AUSSCHREIBUNGEN EFFIZIENT BEARBEITEN - DIE 4-FARB-METHODE
Ein Sprichwort lautet: „Weniger ist mehr“. Übertragen auf das Ausschreibungsmanagement bedeutet der Ausspruch: Lieber weniger erfolgsversprechende Ausschreibungen sorgfältig bearbeiten, als bei möglichst vielen nur teils interessanten Ausschreibung teilzunehmen und irgendwie ein Angebot zu platzieren. Doch wie finden Sie die richtigen Ausschreibungen für Ihren Vertriebserfolg?
Bevor Sie sich bewusst für die Teilnahme an einer Ausschreibung entscheiden, ist es sinnvoll, die Vergabeunterlagen anhand verschiedener Kriterien zu prüfen. Die in diesem DTAD Beitrag vorgestellte 4-Farb-Methode und dazugehörige Schritte können Sie bei Ihrer Entscheidung unterstützen.
Schritt 1: Erstellen Sie eine Kopie der Ausschreibungsunterlagen
Bevor Sie mit der Bearbeitung der Unterlagen beginnen, sollten Sie eine digitale oder analoge Kopie der Originalunterlage anfertigen. Nichts ist ärgerlicher, als wenn sich während des Vergabeverfahrens Änderungen ergeben und Sie Korrekturen im Originaldokument vornehmen müssen: Sie wären nicht der erste Bieter, der wegen nicht (mehr) eindeutiger Eintragungen bereits vor der eigentlichen Angebotswertung ausgeschlossen wird.
Das Original legen Sie beiseite. Die Kopie bearbeiten Sie nach den vier folgenden Gesichtspunkten:
- alle formalen Anforderungen markieren Sie blau
- alle konzeptionellen Anforderungen markieren Sie grün
- alle preislichen Anforderungen markieren Sie gelb
- alle rechtlich relevanten Aspekte markieren Sie rot
Schritt 2: Sichtung der Ausschreibungen nach formalen Anforderungen (blau)
In immer mehr Ausschreibungen finden Sie eine Auflistung über Unterlagen, welche die ausschreibende Stelle mit der Einreichung des Angebotes fordert. Aber Vorsicht und Sorgfalt bei Ihrer Überprüfung: Es gibt immer wieder Ausschreibungsunterlagen, in denen im Fließtext ergänzend auf eine Zertifizierung, Eigenerklärung odgl. verwiesen wird, die nicht in der Auflistung erscheint. Markieren Sie sich alle Hinweise in Blau, so dass Sie die Anforderungen auf einen Blick sehen. Achten Sie ebenso auf die geforderte Aktualität der Nachweise: Wie alt darf ein jeweiliges Dokument maximal sein? Setzen Sie sich einen entsprechenden Vermerk.
Fazit zu formalen Anforderungen
Der alleinige Verlass auf die Anforderungsliste in der Ausschreibung ist nicht ratsam. Duplizieren Sie die Anforderungsliste der Vergabestelle und notieren Sie, welche Form und Aktualität verlangt sind. Oder – wenn keine solche Liste beiliegt – erstellen Sie sich eine eigene Liste und haken Sie ab, welche Unterlagen bereits vorliegen. Bündeln Sie alle Unterlagen zentralen (bestenfalls in einem digitalen) Ordner mit dem Originalangebot.
Ebenso ratsam:
- Form und Aktualität: Prüfen Sie zu Beginn, ob alle Unterlagen entsprechend vorliegen. Wenn nicht, widmen Sie sich zunächst der Beschaffung dieser Unterlagen.
- Subunternehmer: Prüfen Sie, ob die Anforderungen auch für mögliche Subunternehmer gelten. Ist dies der Fall, bitten Sie Ihre Partner um aktive, form- und fristgerechte Beteiligung.
