UVgO-REFERENTENENTWURF 2026: WAS DIE GEPLANTEN ÄNDERUNGEN FÜR BIETER BEDEUTEN

AUFTRAGSBEKANNTMACHUNG UND VERGABEUNTERLAGEN -WAS KÜNFTIG WO STEHT 

Nach § 12 Abs. 1 UVgO-RefE muss der Auftraggeber seine Vergabeabsicht durch eine Auftragsbekanntmachung bekannt geben. Die Bekanntmachung muss aber - anders als bislang nach § 27 Abs. 1 UVgO a. F. - nicht mehr alle Angaben für eine Entscheidung zur Teilnahme am Vergabeverfahren oder zur Angebotsabgabe enthalten. Die Erläuterungen des BMWE formulieren hierbei ausdrücklich, dass die Auftragsbekanntmachung künftig nur einen Kurzüberblick über den Auftrag und dessen Ausgestaltung sicherstellen soll, während für die vollständige Information zum Auftrag die Vergabeunterlagen ausreichen sollen.

Konkret entfallen gegenüber § 28 UVgO a. F. nicht mehr zum Pflichtinhalt der Auftragsbekanntmachung:

• die Form, in der Teilnahmeanträge oder Angebote einzureichen sind

• Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit

• Angaben zu Nebenangeboten

• Ausführungsfristen

• Sicherheitsleistungen

• Zahlungsbedingungen

• Eignungsnachweise

• Zuschlagskriterien

Diese Angaben sind nach § 10 Abs. 1 Nr. 3 UVgO-RefE stattdessen zwingend in den Vergabeunterlagen aufzuführen.

Für Bieter dürfte sich daraus eine unmittelbare Folge ergeben. Ein Vorab-Screening allein anhand der Auftragsbekanntmachungen wird künftig nicht mehr ausreichend sein. Wer beurteilen will, ob eine Ausschreibung überhaupt zum eigenen Unternehmen passt, welche Eignungsnachweise verlangt werden, wie die Zuschlagskriterien gewichtet sind, ob Nebenangebote zugelassen sind oder welche Sicherheitsleistungen erwartet werden, muss die vollständigen Vergabeunterlagen abrufen und auswerten. Der Aufwand pro geprüfter Ausschreibung steigt damit genau an der Stelle, an der bisher schnell aussortiert werden konnte.

Wer regelmäßig an Vergabeverfahren teilnimmt, sollte den eigenen Prüfprozess entsprechend anpassen. Die Bekanntmachung taugt künftig zur Vorauswahl nach Gegenstand, Ort und Verfahrensart. Für alles Weitere führt kein Weg an den Vergabeunterlagen vorbei.

Zu beachten ist schließlich, wo diese Bekanntmachungen künftig zu finden sind. § 12 Abs. 3 UVgO-RefE sieht vor, dass Auftragsbekanntmachungen zentral über die Suchfunktion des Portals „oeffentlichevergabe.de" auffindbar sein müssen. Die Veröffentlichung soll über den Datenservice Öffentlicher Einkauf (DÖE) und perspektivisch über den geplanten „Marktplatz Deutschland" erfolgen. Der Entwurfstext enthält an dieser Stelle noch einen Platzhalter; die Richtung ist aber erkennbar. Die Auftragsbekanntmachungen sollen zentral abrufbar gemacht werden.

DIREKTAUFTRÄGE BIS 50.000 EURO MÖGLICH

Ein Direktauftrag ist die Beschaffung einer Leistung ohne die Durchführung eines Vergabeverfahrens, § 2 Abs. 1 UVgO-RefE. Sofern keine Vorschrift des Bundes- oder Landesrechts entgegensteht, darf ein solcher bis zu einem Auftragswert von 50.000 Euro ohne Umsatzsteuer vergeben werden, § 2 Abs. 2 UVgO-RefE. Die Wertgrenze steigt damit von 1.000 Euro netto auf 50.000 Euro netto. 

Weiterhin wird klargestellt, dass für Direktaufträge grundsätzlich nur die folgenden vier Vorgaben einzuhalten sind:

• Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit

• Wechsel zwischen den beauftragten Unternehmen (Soll-Vorgabe)

• Vorkehrungen zur Korruptionsprävention durch den Auftraggeber

• Vergabebekanntmachung, wenn der Auftragswert 25.000 Euro ohne Umsatzsteuer überschreitet

Neu ist davon allein die Vorgabe der Korruptionsprävention. Die Erläuterungen begründen diese mit den hohen Wertgrenzen und stellen klar, dass es dabei nicht um auftragsbezogene, sondern um organisatorische Vorkehrungen geht.

