Was Sie bei Nebenangeboten beachten sollten
Ein Nebenangebot soll es Ihnen als Bietern grundsätzlich ermöglichen bei Ausschreibungen, neben dem Hauptangebot eine Alternative anzubieten. Dahinter steht die Hoffnung, dass diese ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis abbildet und damit als das attraktivste Angebot bezuschlagt wird, obwohl es von einigen Anforderungen im Leistungskatalog abweicht. Der Gesetzgeber hat – flankiert von der neuesten Rechtsprechung – die Zulässigkeit von Nebenangeboten weiter gestärkt. So sind nun grundsätzlich auch Nebenangebote zulässig, wenn das alleinige Bewertungskriterium der Preis ist (§ 35 Abs.2 S.3 VgV). Trotzdem haben Sie bei der Einreichung von Nebenangeboten einiges zu beachten.
Zuallererst möchte ich Sie an den Grundsatz erinnern, dass die Vergabestelle als Auftraggeber entscheidet, ob sie Nebenangebote überhaupt zulässt: Nur, wenn bereits in der Vergabebekanntmachung– oder im Zweistufigen Verfahren in der Interessensbestätigung – explizit die Möglichkeit von Nebenangeboten eingeräumt wurde, darf ein Nebenangebot auch gewertet werden. Wird die Vergabestelle ohne entsprechende Bekanntmachung mit einem Nebenangebot konfrontiert, darf sie dieses nicht bezuschlagen, selbst wenn es noch so attraktiv ist.
Warum müssen Nebenangebote vergleichbar sein?
Eine wichtige Anforderung, welches der Gesetzgeber an die Bewertung von Nebenangeboten stellt, ist die Vergleichbarkeit des Nebenangebotes mit den anderen Hauptangeboten. Nur wenn die Vergabestelle unterscheiden kann, an welchen Stellen Ihr Nebenangebot vom Hauptangebot abweicht, kann sie es zu den anderen Angeboten ins Verhältnis setzen und bewerten. Achten Sie also immer darauf, dass Ihr Nebenangebot sich eng an die Vorgaben der Leistungsbeschreibung hält und machen Sie offensiv die Stellen deutlich, an denen Ihr Nebenangebot von den Kriterien für das Hauptangebot abweicht. Halten Sie sich bei der Angebotserstellung immer das Ziel vor Augen. So kann die Vergabestelle problemlos aktenkundig machen, weshalb das Preis-Leistungs-Verhältnis Ihres Nebenangebotes besser ist als das der konkurrierenden Hauptangebote. Da die Bezuschlagung von Nebenangeboten schon überproportional häufig Gegenstand von Nachprüfungsverfahren war, sollten Sie so eindeutig und sauber formulieren wie möglich!
Warum müssen Nebenangebote die Mindestanforderungen erfüllen?
Anders als die Eignungsleihe können Sie das Nebenangebot nicht nutzen, um sich missliebiger Mindestanforderungen des Auftraggebers zu entledigen. Denn die Vergabestellen sind nach Vergaberecht dazu angehalten, Mindestanforderungen zu definieren, die alle Angebote erfüllen müssen, gleich, ob Haupt- oder Nebenangebot. Mit einem Nebenangebot können Sie also nicht ein Angebot mit einer geringeren als der geforderten Leistung zu einem niedrigeren Preis ins Spiel bringen. Das ist immerhin für alle Anbieter qualitativ hochwertiger Produkte und Dienstleistungen eine gute Nachricht. Sie brauchen keine Angst zu haben, dass ihre Angebote durch Dumping-Angebote niedrigerer Qualität sozusagen rechts überholt werden. Nebenangebote eignen sich andererseits hervorragend für Ausschreibungen, deren Anforderungen nicht exakt zum eigenen Produkt passen. Oder wenn sich zusätzlich zu den ausgeschriebenen Leistungen weitergehende Services zu einem verhältnismäßig attraktiven Preis aufsatteln lassen. Dazu zwei Beispiel-Ausschreibungen:
Beispiel-Ausschreibung 1
Eine Vergabestelle schreibt eine Straßenkehrmaschine aus, Nebenangebote sind zugelassen. Die Bewertungskriterien sind Preis (50 %), Service (30%) und Nutzerkomfort (20 %). Als Mindestanforderungen wird u.a. verlangt, dass das Fahrzeug über wenigstens 150 kW Motorleistung verfügt. An Einzelheiten zur Fahrerkabine sind lediglich die Mindestmaße angegeben.
