KÜNSTLICHE INTELLIGENZ (KI) IM AUSSCHREIBUNGSVERFAHREN

Die passenden Ausschreibungen finden, die Unterlagen sichten und evaluieren, mit Auftraggebern interagieren – künstliche Intelligenz bietet Bietern vielfältige Möglichkeiten, viele Schritte im Ausschreibungsprozess zu vereinfachen.

Wir zeigen in diesem Beitrag aus dem DTAD Magazin, wie Bieter KI für Ausschreibungen nutzen können.

Wie kann ich passende Ausschreibungen mithilfe von KI finden?

Die Kundenakquise und die Suche nach passenden Ausschreibungen ist oftmals ein langwieriger und ressourcenintensiver Prozess. Daher suchen Bieter nach effizienten Lösungen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. In der heutigen Geschäftswelt ist der schnelle Zugang zu Informationen entscheidend, insbesondere wenn es darum geht, potenzielle Aufträge zu finden und zu gewinnen. Künstliche Intelligenz kann hier neue Möglichkeiten bieten, indem sie die Recherche und Analyse in Ausschreibungsverfahren automatisiert.

KI-Integration in Datenbanken

Im ersten Schritt vereinfachen KI-Integrationen den Suchprozess nach passenden Ausschreibungen um ein Vielfaches. KI-basierte Systeme können große Datenmengen – also in unserem Beispiel eine Vielzahl an Ausschreibungen – effizienter durchsuchen und verarbeiten. Dies ersetzt das zeitaufwendige manuelle Durchforsten von Datenbanken.

Übrigens: Intelligente Suchalgorithmen können potenziell relevante Ausschreibungen identifizieren, selbst wenn die Formulierungen variieren.

Mit leistungsstarken Vertriebstools, wie der DTAD Plattform, erhalten Bieter automatisch benutzerdefinierte Benachrichtigungen, sobald passende Ausschreibungen zu hinterlegten Suchprofilen veröffentlicht werden. Der Zugang zu relevanten Ausschreibung, Vergabeunterlagen  und Kontaktdaten erfolgt mit wenigen Klicks. Potenzielle Aufträge öffentlicher Stellen werden schneller gefunden – die Eigenrecherche entfällt und Bieter können direkt mit der Angebotserstellung starten.

Zusammengefasst: Setzen Unternehmen bereits an dieser Stelle im Ausschreibungsprozess auf künstliche Intelligenz, können sie sich einen signifikanten Wettbewerbsvorteil verschaffen. Je schneller sie von relevanten Ausschreibungen erfahren, desto frühzeitiger können sie sich auch mit den Verantwortlichen in Verbindung setzen und ein Angebot erstellen – ein nicht zu vernachlässigender Aspekt bei der Auftragsvergabe.

Tipp: Damit Sie wissen, wen Sie mit Ihren Leistungen ansprechen sollten, können Sie KI schon im Vorfeld des Ausschreibungsverfahrens bei Ihrer Zielgruppenanalyse einsetzen. Auch hier unterstützt beispielsweise die DTAD Plattform mit integrierter KI-Technologie und bietet Ansätze für die zielgerichtete Ansprache.

Wie lassen sich Ausschreibungsunterlagen mit KI analysieren?

Ist erst einmal eine potenziell passende Ausschreibung gefunden, stehen die verantwortlichen Mitarbeitenden vor der Aufgabe, diese sorgfältig zu prüfen und Risikobewertungen durchzuführen. Schließlich müssen sie abwägen, ob sich eine Angebotserstellung tatsächlich lohnt und ob das eigene Unternehmen die notwendigen Anforderungen erfüllt.

Exkurs: verschiedene KI-Technologien

• Natural Language Processing (NLP): NLP ist ein Teilbereich der künstlichen Intelligenz, der menschliche Sprache und Text versteht und verarbeitet. Durch Algorithmen und Modelle kann diese Form der KI mit Menschen interagieren und unter anderem Texte analysieren und Fragen beantworten.
• Machine Learning: KI, die auf Machine Learning basiert, nutzt statistische Modelle, um große, unstrukturierte Daten (Big Data) zu verarbeiten und darin Muster zu erkennen, Lösungen zu entwickeln und neues Wissen zu generieren.

