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So vermeiden Sie die drei Todsünden des Kalkulators

Dr. Alexander Seyferth
Beitrag von Dr. Alexander Seyferth am 11.01.18 15:04 Uhr   |   Themen: Auftragsmanagement

Drei-Todsuenden-des-KalkulatorsEgal, ob eines oder mehrere Bewertungskriterien – der Preis spielt in fast jeder Ausschreibung eine entscheidende Rolle. Und im Gegensatz zum privatgewerblichen Sektor sind Angebote nicht freibleibend: Der Bieter ist bis zum Ablauf der Bindefrist an das Angebot gebunden und verpflichtet, den Auftrag bei Zuschlagserhalt zu dem angegebenen Preis zu übernehmen, egal, ob dieser auskömmlich ist oder nicht! Umso wichtiger ist es, dass man bei der Angebotskalkulation alles richtig macht und auch bei komplexeren Anforderungen stets die Übersicht behält. 

Nimmt man sich eine beliebige Ausschreibung und wirft einen Blick auf das Preisblatt, könnte man den Eindruck gewinnen, dass nichts so einfach zu leisten ist wie die Angabe eines Preises bei einer öffentlichen Ausschreibung. In aller Regel ist das Blatt oder die Datei, in der Sie Preise eintragen, recht übersichtlich und kumuliert meist in einem Netto- oder Brutto-Gesamtpreis, der dann seitens der Vergabestelle zur Angebotswertung herangezogen wird. Hinter dieser einfachen Gesamtpreis-Zahl verbergen sich aber nicht nur alle einzelnen, im Preisblatt transparent aufgelisteten Posten, sondern auch die Summe aller kostenverbundenen individuellen Anforderungen, vom Leistungsverzeichnis bis zu den Zusätzlichen Vertragsbedingungen (ZVB). Daher ist es die erste Todsünde des Kalkulators, nicht alle Posten in der Kalkulation zu berücksichtigen.

1. Todsünde: Das unauskömmliche Angebot 

Im Rahmen Ihres Angebotes schulden Sie dem Auftraggeber alles das, was in der Leistungsbeschreibung, den weiteren Unterlagen und in Ihrem Angebot steht – nicht mehr, aber eben auch nicht weniger. Daher ist es für eine ordentliche Angebotskalkulation essentiell, jede Leistungsanforderung daraufhin zu überprüfen, ob sie Kosten aufwerfen, die an den Auftraggeber weitergegeben werden müssen. Das können in den Besonderen Vertragsbedingungen (BVB) versteckte Anforderungen sein wie etwa die kostenlose Beseitigung von Verpackungsmüll, aber auch Aufwendungen wie für die Gestellung eines Vorführwagens im Fahrzeugbereich oder für regelmäßige Abstimmungstermine im Rahmen von Projektarbeit im IT-Bereich.

Tipp 

Da die Summe der einzelnen Anforderungen große Auswirkungen auf die Gesamtkalkulation hat, rate ich Ihnen, alle kostenauslösenden Faktoren in den Vergabeunterlagen gesondert zu markieren. Das erstreckt sich ausdrücklich auch auf die Bieterkommunikation, da sich ein Großteil der Bieterfragen und -antworten um kalkulatorische Themen dreht. Vor der Zusammenstellung der Gesamtkalkulation sammeln Sie alle entsprechend markierten Punkte noch einmal und überprüfen, ob diese auch alle in Ihrer Kalkulation berücksichtigt sind!

Beispiel

Das technische Hilfswerk (THW) schreibt die Lieferung von 500 Sicherheitsanzügen aus. Die Vergabe erfolgt von einer Sektion aus Thailand, da diese Einheit des THW dort zurzeit in einem Katastrophenschutz-Einsatz stationiert ist. Das Preisblatt ist eine sehr detaillierte Bietermatrix, die den Anschein erweckt, dass jedes Detail bepreist werden kann und alle Einzelposten in einem Gesamtpreis pro Anzug kumulieren. In den Zusätzlichen Vertragsbedingungen (ZVB) steht, dass die Anlieferung der Ware frei Haus erfolgt und der Erfüllungsort der Standort des Nutzers ist. Ein Bieter überliest diesen Passus in den ZVB und unterlässt es, die Anlieferungskosten in sein Angebot einzukalkulieren. Naturgemäß wird sein Angebot als günstigstes Angebot bezuschlagt und der Bieter muss den Auftrag ausführen, auch wenn dieser durch die hohen Anlieferungskosten nach Thailand nicht auskömmlich ist.

