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Öffentliche Aufträge - Was Bieter wissen müssen

Öffentliche Aufträge - was Bieter wissen müssen

Jährlich vergibt die öffentliche Hand in Deutschland Aufträge in Höhe eines dreistelligen Milliardenbetrages an private Unternehmen. Der Anteil öffentlicher Aufträge am BIP der Europäischen Union wird auf mehr als 16 % geschätzt. Nachgefragt werden Güter und Leistungen fast aller Wirtschaftszweige, von Verbrauchsgütern bis zu technischen Großgeräten.

 

Das öffentliche Auftragswesen ist ein wichtiger Wirtschaftsfaktor mit Bedeutung für nahezu alle Branchen, da öffentliche Aufträge nicht nur Bauvorhaben oder Bauleistungen sowie Lieferleistungen, sondern auch Dienstleistungen betreffen.

Gerade Ausschreibungen und Vergabeverfahren der öffentlichen Hand können für Unternehmen ein attraktives Betätigungsfeld sein. Wer die öffentliche Hand als Kunde gewinnt, verfügt über eine aussagekräftige Referenz, so dass es durchaus Unternehmen gibt, die sich auf Kunden der öffentlichen Hand spezialisiert haben.

 

Was ist ein öffentlicher Auftrag? - eine Definition

Der Begriff des öffentlichen Auftrags ist in § 103 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) definiert.

Öffentliche Aufträge im vergaberechtlichen Sinne sind entgeltliche Verträge zwischen einem öffentlichen Auftraggeber, zumeist staatliche oder staatlich beherrschte Institutionen, also etwa Behörden von Bund, Ländern und Gemeinden, und einem privaten Unternehmen zur Beschaffung von Liefer-, Dienst- oder Bauleistungen.

Was bedeutet "entgeltlicher" Vertrag?

Der Begriff der Entgeltlichkeit verweist darauf, dass es bei dem Vertrag nicht um reine (unentgeltliche) Gefälligkeiten gehen darf, sondern ein Geldbetrag im Sinne eines Entgelts oder einer Zahlung bzw. sonstige geldwerte Leistungen als Gegenleistung für das Erbringen der Leistung zum Gegenstand hat. Die Gegenleistung muss nicht immer in einer Vergütung in Geld bestehen, sondern kann jeder geldwerte Vorteil für das beauftragte Unternehmen sein.

 

Was kann Gegenstand eines öffentlichen Auftrags sein?

Öffentliche Aufträge werden je nach Auftragsart in

  • Bauaufträge,
  • Lieferaufträge oder
  • Dienstleistungsaufträge

unterschieden.

Bei einem Bauauftrag kann es zum Beispiel um die Errichtung eines öffentlichen Gebäudes gehen, wozu der öffentliche Auftraggeber mit dem Auftragnehmer einen sogenannten Werkvertrag schließt.

Bei Lieferaufträgen geht es um die Beschaffung (Lieferung) von Waren, wozu auch Energie, also Strom und Gas zählen kann.

Dienstleistungsaufträge schließlich betreffen alle sonstigen Leistungen, die nicht als Bau- oder Lieferauftrag anzusehen sind, zum Beispiel die Reinigung oder Bewachung eines Gebäudes.

 

Wie erfährt man von einer öffentlichen Auftragsvergabe?

Öffentliche Aufträge müssen im Wettbewerb und im Wege transparenter und diskriminierungsfreier Vergabeverfahren vergeben werden, die Teilnehmer an einem Vergabeverfahren sind gleich zu behandeln.

Öffentliche Aufträge müssen in der Regel ausgeschrieben werden. Das bedeutet, dass der Auftraggeber in einer sogenannten Auftragsbekanntmachung seine Absicht öffentlich bekannt machen muss, einen Auftrag vergeben zu wollen. Die Bekanntmachung enthält alle wesentlichen Wettbewerbsbedingungen sowie nähere Informationen über die Konditionen, sozusagen alles, was vom Auftraggeber für die Erfüllung des Auftrags als vereinbart vorgegeben wird.

In den sogenannten Vergabeunterlagen - das sind die Unterlagen, die den Bewerbern und Bietern in einem Vergabeverfahren vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden - werden die Angaben der Bekanntmachung konkretisiert und präzisiert.