Hinzu kommt die Möglichkeit, einen Direktauftrag abweichend von der Wertgrenze nach § 2 Abs. 4 UVgO-RefE vorzunehmen. Voraussetzung ist, dass die Leistung aufgrund einer Natur- oder Umweltkatastrophe, einer Pandemie, einer konkreten Bedrohungslage oder einer sonstigen Notlage besonders dringlich ist. Eine Vergabebekanntmachung hat in diesem Fall innerhalb von 90 Tagen zu erfolgen und muss zusätzlich die besonderen dringlichen Gründe mitteilen.

Für Bieter dürfte sich daraus die folgende Situation ergeben. Noch mehr Aufträge als bisher werden aufgrund der deutlichen Erhöhung der Wertgrenze direkt vergeben, ohne dass hierfür eine Auftragsbekanntmachung erscheint, um die man sich bewerben könnte. Für diese Art von Aufträgen ist die Sichtbarkeit beim Auftraggeber wichtiger als jedes Vorab-Screening. 

Zwar sollen die beauftragten Unternehmen möglichst gewechselt werden, wobei dieser Gedanke nicht neu ist und auch bereits in der aktuellen Fassung der UVgO verankert ist. Für Unternehmen, die bei einer Vergabestelle bislang nicht zum Zuge kamen, bleibt das ein sachliches Argument, das sich in einer Ansprache verwenden lässt. Da es sich weiterhin nur um eine Soll-Vorgabe handelt, dürfte dieses Argument allerdings nicht immer zum gewünschten Erfolg führen.

Ein weiteres Gegengewicht schafft der Entwurf bei der Transparenz. Die nachträgliche Vergabebekanntmachung ab einem Auftragswert von 25.000 Euro gilt nach § 21 Abs. 1 UVgO-RefE künftig für alle Verfahrensarten, auch für Direktaufträge, wie oben erläutert. Bislang besteht diese Ex-post-Pflicht nur für die Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb und die Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb. Die Bekanntmachung hat innerhalb von 30 Tagen nach Zuschlagserteilung zu erfolgen und muss für die Dauer von mindestens drei Monaten abrufbar bleiben. Insgesamt dürfte hierdurch grundsätzlich mehr Sichtbarkeit geschaffen werden, da nunmehr alle Verfahrensarten adressiert sind. Die Erkenntnisse aus vergangenen Aufträgen lassen sich für Bieter für zukünftige Aufträge strategisch nutzen.

Ex-post-Bekanntmachungen sind kein Instrument, um an einen laufenden Auftrag zu kommen. Sie sind aber eine wertvolle Quelle, um Vergabestellen zu identifizieren, die regelmäßig im eigenen Leistungsbereich beschaffen, um Wettbewerber und deren Preisniveau einzuordnen und um den richtigen Zeitpunkt für eine Ansprache vor der nächsten Beschaffung zu bestimmen. Die systematische Auswertung dieser Meldungen dürfte im Unterschwellenbereich zum Wettbewerbsfaktor werden. Die Fristen des § 21 Abs. 1 UVgO-RefE geben dabei einen neuen Takt vor. Wer die Meldungen nicht innerhalb des Drei-Monats-Zeitraums auswertet, verliert die Möglichkeit, die Daten auszuwerten.

NEUORDNUNG DER VERFAHRENSARTEN

Eine inhaltliche Erweiterung der Verfahrensarten findet sich in § 6 Abs. 1 UVgO-RefE wieder. Künftig sollen Auftraggebern insgesamt drei Verfahrensarten frei zur Wahl stehen:

• Öffentliche Ausschreibung

• Öffentliche Verhandlungsvergabe

• Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb

Unter bestimmten Voraussetzungen kann die Verhandlungsvergabe auch ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden. Die Beschränkte Ausschreibung mit und ohne Teilnahmewettbewerb entfällt damit ersatzlos.

Bei einer Öffentlichen Verhandlungsvergabe fordert der Auftraggeber nach § 6 Abs. 3 UVgO-RefE eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Angeboten auf und tritt anschließend mit ihnen in Verhandlungen. Im Haushaltsrecht (vgl. § 55 BHO, § 30 HGrG) trägt diese Verfahrensart die Bezeichnung „Verhandlungsvergabe mit Bekanntmachung".

