Welche Unterlagen für die Teilnahme an einer Ausschreibung eingereicht werden müssen, hängt von der Kategorie des Auftraggebers (Bund, Kanton, Gemeinde) und der Art des Auftrags ab. Das Beschaffungswesen des Bundes in der Schweiz sieht vier Vergabeverfahren vor:
- Offenes Verfahren: Beim Offenen Verfahren müssen die zu beschaffenden Leistungen öffentlich ausgeschrieben werden und es dürfen alle Anbieter ein Angebot einreichen.
- Selektives Verfahren: Beim Selektiven Verfahren ist der Einladung zur Angebotsabgabe ein Verfahren vorgelagert, in welchem von den interessierten Bewerbern Anträge auf Teilnahme gestellt und die Eignung dieser Bewerber in einem eigenen formellen Verfahrensschritt überprüft werden.
- Einladungsverfahren: Das Einladungsverfahren ist ein Verfahren ohne Ausschreibung, bei dem die Beschaffungsstelle mindestens drei Anbieter direkt auffordert, ein Angebot einzureichen.
- Freihändige Vergabe: Die Freihändige Vergabe ist ein Verfahren ohne Ausschreibung, bei dem die Beschaffungsstelle einen Auftrag direkt an einen Anbieter vergibt.
Welche Verfahrensart jeweils für die Beschaffung durchgeführt werden muss, richtet sich nach der Auftragsart und dem geschätzten Auftragswert.
Die Anhänge zum Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) und der Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB) sehen Schwellenwerte für die einzelnen Verfahrensarten vor. Je nach Auftragsart gelten unterschiedlich hohe Schwellenwerte.
BöB und IVöB enthalten zudem zwingende Teilnahmebedingungen, welche die Anbieter zu erfüllen haben, um für den Auftrag in Frage zu kommen. Die Teilnahmebedingungen richten sich nach den entsprechenden Gesetzen. Die Nichteinhaltung der Teilnahmebedingungen zieht grundsätzlich den Ausschluss aus dem Vergabeverfahren nach sich.
Gesetzliche Teilnahmebedingungen beziehen sich u. a. auf
- die Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen;
- die Einhaltung der Arbeitsbedingungen (u. a. Arbeitszeiten, Mindestlöhne, Lohnzulagen, Sozialleistungen);
- die Einhaltung der Lohngleichheit von Frau und Mann;
- die Einhaltung des Umweltrechts;
- die Bezahlung der fälligen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge;
- sowie das Verbot von Wettbewerbsabreden.
Zu beachten sind daneben etwaige kantonale Ausführungsbestimmungen zum Beispiel zum Mindestlohn. Daneben müssen Bieter auch Unterlagen zum Beleg ihrer Eignung vorlegen (z. B. Referenzen).
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