Kernstück der Vergabeunterlagen ist die sogenannte Leistungsbeschreibung, in der der Auftraggeber den zu vergebenden öffentlichen Auftrag eindeutig und erschöpfend beschreiben muss, so dass für alle Angebote eine einheitliche Grundlage gilt. Bestimmte Angaben über vergebene Aufträge müssen ebenfalls in einer Bekanntmachung veröffentlicht werden.

 

Wie werden öffentliche Aufträge vergeben?

Will ein öffentlicher Auftraggeber einen öffentlichen Bauauftrag bzw. einen Liefer- oder Dienstleistungsvertrag vergeben, muss er ein förmliches Vergabeverfahren durchführen und sich an die Regeln des Vergaberechts halten.

Die Unternehmen, die sich um öffentliche Aufträge bewerben, haben einen durchsetzbaren Anspruch darauf, dass der Auftraggeber die gesetzlichen Vorschriften über das Vergabeverfahren einhält.

Öffentliche Vergabeverfahren über Aufträge, deren Wert oberhalb eines bestimmten Schwellenwertes liegt, werden europaweit durchgeführt und durch das europäische Vergaberecht geregelt; unterhalb dieser Schwellenwerte gilt das sogenannte Haushaltsvergaberecht für rein nationale Vergabeverfahren.

 

Was sind Beispiele für Verfahren zur Vergabe öffentlicher Aufträge?

Es gibt unterschiedliche Vergabeverfahren, die einem Auftraggeber zur Vergabe eines öffentlichen Auftrags zur Verfügung stehen.

Bei Vergaben über Aufträge, deren geschätzter Auftragswert den sogenannten EU-Schwellenwert erreicht, ist ein Standardverfahren für marktgängige Leistungen vorgeschaltet - zum Beispiel das offene Verfahren, dem in rein nationalen Vergabeverfahren die öffentliche Ausschreibung entspricht. Bei beiden Verfahren dürfen sich alle Unternehmen, die Interesse an dem öffentlichen Auftrag haben, bewerben.

Daneben gibt es auch Vergabeverfahren, an denen nur vom Auftraggeber ausgewählte Bewerber ein Angebot abgeben dürfen (nicht offene Verfahren bzw. beschränkte Ausschreibung).

Vergabeverfahren, in denen über den Angebotsinhalt und die Preise verhandelt werden darf (Verhandlungsverfahren bzw. Verhandlungsvergaben oder Freihändige Vergaben), sind nur in besonderen Ausnahmen zugelassen.

Daneben gibt es europaweite Vergabeverfahren für besondere Auftragsarten (Wettbewerblicher Dialog und Innovationspartnerschaft). Welches Vergabeverfahren zulässig und sinnvoll ist, richtet sich dabei u. a. auch nach der Art und den Charakteristika des jeweiligen öffentlichen Auftrags.

 

Was sind die Grundzüge eines Vergabeverfahrens über einen öffentlichen Auftrag?

Vergabeverfahren sind formale, in ihrem Ablauf und via Verfahrensfristen strukturierte, unter Umständen mehrstufige Verfahren, die bestimmten Regeln folgen, die zusammengefasst als Vergaberecht bezeichnet werden.

Grundzüge des Vergaberechts sollten auch Unternehmen kennen, die sich an Vergabeverfahren der öffentlichen Hand mit einem Angebot beteiligen wollen.

Bewerber um einen öffentlichen Auftrag müssen in einem öffentlichen Vergabeverfahren ihre Eignung für den konkreten Auftrag, also etwa ihre technische und fachliche Leistungsfähigkeit, durch entsprechende Unterlagen und Nachweise belegen. Die Angebote werden in den Vergabeverfahren in formaler und inhaltlicher Hinsicht sowie im Hinblick auf ihre Auskömmlichkeit geprüft und gewertet.

Das wirtschaftlichste Angebot, das schließlich den Zuschlag erhält, ist das Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Dieses wird auf der Grundlage der vorab veröffentlichten Zuschlagskriterien auf der letzten Wertungsstufe ermittelt.

Als Zuschlagskriterium kann der Auftraggeber allein den Preis vorgeben; er darf aber auch andere Kriterien heranziehen, zum Beispiel

  • Qualität der Leistung,
  • Lieferzeit oder auch
  • umweltbezogene,
  • soziale oder
  • innovative Kriterien.

Die Zuschlagskriterien, inklusive der Unterkriterien, sind vorab festzulegen und bekanntzumachen und dürfen während des Vergabeverfahrens nicht geändert werden.

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