Durch die Neuordnung der Verfahrensarten ergibt sich folgendes Bild. Der Auftraggeber kann bei allen Verfahren, die nicht als Öffentliche Ausschreibung ausgestaltet sind, in Verhandlungen treten, ohne einen Grund darlegen zu müssen. Verhandeln wird damit von der begründungsbedürftigen Ausnahme zur regulären Option befördert. Für Bieter kann dies sowohl positive als auch negative Auswirkungen haben.

Das Erstangebot muss nicht mehr zwangsläufig die abschließende Position des Bieters darstellen. Wer verhandeln kann, erhält die Möglichkeit, Preise, Konzepte und Leistungsdetails nachzuschärfen – ein Vorteil insbesondere für diejenigen Anbieter mit erklärungsbedürftigen Leistungen. Behält sich der Auftraggeber aber den Zuschlag ohne Verhandlungen nach § 7 Abs. 2 Nr. 3 UVgO-RefE vor, kann er direkt auf das Erstangebot bezuschlagen. Diese Möglichkeit besteht bereits nach geltendem Recht (§ 12 Abs. 4 S. 2 UVgO a. F.) und wird durch den Entwurf lediglich fortgeschrieben. Ihre praktische Bedeutung wächst allerdings deutlich, weil künftig weit mehr Verfahren als Verhandlungsvergaben ausgestaltet sein dürften. Das Erstangebot sollte in diesen Konstellationen deshalb stets zuschlagsfähig kalkuliert und nicht als bloße Verhandlungsposition eingebracht werden.

Ein weiterer Punkt verdient in diesem Zusammenhang Aufmerksamkeit. Nach § 7 Abs. 2 Nr. 1 UVgO-RefE darf der Auftraggeber die Zahl der Bieter, mit denen er nach Prüfung von Ausschlussgründen und Eignung verhandelt, auf eine vorab festgelegte Anzahl von grundsätzlich mindestens drei begrenzen, sofern er sich dies in den Vergabeunterlagen vorbehalten und objektive Kriterien für die Auswahl angegeben hat. Über § 6 Abs. 4 S. 3 UVgO-RefE gilt dies entsprechend für die Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb. Die Wirtschaftlichkeit der jeweiligen Angebote dürfte dabei regelmäßig ein maßgebliches Auswahlkriterium sein. 

Bestehen bleibt die Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb, die allerdings an die Voraussetzungen nach
§ 6 Abs. 6 und 7 UVgO-RefE gebunden ist. Maßgeblich ist insoweit eine einheitliche Wertgrenze nach § 6 Abs. 6 Nr. 1 UVgO-RefE in Höhe von 100.000 Euro, von der Bund und Länder abweichen können. Neu aufgenommen wird ein Ausnahmetatbestand nach § 6 Abs. 6 Nr. 3 UVgO-RefE für Leistungen, die auf Märkten mit äußerst knappen Ressourcen oder sehr kurzen Bindefristen angeboten werden. 

Für Bieter ist dabei eine Vorgabe von erheblicher Bedeutung. Auch bei der Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb sollen nach § 6 Abs. 5 UVgO-RefE grundsätzlich mindestens drei Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, wobei der Auftraggeber auch hier zwischen den aufgeforderten Unternehmen wechseln soll. Das Verfahren mag ohne öffentliche Bekanntmachung ablaufen, es bleibt aber ein Wettbewerb unter mehreren Bietern. Wer bei einer Vergabestelle nicht im Kreis der regelmäßig angefragten Unternehmen geführt wird, nimmt an diesem Wettbewerb schlicht nicht teil, unabhängig davon, wie leistungsfähig oder preisgünstig es wäre.

EIGENERKLÄRUNGEN UND EIGNUNGSNACHWEISE – EINMALEINREICHUNG UND VERZICHT MÖGLICH 

Beim Eignungsnachweis überträgt der Entwurf eine Grundentscheidung des Vergabebeschleunigungsgesetzes auf den Unterschwellenbereich. Nachweise sollen möglichst spät im Verfahren und möglichst nur von denjenigen Teilnehmern verlangt werden, bei denen sie tatsächlich benötigt werden. Eignungsnachweise sollen nach § 15 Abs. 1 S. 2 UVgO-RefE grundsätzlich durch Eigenerklärungen erbracht werden. Weitergehende Unterlagen sollen nach S. 3 erst nach vorläufiger Prüfung von aussichtsreichen Bietern und Bewerbern verlangt werden.