Schritt 3: Sichtung der Ausschreibungen nach konzeptionellen Anforderungen (grün)
Markieren Sie alle Anforderungen in Grün, die in Konzepten, Erklärungen oder Fragekatalogen berücksichtigt werden müssen.
An dieser Stelle ist der vorherige Blick auf die Bewertungsmatrix essentiell. Bei Ausschreibungen, in denen es zu 100 % um den Preis geht, müssen lediglich preisrelevante Kriterien grün markiert werden; denn längere Darlegungen zu Service, Qualität oder weiteren Bewertungsparametern finden keine Berücksichtigung und können somit entfallen.
Bei Ausschreibungen mit mehreren Bewertungskriterien ist es dagegen wichtig, dass Sie zu allen in die Bewertung einfließenden Punkten auch Stellung beziehen. Selbst wenn Sie nicht alle Anforderungen zur Erreichung der Höchstpunktzahl erfüllen, wäre es ärgerlich, wenn Sie Punkte auf Grund fehlender Angaben nicht erhalten.
Fazit zu konzeptionellen Anforderungen
Versetzen Sie sich in die Lage der Vergabestelle, die Ihre Darlegungen bewerten muss. Die Aufgabe der Vergabestelle ist es, möglichst eindeutig und präzise zu begründen, weshalb Ihr Konzept mehr oder weniger Punkte als die Konkurrenz erhält. Aus diesem Grund stehen in den meisten Konzeptanforderungen relativ offen die Kriterien, nach denen die Punkte vergeben werden.
Unterstützen Sie die Vergabestelle bei der Auswertung, indem Sie werbliche Ausschmückungen vermeiden. Gehen Sie präzise auf die Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung ein. Übernehmen Sie bestenfalls vollständige Textabschnitte, wenn Sie die Anforderungen erfüllen. Die Vergabestelle findet somit schnell ihre Anforderungen wieder und kann zügig beurteilen, ob und wie viele Punkte sie vergeben kann.
Ein Praxis-Beispiel
Im Rahmen einer Ausschreibung zu einem IT-Service-Help-Desk schreibt die Vergabestelle unter „Bewertungskriterium Servicequalität“: Der 1st level-support muss mindestens von 8.00h bis 18.00h erreichbar sein (5 Punkte), besser aber in der Zeit von 6.00h - 22.00h (7 Punkte)“.
Nicht zielführender Konzeptansatz: „Unser Unternehmen zeichnet sie seit jeher durch eine hohe Servicequalität aus. Schon unser Gründervater prägte 1823 mit wegweisenden Konzepten eine moderne Belegung des Wortes Servicequalität. Noch heute sind unsere Mitarbeitenden von früh morgens bis spät in den Abend flexibel erreichbar und haben für Sie gern und stets freundlich eine offene Dialogbereitschaft.“
Optimaler Konzeptansatz: „Unser 1st level-support ist in der Zeit von 6.00h - 22.00h besetzt und erreichbar.“
Schritt 4: Sichtung der Ausschreibungen nach preislichen Anforderungen (gelb)
Selbst bei großvolumigen komplexen Ausschreibungen sind Preisblätter oft einfach gehalten. Vergabestellen bevorzugen es, ein Angebotsblatt beizulegen oder ein Formular zu nutzen, in dem ein Preis (netto / brutto) eingetragen werden muss, welches Sie unterzeichnen und an den Sie sich binden. Die Endpreise aller Bieter sind so am besten vergleichbar.
Aber Vorsicht: Grundsätzlich schulden Sie alles, was in der Leistungsbeschreibung verlangt ist, und genau dafür geben Sie einen Preis ab (oder manchmal mehrere hochaggregierte Einzelpreise, die eine Summe bilden).