2. Todsünde: Die tolerierte Intransparenz

Schön also, wenn Sie alle wichtigen Posten auch in Ihr Angebot einkalkulieren – ärgerlich, wenn ein Wettbewerber dies nicht tut und trotz eines unauskömmlichen Preises dann beauftragt wird. Stellen Sie sich vor, Sie wären im oben aufgeführten Beispiel ein Bieter, der ein gutes, auskömmliches Angebot abgegeben hat. Zwar entbehrt die Situation aus diesem Blickwinkel nicht einer gewissen Schadenfreude, aber das Lachen bleibt Ihnen doch im Halse stecken, sobald Sie realisieren, dass der Schaden Ihres Konkurrenten für Sie natürlich einen verpassten Auftrag bedeutet.

Daher macht es im Bereich kalkulationsrelevanter Leistungsanforderungen Sinn, aktiv an einer gewissen Transparenz zu arbeiten. Nicht umsonst drehen sich die meisten Bieterfragen um Aspekte, die sich auf den Preis auswirken. Gerade die Posten, die relativ versteckt in den Unterlagen enthalten sind, aber dennoch große Auswirkungen auf den Gesamtpreis haben, sollten daher über eine Bieterfrage in den Fokus auch der anderen Bieter gerückt werden.

So vorteilhaft es ist, bei konzeptionellen Dingen wie etwa benötigten Ortskenntnissen oder dergleichen über mehr Detailwissen als die Mitbewerber zu verfügen, so sehr kann sich das im Bereich der Kalkulation zum eigenen Nachteil auswirken. Besonders ärgerlich ist es, wenn ein Konkurrent eine Ausschreibung nur deshalb gewinnt, weil er einen versteckten Posten für die Kalkulation übersehen hat, und es ihm dann auch noch gelingt, den Auftrag mittels Nachforderungen doch noch attraktiv zu gestalten! Daher rate ich Ihnen, zu solchen Posten vorsichtshalber eine einfache präzisierende Nachfrage zu stellen, die im obigen Fall wie folgt aussehen könnte:

Beispiel

Sehr geehrte Damen und Herren, … den Zusätzlichen Vertragsbedingungen ist unter Punkt xy zu entnehmen, dass die Lieferung der Ware frei Haus und an den Erfüllungsort des Auftraggebers zu erfolgen hat. Müssen wir demzufolge davon ausgehen, dass Transport und Lieferung der 500 Sicherheitsanzüge an den THW-Standort in Thailand in das Angebot inkludiert werden müssen? Bitte bestätigen Sie uns dies im Rahmen einer Bieterinformation- ..."

3. Todsünde: Zu viel ist zu viel

„Ein gutes Pferd springt nie höher als es muss.“ Dieser gute alte Spruch gilt insbesondere für die Angebotskalkulation bei öffentlichen Vergaben: Sie schulden nur das, was ausgeschrieben ist! Hüten Sie sich davor, irgendetwas Kostenrelevantes in Ihr Angebot aufzunehmen, was nicht verlangt ist oder keine zusätzlichen Bewertungspunkte bringt!

Insbesondere lohnt es sich in der Regel nicht, für den Kunden mitzudenken: Wenn Sie eine teurere Produktvariante für Ihr Angebot wählen, weil Sie glauben, dass die Behörde damit besser zurechtkommt, ist das zwar sehr honorig und kundenorientiert gedacht. Leider kann die Behörde das aber gar nicht honorieren, da sie im Vorfeld der Ausschreibung Bewertungskriterien vorgegeben hat und einzig an diesen eine Vergabe-Entscheidung bemessen kann!

Tipp

Selbst wenn aus Ihrer intensiven Marktkenntnis heraus Ihnen etwas in der Leistungsbeschreibung nicht stimmig vorkommt, ignorieren Sie dies einfach und orientieren Sie sich zunächst weiter ausschließlich an den gestellten Anforderungen. Wenn Sie den Zuschlag erhalten, können Sie immer noch auf den Auftraggeber zugehen und ihn darauf aufmerksam machen, dass Sie Probleme in der Beschaffung sehen. Diese können Sie natürlich beheben und gleich anbieten, dies gegen einen bestimmten Betrag vorzunehmen. Wenn dieser dann weniger als 10 % der Gesamt-Umsatzsumme der (europaweiten) Ausschreibung ausmacht, braucht die Vergabestelle dies nicht noch einmal auszuschreiben und kann frei mit ihnen verhandeln (§132 Abs. 3 GWB). Also besser während der Ausschreibung möglichst eng an dem ausgeschriebenen Leistungskatalog bleiben, um danach ohne Wettbewerb nachzuverhandeln und dabei lukrative Ergebnisse zu erzielen!      

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