Darüber hinaus kann der Auftraggeber nach § 14 Abs. 1 UVgO-RefE auch vollständig auf die Festlegung von Eignungskriterien in der Ausschreibung verzichten, insbesondere wenn für die ordnungsgemäße Ausführung des Auftrags keine besonderen Anforderungen an das Unternehmen erforderlich sind. Der Entwurf stellt in einem neuen Satz 3 klar, dass dies vor allem bei marktüblichen Leistungen und bei Leistungen mit geringem Auftragswert gilt. In diesem Fall sind dann überhaupt keine Eignungsnachweise einzureichen.

In § 15 Abs. 2 UVgO-RefE wird erstmals in drei Konstellationen eine Einmaleinreichung nach dem Prinzip „once only“ ermöglicht. Die Einreichung von Unterlagen zur Erbringung von Nachweisen soll entfallen, wenn die Beschaffungsstelle sie bereits besitzt, wenn die Eignung bei einem vergleichbaren Auftrag innerhalb der letzten zwei Jahre vor Einleitung des Vergabeverfahrens festgestellt wurde oder wenn eine Eintragung im amtlichen Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich der Deutschen Industrie- und Handelskammer vorliegt.

Sehr praxisrelevant dürfte in diesem Zusammenhang die folgende Einschränkung sein. In den ersten beiden genannten Fällen greift der Verzicht nur, wenn Bewerber oder Bieter den Auftraggeber bei Vorlage des Teilnahmeantrags oder Angebots auf das Vorliegen dieser Voraussetzung unter Angabe des entsprechenden Vergabeverfahrens eigenständig hinweisen. Auf Verlangen des Auftraggebers müssen dazu jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist die entsprechenden Unterlagen zum Nachweis vorgelegt werden.

Eine proaktive Prüfung durch den Auftraggeber sieht der Entwurf in der Gesamtschau also nicht vor. Die Erläuterungen begründen dies damit, dass der Überprüfungsaufwand den Nutzen übersteigen würde, wenn der Auftraggeber bei jedem Bewerber oder Bieter selbst nachsehen müsste. Wer als Bieter den Hinweis vergisst, reicht aber gegebenenfalls Unterlagen ein, die er nicht hätte einreichen müssen. Zudem kann den Bieter jederzeit ein Verlangen auf Vorlage der Nachweise durch den Auftraggeber treffen. Dabei ist immer zu beachten, dass Eignungsnachweise dem Grunde nach nur für begrenzte Zeit gültig und daher regelmäßig zu aktualisieren sind.

Für Unternehmen, die regelmäßig an Vergabeverfahren derselben Auftraggeber teilnehmen, lohnt sich deshalb eine schlichte, aber konsequent gepflegte Übersicht. Sie sollte die folgende Frage beantworten: Bei welchem Auftraggeber wurde die Eignung bereits zu welchem Zeitpunkt und mit welchem Inhalt festgestellt?

Der dritte Fall verdient dabei gesonderte Beachtung. Anders als bei den beiden erstgenannten Fällen knüpft der Entwurf den Verzicht bei einer Eintragung im amtlichen Präqualifizierungsverzeichnis nicht an einen Hinweis des Unternehmens, sondern allein an das Vorliegen der Eintragung. Eine Präqualifizierung wirkt damit unabhängig davon, ob im konkreten Verfahren an sie gedacht wurde, und sie wirkt gegenüber jedem Auftraggeber – nicht nur gegenüber demjenigen, bei dem die Eignung schon einmal festgestellt worden ist. Für Unternehmen, die bislang von einer Präqualifizierung abgesehen haben, dürfte sich die Abwägung zwischen Aufwand und Nutzen mit der Neufassung spürbar verschieben.

Schließlich ist eine Änderung an anderer Stelle des Entwurfs zu beachten, die sich unmittelbar auf die Eignung auswirkt. Nach § 20 Abs. 2 UVgO-RefE kann der Auftraggeber die Reihenfolge von Eignungs-, Ausschluss- und Angebotsprüfung frei wählen und – wenn er zuerst die Angebote wertet – die Eignungsprüfung auf die aussichtsreichsten Bieter beschränken. Die Eignungsprüfung verschiebt sich damit voraussichtlich in vielen Ausschreibungen vom Beginn an das Ende eines Verfahrens. Liegt ein Angebot nach der Wertung nicht vorne, wird die Eignung des Bieters in diesem Fall gar nicht mehr geprüft.

