltung erfordert.

 

Was ist der Unterschied zwischen einer Leistungsbeschreibung und einem Leistungsverzeichnis?

Häufig wird für die konventionelle Leistungsbeschreibung ein Leistungsverzeichnis (LV) verwendet, wie es die VOB/A kennt. Das Leistungsverzeichnis ist also ein Bestandteil bzw. eine besondere Form der Leistungsbeschreibung.

Bei der Leistungsbeschreibung mit Leistungsverzeichnis wird für die Vergabe einer Bauleistung die Leistung in der Regel durch die allgemeine Darstellung der Bauaufgabe (Baubeschreibung) oder ein in Teilleistungen gegliedertes Leistungsverzeichnis beschrieben.

Anstelle eines Leistungsverzeichnisses kann aber auch eine vollständige Darstellung aller leistungsdefinierenden und bei der Erfüllung zu beachtenden Anforderungen und Umstände gewählt werden.

 

Wie ist ein Leistungsverzeichnis aufgebaut?

In dem Leistungsverzeichnis wird die zu erbringende Gesamtleistung in Form von einzelnen Teilleistungen beschrieben.

Das Leistungsverzeichnis ist in der Regel hierarchisch gegliedert, wie etwa Los, Gewerk, Titel, Abschnitt und in diesen sind dann die verschiedenen Teilleistungen unter Ordnungszahlen aufgegliedert.

Das Leistungsverzeichnis folgt einem tabellarischen Aufbau; Bestandteile sind:

  • Positions-Nummer
  • Mengenangabe
  • Mengeneinheit Text (meistens Lang- oder Kurztext)
  • Einheitspreis (EP)
  • Gesamtpreis (GP), der sich aus der Multiplikation von Menge und Einheitspreis ergibt.

Als Teilleistungen, oftmals auch Positionen genannt, können in einem Leistungsverzeichnis enthalten sein:

Was ist die funktionale Leistungsbeschreibung?

Bei der funktionalen Leistungsbeschreibung gibt der Auftraggeber Zwecke, Funktionen und / oder einzelne Anforderungen der zu beschaffenden Leistung an; die konkrete Umsetzung des Auftrags wird aber den Bietern überlassen.

Eine detaillierte Aufzählung von Einzelpositionen und -preisen - wie bei der Leistungsbeschreibung mit Leistungsverzeichnis fehlt hier also; vielmehr gibt der Auftraggeber bei einer funktionalen Ausschreibung bzw. einer funktionalen Leistungsbeschreibung typischerweise das Beschaffungsziel und wesentliche Eigenschaften der Leistung vor, nicht aber den Weg dorthin oder die konkrete technische Umsetzung. Es ist vielmehr Sache des Auftragnehmers, die konkrete, detaillierte Aufgabenlösung zu erarbeiten.

Die funktionale Leistungsbeschreibung bzw. funktionsbedingte Anwendungen kommen zum Beispiel in Situationen zur Anwendung, in denen der Auftraggeber eine noch nicht bestehende Lösung für die gestellte Aufgabe sucht und hierzu auf das Wissen und gestalterische Potenzial der Unternehmen zur Ausarbeitung der optimalen Lösung angewiesen ist.

 

Welche Vorteile hat die funktionale Leistungsbeschreibung?

Den Bietern werden im Wege der funktionalen Ausschreibung auch Aufgaben der Planung der Leistung bzw. weitergehende planerische, konzeptionelle und gestalterische Aufgaben übertragen. Letztlich wird es dem Auftragnehmer überlassen, wie das Beschaffungsziel erreicht werden soll.

Der Vorteil an dieser Vorgehensweise besteht darin, dass der Auftraggeber vom Knowhow der Bieter profitiert, die bestenfalls den ihnen überlassenen Gestaltungsspielraum bei der Angebotserstellung für die bestmögliche (technische) Lösung nutzen werden.

Ein derartiger Wettbewerb um die beste Lösung kann sich gewinnbringend auf die Qualität und Wirtschaftlichkeit der vom Auftragnehmer entwickelten technischen Lösung auswirken und zugleich den Wettbewerb unter den Wirtschaftsteilnehmenden stärken.

Die funktionale Leistungsbeschreibung bietet sich für spezielle Leistungen des Auftraggebers an, die nicht als handelsübliches Produkt oder marktgängige Dienstleistung zu beschaffen sind. Die funktionale Leistungsbeschreibung kann so auch ein wichtiges Instrument zur Förderung von Innovationen sein.

 

Welche Arten von Leistungsbeschreibungen gibt es im Baubereich?

Für die Vergabe von Bauleistungen unterscheidet die VOB/A ausdrücklich zwischen

  • der Leistungsbeschreibung mit Leistungsverzeichnis und
  • der Leistungsbeschreibung mit Leistungsprogramm (funktionale Leistungsbeschreibung).

In der Regel ist die Leistung durch eine Leistungsbeschreibung mit Leistungsverzeichnis, also einer allgemeinen Darstellung der Bauaufgabe (Baubeschreibung) und ein in Teilleistungen gegliedertes Leistungsverzeichnis zu beschreiben.

Bei der Leistungsbeschreibung mit Leistungsprogramm obliegt dem Auftragnehmer neben der Bauausführung auch der Entwurf der Bauaufgabe selbst. Diese Form der Leistungsbeschreibung soll nur ausnahmsweise bei Zweckmäßigkeit in Betracht gezogen werden: Zum Beispiel dann, wenn mehrere technische Lösungen möglich sind, die nicht im Einzelnen neutral beschrieben werden können und der Auftraggeber seine Entscheidung unter dem Gesichtspunkt der Wirtschaftlichkeit und Funktionsgerechtigkeit erst aufgrund der Angebote treffen will.

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