Der einfache Weg zur gelungenen Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen

Anne Becker
Beitrag von Anne Becker am 07.01.20 10:00 Uhr   |   Themen: Auftragsmanagement, Öffentliche Vergabe

DTAD_BLOG_Der einfache Weg zur öffentlichen Ausschreibung

Das englische Zitat „Two sides of the same coin“ ist Ihnen sicherlich bekannt. Auch im Bereich der öffentlichen Ausschreibungen gibt es immer zwei Seiten der Medaille. Die Rede ist hier von Auftraggebern und Auftragnehmern. Die gemeinsamen Ziele: Einerseits die erfolgreiche Vergabe von Aufträgen und anderseits das erfolgreiche Gewinnen neuer Aufträge oder Kunden. Der vorliegende Beitrag soll Bietern, die sich erstmals mit öffentlichen Ausschreibungen befassen, als thematische Starthilfe dienen, um die Prozesse dahinter besser zu verstehen und sich so optimal und effizient für kommende Ausschreibungen vorzubereiten.

Wie Sie öffentliche Ausschreibungen effizient und erfolgreich managen

Ihr Unternehmen hat sich entschieden: In 2020 möchte es verstärkt auf die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen setzen, um sein volles Potenzial auszuschöpfen. 

Die Gedanken an aufwändiges Sichten von Unterlagen, ein schier endloser und undurchsichtiger Ausschreibungsprozess, knappe Fristen und die Ihrerseits aufwändige interne Nachbereitung lassen Sie allerdings zögern. Doch wo früher das Argument „Ausschreibungen sind zu aufwendig und wenig erfolgsversprechend" galt, lohnt sich heute ein genauer Blick.

Denn professionelle Online-Plattformen, wie DTAD 360, unterstützen mittlerweile umfassend im Ausschreibungsprozess und erleichtern Ihnen und Ihrem Team die tägliche Arbeit. Ein weiterer Pluspunkt: Wo es früher organisatorisch und aufgrund fehlender Ressourcen häufig gar nicht möglich war, sich parallel an mehreren Ausschreibungen zu beteiligen, unterstützen Sie heute eben diese digitalen Lösungen bei einem ressourcensparenden Vorgehen.

Im Folgenden stellen wir Ihnen die wichtigsten Phasen einer öffentlichen Ausschreibung vor und zeigen Ihnen, wie DTAD 360 Ihnen zielführend in den einzelnen Schritten unter die Arme greift.

Phase 1 oder „Aller Anfang ist schwer": Die Recherche nach geeigneten Ausschreibungen

Bei der Suche nach relevanten Ausschreibungen handelt es sich sicherlich um einen der zeitaufwendigsten Schritte. Hierbei geht es aus Bietersicht darum, schnellstmöglich und bestenfalls vor dem Wettbewerb die für das Unternehmen wichtigen Ausschreibungen zu finden. Tausende analoge und digitale Quellen mit Auftragsinformationen stehen dabei zur Verfügung. Der Nachteil einer täglich manuellen Recherche wird schnell deutlich: Sie und Ihr Team verlieren viel Zeit, um die einzelnen Quellen zu sichten, auszuwerten und schriftlich nachzufassen.

Mit DTAD 360 erhalten Sie jährlich mehr als 700.000 gut strukturierte Auftragsinformationen. Intelligente Suchprofile vereinfachen dabei die Recherchetätigkeit. Einmal eingerichtet, erhalten Sie täglich E-Mail Updates mit anvisierten Auftragschancen. Die manuelle Suche entfällt. Ihr Unternehmen spart nicht nur pures Geld, sondern schont gleichzeitig die personellen Ressourcen.

Phase 2 oder „Richtig analysiert ist halb gewonnen": Die Angebotsvorbereitung

In dieser Phase haben Sie die bereits passende Ausschreibung für Ihr Unternehmen gefunden. Jetzt heißt es, die Unterlagen zu sichten und zu analysieren. Im Vorfeld jeder Angebotsabgabe sollten Sie und Ihr Team sich dabei vielfältige Fragen stellen: Können Sie den Auftrag alleine stemmen? Oder benötigen Sie eventuell Subunternehmer, um Teilaufgaben zu erledigen?

Darüber hinaus sollten Sie recherchieren, wie Ihre Auftragschancen stehen und welche Mitbewerber Sie bereits im Vorfeld ausmachen können. DTAD Analytics unterstützt Sie genau bei diesen unsicheren Schritten. Denn anhand von gesammelten Daten lassen sich Prognosen dazu ableiten, wie hoch Ihre Chancen auf eine erfolgreiche Ausschreibung sind. Noch bevor Sie in die weiteren Schritte der Angebotserstellung und -abgabe gehen, erhalten Sie so Informationen darüber, ob sich eine Teilnahme lohnt oder es schlichtweg besser wäre, das Angebot zu verwerfen.

Werfen Sie zusätzlich einen tiefgehenden Blick auf die geforderten Nachweise und prüfen Sie rechtzeitig, ob Sie diese bereits vollständig vorliegen haben bzw. welche Nachweise Sie gegebenenfalls intern nachfassen oder sogar nachfordern müssen. Auch hierbei ist sicherlich der Zeitaufwand eine große Herausforderung. In den Ausschreibungsunterlagen sind Fristen gesetzt, die Sie für die Angebotsabgabe unbedingt im Auge behalten sollten. Andernfalls riskieren Sie bereits sehr früh Ihren Ausschluss.