NEBENANGEBOTE – NEUE ANGABEPFLICHT DES AUFTRAGGEBERS 

Eine für Bieter interessante Änderung betrifft die Nebenangebote. Sie wirft zugleich eine Auslegungsfrage auf, die der Entwurf nicht ausdrücklich beantwortet.

Nach geltendem Recht sind Nebenangebote nur zulässig, wenn der Auftraggeber dies ausdrücklich in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen zugelassen hat. Nach § 10 Abs. 5 UVgO-RefE ist der Auftraggeber nunmehr verpflichtet, anzugeben, ob Nebenangebote zugelassen oder ausgeschlossen sind. Die Erläuterungen bezeichnen diese Regelung als Angabepflicht nach dem Vorbild des Vergabebeschleunigungsgesetzes und halten zugleich fest, dass es bei dem bestehenden großen Spielraum des Auftraggebers bleibt, Nebenangebote nach seiner Wahl zuzulassen oder auszuschließen. Neu ist demgegenüber, dass Bieter auf Verlangen des Auftraggebers darlegen müssen, dass das eingereichte Nebenangebot mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung steht und anhand der vorgesehenen Zuschlagskriterien bewertet werden kann.

Interessant gestaltet sich die Frage, was für den Fall gilt, dass der Auftraggeber entgegen seiner Verpflichtung keine Angaben zu Nebenangeboten macht. Grundsätzlich gilt, dass Unklarheiten in den Vergabeunterlagen nicht zu Lasten des Bieters ausgelegt werden dürfen. Folgt man diesem Grundsatz, könnte man daraus schließen, dass Nebenangebote bei fehlender Angabe zugelassen sein müssten. Dieser sehr weiten Auslegung ist allerdings entgegenzuhalten, dass eine nachträgliche Auswahl zwischen Zulassung und Ausschluss von Nebenangeboten bei der Angebotswertung insbesondere aus Sicht der Gleichbehandlung problematisch ist. Vorzugswürdig ist daher das Verständnis der Neufassung, dass mit der Nichtangabe ein Verstoß gegen das Transparenzgebot vorliegt.

Insgesamt ersetzt der Entwurf bei Fehlen einer Angabe zum Nebenangebot damit nicht die derzeit geltende automatische Nichtzulassung durch eine Zulassungsfiktion, sondern ordnet wohl nur eine ausdrückliche Entscheidungspflicht für Auftraggeber an.

Für den konkreten Fall einer fehlenden Angabe zum Nebenangebot sollten Bieter daher vor Ablauf der Angebotsfrist eine entsprechende Bieterfrage stellen und bei ausbleibender Klarstellung gegebenenfalls eine Rüge anstrengen.

Soweit ein Nebenangebot zugelassen ist, muss der Auftraggeber nicht begründen, warum er ein Nebenangebot nicht wertet; vielmehr muss der Bieter auf Verlangen darlegen, dass sein Nebenangebot wertbar ist. Wer diese Option nutzen möchte, sollte die Bezugnahme auf die Zuschlagskriterien und den Auftragsgegenstand deshalb bereits im Angebot mitliefern, statt sie auf Nachfrage nachzureichen.

Zu beachten ist schließlich, dass die Angaben zu Nebenangeboten künftig nicht mehr zum Pflichtinhalt der Auftragsbekanntmachung gehören, sondern allein in den Vergabeunterlagen zu finden sein werden (siehe dazu oben). Ob Nebenangebote zugelassen sind, lässt sich damit erst nach Abruf der vollständigen Unterlagen beurteilen.

RAHMENVEREINBARUNGEN UND LOSGRUNDSATZ 

Für Rahmenvereinbarungen soll nach § 8 Abs. 4 Nr. 2 UVgO-RefE die nachträgliche Aufnahme weiterer öffentlicher Auftraggeber als Bezugsberechtigte möglich sein, ohne eine wesentliche Änderung darzustellen, wobei die Höchstlaufzeit von sechs Jahren unverändert bleiben soll. Nach den Erläuterungen ist diese Erweiterung nur mit Einverständnis des Auftragnehmers und entsprechender vertraglicher Vereinbarung möglich. Eine Auftragsänderung über § 22 UVgO-RefE hinaus bleibt auch bei einer Erweiterung des Kreises der Bezugsberechtigten ausgeschlossen.

