DOKUMENTENMANAGEMENTSYSTEM – DOKUMENTE VERWALTEN & PROZESSE OPTIMIEREN

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation, den immer mehr Unternehmen gehen.

In diesem Beitrag aus unserem DTAD Magazin erfahren Sie, was man unter einem DMS versteht. Wir stellen Ihnen die wichtigsten Aufgaben und Tools eines solchen Systems vor. Außerdem sehen Sie, welche Vorteile eine DMS-Software bietet und welche Tools zur Verfügung stehen, um Prozesse wie die Kundenakquise zu optimieren.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem? – eine Definition

Mit einem Dokumentenmanagementsystem – kurz DMS – können Sie Ihre Dokumente datenbankgestützt archivieren und verwalten. Ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht Ihnen nicht nur die Umstellung auf das papierlose Büro, sondern erleichtert auch die Zusammenarbeit im Team und steigert die Produktivität durch die Erstellung und Optimierung von Workflows.

Was gehört in ein DMS?

In einem Dokumentenmanagementsystem können alle möglichen digitalen und papierbasierten Dokumente erfasst und zentral aufbewahrt werden, z. B.:

• E-Mails
• Belege
• Angebote und Verträge
• Berichte
• Präsentationen
• Geschäftsbriefe
• Formulare
• Personalakten
• Normen und Zertifikate

Welche Aufgaben hat ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem erfüllt in der Regel diese Aufgaben:

• Erfassung und Erstellung von digitalen Dokumenten
• Kategorisierung und Strukturierung elektronischer Dokumente
• Verteilung von Dokumenten und Workflow-Management
• Bearbeitung von digitalen Dokumenten
• Versionierung von elektronischen Dokumenten
• Archivierung von Dokumenten
  
  

Erfassung und Erstellung von digitalen Dokumenten

Die primäre Aufgabe eines Dokumentenmanagementsystems besteht darin, elektronische Dokumente zu erfassen und zu speichern. Liegen die Informationen und Dokumente bereits in digitaler Form vor, erfolgt die Erfassung im DMS in der Regel automatisch.

Papierbasierte Dokumente, wie Rechnungen oder Verträge, lassen sich per Scanner digitalisieren. Dabei kommt in der Regel die OCR-Technologie (Texterkennung) zum Einsatz. Die Texterkennung ermöglicht eine zuverlässige Auslesung digitalisierter Dokumente. So sind sie über die Volltextsuche schnell auffindbar.

Mit den meisten Dokumentenmanagementsystemen lassen sich außerdem elektronische Dokumente wie Rechnungen automatisiert erstellen.

Kategorisierung und Strukturierung elektronischer Dokumente durch DMS

Eine weitere Aufgabe von Dokumentenmanagementsystemen ist die Kategorisierung und Strukturierung von Informationen. Dazu werden Dokumente verschlagwortet – also mit passenden Metadaten und Tags versehen. So sind Dokumente schnell wiederauffindbar bzw. können passgenau an die relevanten Abteilungen und Bearbeitenden verteilt werden.

Die Verschlagwortung von Dokumenten in einer DMS-Software wird entweder manuell von den Anwendern selbst ausgeführt oder erfolgt automatisch auf Grundlage festgelegter Regeln.

Verteilung von Dokumenten und Workflow-Management

Ein Dokumentenmanagementsystem verteilt die abgelegten Dokumente im Rahmen individueller Workflows automatisch an die zuständigen Bearbeitenden oder Abteilungen in Ihrem Unternehmen.

Die Bereitstellung der elektronischen Dokumente erfolgt in erster Linie auf Grundlage der Kategorisierung und Verschlagwortung.

Mithilfe von DMS-Workflows lassen sich Arbeitsabläufe, wie die Verarbeitung von Eingangsrechnungen oder die Erfassung von Lieferscheinen, automatisieren.

Bearbeitung von digitalen Dokumenten

Die im Dokumentenmanagementsystem erfassten Dokumente lassen sich auch bearbeiten. Dazu wird den zuständigen Bearbeitern in der Regel nicht das Dokument, sondern ein entsprechender Link bereitgestellt. Dies hat den Vorteil, dass mehrere Nutzer zeitgleich an einem Dokument arbeiten können. Die effektive Zusammenarbeit im Team wird gefördert.

Versionierung von elektronischen Dokumenten

Die Versionierung von elektronischen Dokumenten ist eine weitere wichtige Aufgabe einer DMS-Software. Im Rahmen der Versionsverwaltung werden Änderungen an Dokumenten und Dateien erfasst, so dass stets nachvollziehbar ist, was geändert wurde und welche Version die jeweils aktuelle ist.