Phase 3 oder „Hallo, Hallo": Die erste Kontaktaufnahme

Die Prognose für Ihre Ausschreibungsteilnahme ist vielversprechend. In diesem Schritt nehmen Sie Kontakt mit der Vergabestelle auf und stellen sich und Ihre Unternehmung schriftlich oder telefonisch vor.

Um gleich den richtigen Ansprechpartner zu finden, stehen Ihnen in DTAD 360 vielfältige integrierte Kontaktmöglichkeiten zu mehr als 100.000 Entscheidern, Projektbeteiligten, Planern, Bauherren und Architekten zur Verfügung. Auch mit dem Modul Firmen & Vergabestellen erhalten Sie eine weitere Möglichkeit, direkt mit Vergabestellen in Kontakt zu treten.

Phase 4 oder „Der Preis ist heiß": Die Angebotserstellung

Sie sind perfekt vorbereitet? Dann geht es jetzt an die Angebotserstellung inkl. der Preiskalkulation. Achten Sie in dieser Phase erneut auf die formale Richtigkeit und prüfen Sie Ihr Angebot im Vier-Augen-Prinzip mehrfach. Formale Fehler führen direkt zum Ausschluss bei der Ausschreibung, was an dieser Stelle mehr als ärgerlich wäre.

Um sich darüber hinaus optimal und umfassend zu den rechtlichen Kriterien bei Ausschreibungen zu informieren, unterstützt Sie das DTAD Glossar mit zahlreichen nützlichen Informationen. Auch im DTAD Blog finden Sie jede Menge vergaberechtlicher Tipps und Tricks, um Ihr Angebot formal korrekt zu erstellen.

Phase 5 oder „Fragen kostet nichts": Die Bieterfragen

Vor der finalen Abgabe Ihres Angebotes erhalten Sie durch die Vergabestelle oftmals die Möglichkeit, Bieterfragen zu stellen. Allerdings gilt auch hier die Vermeidung von Formfehlern. 

Mit der DTAD Vergabesprechstunde erhalten DTAD Kunden die kostenfreie Möglichkeit, ihre Fragen u. a. zu aktuellen Ausschreibungen oder der Bearbeitung von Vergabeunterlagen individuell mit Vergaberechtsanwälte zu klären. Nutzen auch Sie dieses Service-Angebot für Ihren Akquisevorsprung.

Ein wichtiger Hinweis an dieser Stelle: Mit der Beantwortung der Bieterfragen durch die Vergabestelle kann es zu Anpassungen in den Vergabeunterlagen kommen. Behalten Sie daher die Rückmeldungen hierzu jederzeit immer im Auge. 

Phase 6 oder „Sie haben fertig": Die Angebotsabgabe

Es ist geschafft. Sie können Ihr Angebot fristgerecht einreichen. Selbstverständlich haben Sie vorab akribisch geprüft, ob alle Unterschriften vorhanden, Kalkulationen beigefügt und Nachweise beigelegt sind.

Zu beachten ist, dass seit Oktober 2018 alle Angebote im Ober- und Unterschwellenbereich bei den zentralen Vergabestellen nur noch auf elektronischem Weg abgeben werden. Dabei handelt es sich um die sogenannte eVergabe. Auch hier unterstützt Sie DTAD 360. Mit dem DTAD E-Vergabe-Manager hat Ihr Team die Möglichkeit, bequem alle Zugangsdaten inkl. dazugehöriger Passwörter der unterschiedlichen eVergabe-Portale zentral im System zu hinterlegen. Aufwendig gepflegte Excel-Tabellen mit Passwort-Wüsten gehören der Vergangenheit an.

Phase 7 oder „Ihr gutes Recht": Die Möglichkeit der Rüge

Nach der Öffnung und Überprüfung auf formale Richtigkeit und fristgerechte Einreichung öffnet die Vergabestelle die eingegangenen Angebote und prüft diese. In einem nachgelagerten Schritt erhalten alle unterlegenen Bieter eine entsprechende Mitteilung durch die Vergabestelle.

Als Bieter haben Sie die Möglichkeit zur Rüge und 15 Tage Zeit, für Ihren Nachprüfantrag. Im Fall einer Rüge können DTAD Kunden dabei ebenfalls kostenfrei Gebrauch von der DTAD Vergabesprechstunde machen und ihre Fragen zur Rüge mit den Experten klären.

Im letzten Schritt gibt die Vergabestelle die Zuschlagserteilung sowie gegebenenfalls die Zuschlagsbegründung an alle Bieter bekannt.

Resümee oder „Unsere Lösung für Sie": DTAD 360

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Ausschreibungsprozess von der Recherche bis zur Möglichkeit der Rüge sehr vielseitig und komplex ist. DTAD 360 vereinfacht Ihnen und Ihrem Team die Arbeit hierbei erheblich. Wie dies im Detail ausschauen kann, sehen Sie in nur zwei Minuten in unserem DTAD 360 Produktvideo:

 

 

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