Konversationelle künstliche Intelligenz, wie der Chatbot ChatGPT, basieren auf den beiden Technologien. Die Neuerung: Die KI kann menschliche Unterhaltungen simulieren und Nutzer:innen können mit ihr per Chat-Funktion interagieren.

KI extrahiert wichtige Informationen

KI kann an verschiedenen Stellen eine wertvolle Unterstützung bieten. KI-Systeme können Muster in Datensätzen erkennen und bestimmte Schlüsselbegriffe in komplexen Vergabeunterlagen identifizieren, z. B. relevante Fristen, Bedingungen und Anforderungen. Sind diese entscheidenden Eckpunkte direkt hervorgehoben, können die Mitarbeitenden die Ausschreibungen schneller bearbeiten und die entsprechenden Informationen und Unterlagen für das Angebot zusammentragen.

Darüber hinaus können Ausschreibungsunterlagen mitunter unvollständig sein oder formale Fehler und Unstimmigkeiten enthalten, die vorab geklärt werden müssen.

Die Integration von KI in Ausschreibungsdatenbanken kann hier schnell Abhilfe schaffen, indem sie den Bietern hilft, alle relevanten Punkte zu identifizieren und auf Unklarheiten hinzuweisen. So können Bieter ungeeignete Ausschreibungen effizient aussortieren und ihre Zeit und Ressourcen gezielter auf vielversprechende Ausschreibungen konzentrieren.

Deep Dive in die Ausschreibungsunterlagen

Ausschreibungsunterlagen können mitunter sehr komplex und die genaue Bedeutung manchmal schwer zu verstehen sein. Hier hilft Bietern die Sentiment-Analyse dank Natural Language Processing.

Durch KI-gestützte Sentiment-Analyse, einer automatisierten Textauswertung, lässt sich das Stimmungsbild hinter den Ausschreibungsunterlagen erkennen. Die extrahierten Stimmungsindikatoren gewähren Einblicke und fördern ein besseres Verständnis für die Erwartungen der Auftraggeber.

Die Nutzung von KI bei der Analyse der Ausschreibungsunterlagen spart nicht nur Zeit bei der Durchsicht, sondern ermöglicht es Unternehmen auch, ihre Angebote schneller auf die Ausschreibung zuzuschneiden und offene Fragen mit den Auftraggebern zu klären.

Nicht zu vergessen: KI kann momentan nur als Unterstützung fungieren und sollte immer mit einer gewissen Vorsicht und gesunder Skepsis angewendet werden. Es bedarf stets einer menschlichen Überprüfung und Interpretation der KI-Ergebnisse.

Wie kann man KI in der Angebotsvorbereitung nutzen?

Nach der Analyse der Ausschreibungsunterlagen kann künstliche Intelligenz Bieter bei der Angebotserstellung auf verschiedene Weisen unterstützen.

Wettbewerbsvorteile durch Datenanalyse heben

In diesem Zuge kann sich auch ein Blick auf den Wettbewerb lohnen. Eine KI-gestützte Marktbeobachtung und Konkurrenzanalyse liefert hilfreiche Einblicke in das Wettbewerbsumfeld. Durch die Analyse vergangener Ausschreibungen können KI-Systeme Muster und Trends identifizieren, die zu erfolgreichen Angeboten geführt haben. Bieter können diese Erkenntnisse nutzen, um ihre eigenen Angebote zu optimieren und besser auf die spezifischen Anforderungen einzugehen.

Tipp: Der Wettbewerbsradar der DTAD Plattform bietet einen umfassenden Überblick über die gewonnenen Aufträge der Konkurrenz. Eine Analyse der Daten ermöglicht Bietern, Best Practices zu identifizieren und das eigene Angebot zu optimieren.

Auch der Blick auf die eigenen Daten lohnt sich: Im Auftragsmanagement ist die Projektevaluation und eine gute Projektdokumentation entscheidend, um Optimierungspotenziale zu heben.