Der Wert einer Rahmenvereinbarung für den darin aufgenommenen Anbieter kann damit im Laufe der Zeit erheblich steigen, ohne dass es eines neuen Verfahrens oder neuer Informationen hierüber bedarf. Umgekehrt gilt: Wer bei der Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung nicht zum Zuge kommt, bleibt unter Umständen sechs Jahre lang von den betreffenden Einzelaufträgen ausgeschlossen, auch wenn dort weitere Bezugsberechtigte aufgenommen werden.

Der Losgrundsatz in § 11 UVgO-RefE wird an die durch das Vergabebeschleunigungsgesetz neu gefasste Systematik des § 97a GWB angeglichen. Der Losgrundsatz bleibt erhalten. Leistungen sind in Teil- und Fachlose aufgeteilt zu vergeben, eine Gesamtvergabe ist zulässig, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern. Neu aufgenommen ist § 11 Abs. 3 UVgO-RefE, wonach der Auftraggeber im Fall einer Gesamtvergabe den Auftragnehmer verpflichten kann, bei der Erteilung von Unteraufträgen die Interessen kleiner und mittlerer Unternehmen besonders zu berücksichtigen. Für kleine und mittlere Unternehmen bleibt die losweise Vergabe damit der zentrale Zugangsmechanismus – ihre Reichweite hängt allerdings davon ab, wie großzügig die Rechtfertigung einer Gesamtvergabe künftig gehandhabt wird.

WEITERE NEUERUNGEN: FRISTEN, NACHFORDERUNG, LEISTUNGSBESCHREIBUNG, RECHTSSCHUTZ UND SONSTIGE THEMEN

 Die detaillierten Fristenregelungen des § 13 Abs. 1 UVgO a. F. werden vollständig durch das Erfordernis „angemessener Fristen" in § 13 Abs. 1 UVgO-RefE ersetzt. Was angemessen ist, entscheidet zunächst der Auftraggeber, Fristverlängerungen bleiben damit in seinem pflichtgemäßen Ermessen möglich. Allen Bewerbern und Bietern sind dabei gleiche Fristen zu setzen. Bei komplexen Leistungen kann das zu Angebotsfristen führen, die eine belastbare Kalkulation kaum zulassen. Wer eine solche Frist für unangemessen hält, sollte dies unverzüglich und schriftlich gegenüber der Vergabestelle geltend machen.

Nach § 18 Abs. 4 UVgO-RefE kann der Auftraggeber leistungsbezogene und unternehmensbezogene Unterlagen nachfordern. Für leistungsbezogene Unterlagen gilt dies allerdings nur, soweit diese die Wertungsreihenfolge nicht beeinflussen und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen. Der Auftraggeber ist berechtigt, in den Vergabeunterlagen festzulegen, dass er Unterlagen nicht nachfordern wird. Wo er von dieser Möglichkeit Gebrauch macht, führt jede Unvollständigkeit unmittelbar zum Ausschluss. Die Prüfung der Vergabeunterlagen auf genau diese Bedingung gehört damit vor jede Angebotsabgabe.

Nach § 10 Abs. 2 UVgO-RefE ist der Auftragsgegenstand „so eindeutig wie möglich" zu beschreiben. Das Erfordernis einer „erschöpfenden" Beschreibung soll entfallen, entsprechend der Änderung im Oberschwellenbereich durch das Vergabebeschleunigungsgesetz. Eine weniger detaillierte Leistungsbeschreibung bedeutet für Bieter mehr Auslegungsspielraum und damit mehr Kalkulationsrisiko. Verbleibende Unklarheiten sollten deshalb im Wege der Bieterfrage geklärt und die Antwort hierauf dokumentiert werden.