Zu diesem Zweck versieht ein Dokumentenmanagementsystem jede Version mit einem Zeitstempel und einer Benutzerkennung. Durch Versionierung können Anwender auch auf ältere Versionen zugreifen und die Revisionshistorie eines Dokumentes nachvollziehen.

Archivierung von Dokumenten

Ein Dokumentenmanagementsystem dient ebenfalls als digitales Archiv. Das bedeutet: Sie können aufbewahrungspflichtige Dokumente für die Dauer der vorgeschriebenen Fristen revisionssicher und gesetzeskonform verwahren und vor Verlust schützen.

Welche Dokumentenmanagementsysteme gibt es?

Warum lohnt sich eine DMS-Software? Welche Vorteile hat das Dokumentenmanagement?

Ein Dokumentenmanagementsystem bietet zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen:

• Platzersparnis: Ein Dokumentenmanagementsystem macht die physische Aufbewahrung von Papierdokumenten und Aktenordnern überflüssig. Das spart Platz und Kosten für Archivräume.
• Kostensenkung: Im papierlosen Büro fallen geringere Kosten für Materialien wie Papier, Druckerzubehör und Bürobedarf an.
• Schneller Zugriff: Dank Verschlagwortung und Volltextsuche sind elektronische Dokumente schnell und zuverlässig auffindbar.
• Ortsunabhängiges Arbeiten: Über ein Webinterface können Mitarbeitende von überall auf relevante Dokumente zugreifen, z. B. im Home-Office, Co-Working oder auf Dienstreisen.
• Zusammenarbeit im Team: Ein Dokumentenmanagementsystem erleichtert die Teamarbeit, da elektronische Dokumente an die zuständigen Bearbeiter und Abteilungen verteilt und von mehreren Mitarbeitenden zeitgleich bearbeitet werden können.
• Compliance: In einem DMS können Sie Ihre elektronischen Dokumente revisionssicher aufbewahren und die gesetzlichen Anforderungen und Aufbewahrungsfristen z. B. gemäß dem Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD), Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO) erfüllen.
• Höhere Produktivität: Durch die Erstellung fester Workflows lassen sich wiederkehrende Aufgaben steuern und automatisieren. So unterstützen Sie Ihr Prozessmanagement, steigern die Produktivität und setzen personelle Kapazitäten für andere Aufgaben frei.
• Mehr Nachhaltigkeit: Mit einem Dokumentenmanagementsystem gestalten Sie Ihr Unternehmen nachhaltiger. Durch den geringeren Papierverbrauch tragen Sie zum einen zur Ressourcenschonung bei. Zum anderen vermeidet das Arbeiten im Home-Office Emissionen durchs Pendeln.

Dokumentenmanagement mit der DTAD Plattform

Auch die DTAD Plattform stellt Ihnen wichtige Funktionen für das elektronische Dokumentenmanagement bereit. Im digitalen Tool des DTAD können Sie Ihre Dokumente (z. B. Zertifikate und Normen) zentral hinterlegen und den Zugriff im Unternehmen über die Rechteverwaltung steuern. Dadurch sorgen Sie für einen transparenten und effizienten Zugang im Team.

Besondere Vorteile bietet die DTAD Plattform für die Kundenakquise. Über Workflows können Sie Ihre Akquise-Prozesse und -Projekte effizient steuern. Anwender sehen auf einen Blick den Projektstatus, das Projektvolumen, die beteiligten Mitarbeitenden und die anstehenden Schritte und können alle benötigen Dokumente direkt an den entsprechenden Stellen hinterlegen.

Erfahren Sie in unseren Success Stories, wie andere Unternehmen die DTAD Plattform für ihren Akquise-Erfolg nutzen.

Fazit: Dokumentenmanagementsysteme – mehr als ein digitales Archiv

Dokumentenmanagement ist mehr als nur die zentrale Aufbewahrung digitaler und elektronischer Dokumente. Durch Verschlagwortung und Kategorisierung werden Informationen schnell und einfach auffindbar und können automatisch an die zuständigen Bearbeiter verteilt werden. Arbeitsabläufe, wie die Kunden-Akquise lassen sich im DMS als Workflow organisieren. Das sorgt für optimierte Prozesse, erleichtert die Zusammenarbeit im Team und steigert die Produktivität im gesamten Unternehmen.