Formulierungshilfen nutzen

Künstliche Intelligenz kann bei der Erstellung von Angebotsdokumenten oder Akquise-Anschreiben unterstützen, indem sie Vorschläge für formulierungstechnische Verbesserungen macht oder sogar automatisch Textpassagen generiert. Dabei ist jedoch Vorsicht geboten: Die Inhalte sollten stets die eigenen Leistungen widerspiegeln. Wer sich auf blindes Kopieren eines KI-Textes verlässt, riskiert nicht nur, dass das Angebot nicht den Anforderungen der Ausschreibung entspricht, sondern auch nicht den geltenden Datenschutzbestimmungen.

Daher ist ein sorgfältiger Umgang mit KI essenziell und eine gründliche menschliche Überprüfung unerlässlich. Schließlich müssen die Bieter am Ende dafür geradestehen, dass die Unterlagen richtig und vollständig sind sowie den Ausschreibungs- und Datenschutzanforderungen entsprechen.

Angebot mit KI überprüfen

Nicht zuletzt können Bieter KI dazu nutzen, ihre erstellten Angebote vor Einreichung zu kontrollieren. Hier haben wir mögliche Fragen zusammengestellt, nach denen Sie Ihr Angebot überprüfen können:

• Haben sich Fehler eingeschlichen? Bereits im Vorfeld lassen sich mögliche Fehler und Unstimmigkeiten identifizieren – von kleinen Tippfehlern über unstimmige Zusammenhänge bis hin zu fehlenden, wichtigen Informationen. So liefern Sie ein korrektes und konsistentes Angebot ab.
• Entspricht das Angebot den Compliance-Vorgaben? Wurden potenzielle Risiken in den Ausschreibungsunterlagen erfasst, kann KI dabei helfen, das Angebot auf die rechtlichen und regulatorischen Anforderungen und Compliance hin zu überprüfen. Dies ist besonders in regulierten Branchen relevant.
• Haben sich die Anforderungen geändert? KI ermöglicht, Angebote automatisiert anzupassen, sollten sich spezifische Anforderungen ergeben. Dies stell sicher, dass das Angebot stets den aktuellen Anforderungen entspricht.

KI auf Auftraggeberseite: Was bedeutet es für Bieter im Ausschreibungsprozess?

Auch auf Auftraggeberseite werden Angebotsprozesse mittels KI vereinfacht, so dass Bieter von effizienteren Prozessen profitieren können, u. a. durch eine schnellere und transparentere Auswahl.

Eine beliebte Möglichkeit ist die Nutzung von generativer KI in Form von Chatbots, die Fragen im Ausschreibungsprozess beantworten oder Bieter durch den Ausschreibungsprozess begleiten. Darüber hinaus könnte KI auch die Auswahlprozesse revolutionieren, da die Prüfung der Angebote systematischer und automatisiert ablaufen könnte, so dass schneller objektivere Entscheidungen getroffen werden können.

Tipp: Eine effiziente Projektdokumentation ist entscheidend, um in jeder Projektphase den Überblick über Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten zu behalten. Mit der DTAD Plattform können Sie alle Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Fristen und Kommentare direkt übersichtlich ansehen und eigene Workflow-Boards anlegen, die alle Prozessschritte Ihres Projektes abbilden – und wenn nötig schnell reagieren.

KI im Ausschreibungsprozess: neue Chancen nutzen

Gerade in den letzten Jahren ist Unterstützung durch KI im Vergabeprozess bereits vielfältig geworden. Es gibt schon viele Möglichkeiten, wie Bieter KI als Werkzeug nutzen können, um effizienter an Ausschreibungen teilnehmen zu können – und schlussendlich ihre Akquise zu optimieren sowie eine Umsatzsteigerung zu erzielen. Dennoch sollte die Unterstützung immer mit der nötigen Vorsicht eingesetzt werden. Entscheidend ist menschliches Fachwissen bei der Interpretation der KI-Ergebnisse.

Künstliche Intelligenz steckt noch in den Kinderschuhen und es bleibt spannend, welche Innovationen und Möglichkeiten sich in den nächsten Jahren ergeben werden. Viele Unternehmen haben sich mit dem Thema KI noch nicht auseinandergesetzt. Gerade deshalb lohnt es sich, frühzeitig damit zu beginnen. Unternehmen sollten sich mit KI-Lösungen im Ausschreibungsprozess beschäftigen und diese nach Möglichkeit implementieren, um dem Wettbewerb einen Schritt voraus zu sein.