Ein Anbieter hat mehrere Straßenkehrmaschinen im Angebot, ein in Frage kommendes Modell hat aber nur 145 kW, das nächstgrößere 180 kW und ist entsprechend hochpreisiger als das Modell der Konkurrenz, welches 155 kW Motorleistung hat. Der Anbieter kann aufgrund der Mindestanforderung nur das kW-stärkere Fahrzeug anbieten und entscheidet sich, mit dem größeren Modell ein Nebenangebot abzugeben. Darin hebt er neben der höheren kW-Zahl hervor, dass dieses Fahrzeug ein modernes Radio- und USB-Gerät sowie mehr Beinfreiheit und Fahrkomfort aufgrund einer großzügigeren Fahrerkabine mit ergonomischen Sitzen im Preis enthält. Die Vergabestelle stellt zunächst fest, dass das Nebenangebot die Mindestanforderungen eingehalten hat, und vergleicht dann anhand der vorgegebenen Wertungskriterien, welches Angebot das beste Preis-Leistungs-Verhältnis aufweist: das beste Hauptangebot oder das Nebenangebot mit einem höheren Preis, aber eben auch mehr Komfort. Da sowohl Preis als auch Nutzerkomfort definierte Entscheidungskriterien für den Auftraggeber sind, kann die Behörde hier ihren Ermessensspielraum nutzen und sich auf Basis einer nachvollziehbaren Begründung für das eine oder andere Angebot entscheiden. Die Chancen für das Nebenangebot haben sich durch die Hervorhebung zusätzlicher Leistungen erheblich verbessert, als wenn nur die Einhaltung der Mindestkriterien und der reine Endpreis verglichen worden wären.
Beispiel-Ausschreibung 2
Eine Vergabestelle schreibt die Beschaffung eines elektronischen Datenarchives (storage space) aus. Die Server sollen vom Anbieter gewartet werden und mit einer Herstellergarantie von fünf Jahren ausgestattet sein, das alleinige Wertungskriterium ist der Preis. Da Nebenangebote zugelassen sind, gibt ein Hersteller ein Hauptangebot mit einem attraktiven Preis für die Bereitstellung, Wartung und Garantie während fünf Jahren ab. In einem zusätzlichen Nebenangebot unterbreitet er in allen wesentlichen Parametern dieselbe Offerte, nur im Bereich Garantie bietet er abweichend eine Laufzeit von zehn Jahren für einen 5-prozentigen Aufschlag auf den Gesamtpreis an. Die Vergabestelle kann nun ihren Ermessensspielraum nutzen und vergleichen, ob das Preis-Leistungs-Verhältnis des Nebenangebotes besser ist als das der Hauptangebote (und ggf. auch weiterer Nebenangebote).
Wie kann ich die Bedürfnisse der Behörden gezielt ansprechen?
Sie sehen, es gibt vor allem im Produktmarkt so einige Gelegenheiten, die eigenen Chancen gegenüber anderen Bietern mittels eines Nebenangebotes zu erhöhen. Besonders da, wo Service, Sicherheit und Leistungsfähigkeit eine besonders große Rolle spielen, können Sie das in der Regel sehr hohe Sicherheitsbedürfnis von öffentlichen Institutionen gezielt für sich nutzen. Ein Nebenangebot mit einem Quäntchen mehr an Service oder Qualität zu platzieren, kann gegenüber anderen Bietern den entscheidenden Unterschied machen. In diesen Fällen muss es auch nicht immer ein günstigerer Preis sein, der am Ende sticht: Die Beispiele aus der Praxis zeigen, dass es nicht immer nur um das günstigste Angebot geht, sondern tatsächlich um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis!