Hinzu kommt eine Verschiebung bei den Vertragsbedingungen. Der neue § 10 UVgO-RefE führt die Regelungen des bisherigen § 21 UVgO a. F. zu Vertragsstrafen, Verjährungsfristen und Sicherheitsleistungen nicht mehr ausdrücklich fort; Sicherheitsleistungen und Zahlungsbedingungen entfallen zudem aus dem Pflichtinhalt der Auftragsbekanntmachung und sind stattdessen in den Vergabeunterlagen aufzuführen (siehe oben). Wo bislang ein bekannter Standard galt, ist künftig genauer hinzusehen, welche Bedingungen der einzelne Auftraggeber setzt. Vertragsunterlagen im Unterschwellenbereich verdienen damit dieselbe Aufmerksamkeit wie im Oberschwellenbereich.

Im Unterschwellenbereich gibt es nur in wenigen Bundesländern und unter besonderen Voraussetzungen einen Nachprüfungsrechtsschutz vor Vergabekammern. Überall dort, wo der Entwurf konkrete Vorgaben durch Ermessen ersetzt, d. h. bei den Fristen nach § 13, bei der Dokumentation nach § 5, bei der Reihenfolge der Prüfung nach § 20 Abs. 2 UVgO-RefE, füllt jeder Auftraggeber diese Spielräume selbst aus, ohne dass eine Nachprüfungsinstanz korrigierend eingreifen könnte. Die Rüge gegenüber der Vergabestelle ist damit regelmäßig das zentrale Mittel, das Bietern im Unterschwellenbereich zur Verfügung steht.

Erwähnenswert ist außerdem: Das dynamische Beschaffungssystem, die elektronische Auktion und der elektronische Katalog sollen gestrichen werden (§§ 17–19 UVgO a. F.). Laut Begründung des BMWE erfolgt dies mangels praktischer Relevanz. Oberhalb der Schwellenwerte bleiben diese Instrumente unberührt. Umgekehrt lockert der Entwurf die Anforderungen an die elektronische Kommunikation. Für den Unterschwellenbereich soll nach § 13 UVgO-RefE auch die Kommunikation per E-Mail zulässig sein. Bei der Angebotsöffnung kann zudem nach § 18 Abs. 2 UVgO-RefE bei elektronisch eingereichten Angeboten auf das Vier-Augen-Prinzip verzichtet werden.

WAS BIETER ZUKÜNFTIG KONKRET BEACHTEN SOLLTEN

Die folgenden Handlungsempfehlungen gelten unter dem Vorbehalt, dass die dargestellten Änderungen in dieser Form Gesetzeskraft erlangen und durch einen entsprechenden Anwendungsbefehl wirksam werden:

• Vergabeunterlagen immer vollständig abrufen und sichten: Eignungsnachweise, Zuschlagskriterien, Ausführungsfristen, Sicherheitsleistungen und die Angaben zu Nebenangeboten stehen künftig wohl nicht immer in der Auftragsbekanntmachung. Eine Vorauswahl der Ausschreibungen allein anhand der Bekanntmachung ist damit nicht mehr vollständig belastbar. 

• Auf einen Nachforderungsausschluss prüfen: Der Auftraggeber kann in den Vergabeunterlagen festlegen, dass er Unterlagen nicht nachfordert. Wo diese Klausel steht, führt jede Unvollständigkeit direkt zum Ausschluss – die Vollständigkeitsprüfung vor Abgabe wird dann zu einem kritischen Schritt im Verfahren.

• Erstangebot zuschlagsfähig kalkulieren: Der Auftraggeber kann sich den Zuschlag ohne Verhandlung vorbehalten. Das gilt zwar schon heute, wird aber aufgrund der Ausweitung der Verhandlungsvergaben wahrscheinlich mehr an Gewicht gewinnen. Das erste Angebot sollte stets so kalkuliert sein, dass es unmittelbar den Zuschlag verdienen und tragen kann.

• Auswahl- und Zuschlagskriterien frühzeitig prüfen: Bei den Verhandlungsvergaben kann die Bieterzahl auf grundsätzlich mindestens drei begrenzt werden. Die in den Vergabeunterlagen angegebenen objektiven Auswahlkriterien sollten frühzeitig gewürdigt und im Idealfall gezielt bedient werden.

• Eignungsnachweise pflegen und Einmaleinreichung nutzen: Eigenerklärungen und die zugehörigen Nachweise (beispielsweise Referenzen, Umsatzzahlen oder Zertifikate) sollten möglichst aktuell gehalten werden. Wer die Einmaleinreichung in Anspruch nehmen möchte, muss den erforderlichen Hinweis unter Angabe des früheren Vergabeverfahrens erbringen.