Verlassen Sie für die Ausschreibung Ihren Gedankenpfad aus Produktsicht. Die Vergabestelle definiert bei einer Ausschreibung Ihr „Produkt“ bzw. Ihre „Dienstleistung". Wenn in der Leistungsbeschreibung beispielsweise verlangt ist, dass Sie die Produkte frei Haus liefern müssen und es gibt mehrere Abgabestellen, wird vielleicht nicht immer eine explizite Preisposition für jeden Abgabeort gebildet. Sie müssen jedoch all Ihre Kosten im Angebot unterbringen und die Kosten für die Anlieferung an den einzelnen Stellen mit in die Gesamtsumme einkalkulieren.
Fazit zu preislichen Anforderungen
Achten Sie bei der Analyse der Ausschreibungsunterlagen auf alle kostenrelevanten Details und markieren Sie diese gelb.
Erstellen Sie bei komplexeren Ausschreibungen eine separate Liste, in der Sie alle Kostenfaktoren auflisten. Bei der Endkalkulation gehen Sie dann die Liste und / oder alle gelb markierten Faktoren nochmals durch und überprüfen, ob alle Punkte in der Kalkulation berücksichtigt sind.
Ein Praxis-Beispiel
Bei einer Facility-Management-Ausschreibung sollen die Bieter am Ende des Angebotsblatts lediglich einen Preis für prognostizierte 2.000 Arbeitsstunden im Jahr abgeben. Im Fließtext steht jedoch, dass zusätzlich zu den 2.000 Arbeitsstunden einmal im Quartal ein Workshop zu Serviceverbesserungen abzuhalten ist, zu dem der bezuschlagte Bieter zwei Mitarbeitende ganztägig einsetzen soll.
Entsprechend unserer Methodik markieren Sie diesen Zusatzposten gelb und addieren die Mehrkosten anteilig auf die Arbeitsstunde. Andernfalls fehlt Ihnen jegliche Handhabung, wenn Sie die Arbeitsstunden abrechnen wollen, die Vergabestelle jedoch auf den entsprechenden Passus in der Leistungsbeschreibung verweist.
Schritt 5: Sichtung der Ausschreibungen nach rechtlich relevanten Anforderungen (rot)
Behalten Sie auch alle rechtlich relevanten Themen im Blick. Markieren Sie in Rot, wenn beispielsweise
- bei Spezifikationen gegen das Gebot der Produktneutralität verstoßen wird,
- Fristen oder Formalia nicht eingehalten werden,
- Anlagen nicht plausibel sind,
- die Bewertungsmatrix nicht nachvollziehbar ist oder
- das Transparenz- und Gleichbehandlungsgebot nicht eingehalten wird.
Fazit zur rechtlich relevanten Anforderungen
Selbst bei gutem Kontakt zur Vergabestelle ist es ratsam, einen möglichen Vergaberechtsverstoß über eine Bieterfrage anzumerken. Schlimmstenfalls nutzt ein anderer Bieter zu einem späteren Zeitpunkt den möglichen Vergaberechtsverstoß, um die Ausschreibung zu „kippen". Gerade mit Blick auf Ihre bereits eingesetzten Ressourcen und sehr gute Chancen zur Auftragsgewinnung wäre es ärgerlich, nicht rechtzeitig reagiert zu haben.
Ein Praxis-Beispiel
Eine Vergabestelle schreibt die Sanierung einer Turnhalle aus. In den Vergabeunterlagen steht: „Pos. 17: 40 Duschköpfe Power Soul Cosmopolitan (Firma: Flöhe)“. Sie markieren die Anforderung, da sie dem Grundsatz der Produktneutralität widerspricht. Unterstützen Sie die Vergabestelle und formulieren Sie eine Bieterfrage mit dem Hinweis, dass Sie davon ausgehen, dass auch vergleichbare Produkte angeboten werden können. Bejaht die Vergabestelle dies in einer Bieterinformation, ist dem Formfehler erfolgreich abgeholfen. Wollen Sie dagegen Druck auf die Vergabestelle ausüben, nehmen Sie den Passus zum Anlass einer Rüge.
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