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Die Bewertungsmatrix: Ein Punktesystem für Transparenz bei Vergaben

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Qua Gesetz muss eine Vergabestelle das Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis bezuschlagen. Definiert die öffentliche Hand einseitig einen fixen Leistungskatalog, konkurrieren alle Bieter, die diese Leistungskriterien vollständig erfüllen, einzig und allein mittels des Preises um den Zuschlag. Wesentlich komplizierter wird es, wenn auch Leistungskomponenten des Auftrages zur Bewertung hinzugezogen werden. 

 

Zur besseren Transparenz und Nachvollziehbarkeit setzen Vergabestellen immer häufiger eine Bewertungs- bzw. Bietermatrix ein, um eine konsistente Vergabeentscheidung zu treffen.

Was ist eine Bewertungsmatrix?

Eine typische Bewertungsmatrix gibt in tabellarischer Form die einzelnen Wertungskriterien wieder und zeigt auf, welche prozentuale Gewichtung das jeweilige Bewertungskriterium hat.

Doch aufgepasst: Diese Gewichtung stimmt oft nur vordergründig und relativiert sich stark durch die Formel, die angewendet wird, um Preis [€-Wert] und Leistungsbewertung [(Prozent-)Punkte, Schulnote] in ein Verhältnis zu setzen. Außerdem bestimmen viele, oft marktspezifische Details, ob die Gewichtung auch tatsächlich so ist wie vorgegeben. Zur besseren Verdeutlichung ein Beispiel aus der Praxis anbei:

Wertungsblatt (Bewertungsmatrix) nach § 16 VOL/A

Für Wetterschutzjacken Grundlage für die Wertung sind die Angebotsdurchsichten und die Musterkennzeichnungswesten sowie die Preisfolgeliste 

Wertungsblatt (Bewertungsmatrix) nach § 16 VOL/A  für Wetterschutzjacken – Grundlage für die Wertung sind die Angebotsdurchsichten und die Musterkennzeichnungswesten sowie die PreisfolgelisteBei dieser Bewertungsmatrix lässt sich gut erkennen, wie die Angebote der einzelnen Bieter nach Ablauf der Angebotsfrist miteinander verglichen werden.

 

Wie erfolgt die Gewichtung in einer Bewertungsmatrix?

Im abgebildeten Beispiel spielt der Preis zu 50 % eine Rolle bei der Bewertung, ebenso alle anderen Wertungskriterien zusammen (Teil 2 der Wertungsmatrix ist an dieser Stelle nicht abgebildet).

Interessant ist nun, wie die einzelnen Preise in die Punkte umgerechnet werden. Hier gibt die Vergabestelle an, dass das Angebot mit dem besten wertbaren Preis 10 Punkte bekommen soll, wie in der Bietermatrix dargestellt. Ebenso wird ausgeführt, dass jedes Angebot, was mindestens doppelt so teuer ist wie das günstigste Angebot, 0 Punkte bekommt. Dazwischen wird der Abstand mittels der linearen Interpolation bewertet. Das bedeutet, dass der prozentuale Abstand in Punkte umgerechnet wird. Ist Angebot B folglich 10 % teurer als das günstigste Angebot A, bekommt B 10 % weniger Punkte als A, also bei 10 zu vergebenen Punkte nur einen Punkt weniger, nämlich 9. So einfach, so gut.

Was passiert allerdings, wenn das Angebot von B nur 5 % teurer ist? Bekommt B dann 9,5 Punkte oder wird auf- oder abgerundet? Hierzu schweigt sich die Vergabeunterlage aus. Sollte die Vergabestelle tatsächlich nur ganze Punkte vergeben, sind bis zu 5 % Preisunterschied in der Praxis nichts, da die 9,5 Punkte dann kaufmännisch zu 10 Punkte aufgerundet werden müssen. Und schon ist der Preisvorteil des A nicht mehr wertungsrelevant und die anderen 50 % der Wertungsmatrix erhalten eine viel größere Bedeutung, der wahre Wettbewerb zwischen diesen Angeboten liegt dann zu 100 % bei den nicht-preislichen Wertungskriterien.

Schon bei diesem einfachen Beispiel wird verdeutlicht, wie die „wahre Wertung“ von dem vordergründig eindeutigen Kriterienbaum abweichen kann. Vor dem Hintergrund, dass es knapp ein Dutzend verschiedene Angebotsformeln gibt, mittels derer man Ausschreibungsangebote auswerten kann, sollten Bieter ganz genau hinschauen, welche Konsequenzen sich aus der genauen Befolgung der Vorgaben in den Bewertungsunterlagen ergeben.

 

Welche Rechte haben Bieter bei unzulänglicher Transparenz von Bewertungskriterien?

Besonders wichtig: Sind Bewertungskriterien nicht transparent genug, um nachvollziehen zu können, wie der jeweilige Auftrag vergeben wird, können und sollten Bieterfirmen diese Transparenz über Bieterfragen einfordern. Nur wenn bekannt ist, nach welchen Kriterien vergeben wird, können Bieter ein jeweils optimales Angebot abgeben.

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DTAD: Miriam Drabas, Head of Customer Success

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