• Präqualifizierung prüfen: Eine Eintragung im amtlichen Präqualifizierungsverzeichnis wirkt gegenüber jedem Auftraggeber und ohne gesonderten Hinweis. Für Bieter mit vielen Ausschreibungen lohnt sich eine Eintragung aus diesem Grund künftig besonders.

• Nebenangebote gezielt einsetzen und mögliche Unklarheiten klären: Nebenangebote bleiben nur zulässig, wenn der Auftraggeber sie zugelassen hat, neu ist hingegen die Pflicht, sich dazu eindeutig zu äußern. Fehlt die Angabe, empfiehlt sich eine Bieterfrage vor Ablauf der Angebotsfrist. Wo Nebenangebote zugelassen sind, sollte die Bezugnahme auf Auftragsgegenstand und Zuschlagskriterien bereits im Angebot mitgeliefert werden, statt sie auf Nachfrage nachzureichen.

• Leistungsbeschreibung kritisch lesen: Da eine „erschöpfende" Beschreibung nicht mehr verlangt wird, sollten Lücken und Auslegungsspielräume vor Angebotsabgabe über Bieterfragen geklärt und die Antworten dokumentiert werden.

• Ohne konkreten Auftragsbezug sichtbar sein: Direktaufträge bis 50.000 Euro und Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb laufen ohne Bekanntmachung. Auftraggeber greifen dabei auf bekannte Anbieter zurück – aktive Marktpräsenz und eine frühzeitige gezielte Ansprache werden an dieser Stelle wichtiger als das einzelne Angebot.

• Ex-post-Bekanntmachungen systematisch auswerten: Die nachträgliche Vergabebekanntmachung ab 25.000 Euro gilt künftig für alle Verfahrensarten, auch für Direktaufträge. Diese Meldungen zeigen, wer wiederholt beauftragt wird, und liefern den richtigen Zeitpunkt für eine Ansprache vor der nächsten Beschaffung. Da sie mindestens drei Monate abrufbar bleiben müssen, sollte die Auswertung laufend und nicht anlassbezogen erfolgen.

• Fristen prüfen und Vertragsunterlagen sorgfältig lesen: Detaillierte Fristenregeln weichen dem Maßstab „angemessener Fristen“, Vertragsstrafen, Verjährungsfristen und Sicherheitsleistungen sind nicht mehr ausdrücklich geregelt und können vom einzelnen Auftraggeber ausgestaltet werden. Unangemessene Fristen sind umgehend und schriftlich zu rügen.

• Rüge frühzeitig einsetzen: Da es im Unterschwellenvergabebereich nur in wenigen Bundesländern unter besonderen Voraussetzungen Nachprüfungsrechtsschutz vor Vergabekammern gibt, ist die Rüge gegenüber der Vergabestelle von besonderer Bedeutung. Mögliche Verstöße sollten sofort und schriftlich geltend gemacht werden.

AUSBLICK - WIE GEHT ES WEITER?

Dieser Beitrag behandelt den Referentenentwurf zur Neufassung der UVgO und nicht die geltende Rechtslage. Zudem gilt die UVgO wie auch der UVgO-RefE nicht aus sich heraus, sondern nur über die ausdrücklichen Anwendungsbefehle von Bund und Ländern. Verbindlich wird die hier behandelte Neufassung für Auftraggeber erst, wenn der maßgebliche Anwendungsbefehl gezielt auf die Neufassung umgestellt wird. Dieser Mechanismus wird in
§ 1 Abs. 1 UVgO-RefE ausdrücklich klargestellt. Die im Entwurf genannten Wertgrenzen des UVgO-RefE sind überwiegend Rückfallregeln, von denen Bund und Länder abweichen können.

Der Zeitplan der Föderalen Modernisierungsagenda sieht eine Überarbeitung durch Bund und Länder bis 31. Dezember 2026 und eine Anpassung der Landesvorgaben bis 30. Juni 2027 vor.

Ob der bekannte „Flickenteppich" des Unterschwellenvergaberechts damit verschwindet und eine weitergehende Vereinheitlichung wirklich stattfinden kann, ist offen. Zwar sollen länderspezifische Abweichungen „nach Möglichkeit" vermieden werden, allerdings gibt es keine Mittel, die ein Abweichen tatsächlich verhindern könnten. Bis dahin bleibt für Bieter also immer maßgeblich, was das jeweilige Landesrecht vorgibt.