10 Tipps für Ihr Neukundengeschäft mit der öffentlichen Hand

DTAD Redaktionsteam
Beitrag von DTAD Redaktionsteam am 15.07.21 08:32 Uhr   |   Themen: Öffentliche Vergabe

DTAD_10 Tipps für Ihr NeukundengeschäftMehr als 40.000 Vergabestellen vergeben jährlich Aufträge in Höhe eines dreistelligen Milliardenbetrags. Die formalen Anforderungen bei der öffentlichen Vergabe sind hoch und führen immer wieder zu Ausschlüssen von Bieterfirmen. Gerade Newcomer im Bereich öffentlicher Ausschreibungen verfügen (noch) nicht über einen New-Business-Bereich, der sich federführend dem Thema widmet. Mitarbeitende kommen so erstmals mit der Bearbeitung von Ausschreibungen in Kontakt.

Wir haben zehn Tipps zusammengestellt, die Ihnen den Weg zur erfolgreichen Ausschreibungsteilnahme ebnen.

Tipp 1: Bilden Sie eigene Expert:innen aus

Bestimmen Sie „Ausschreibungsbeauftragte“, die Erfahrung mit öffentlichen Ausschreibungen sammeln und anderen Teammitgliedern Tipps im Umgang mit den oft komplizierten Vorgaben geben können.

Tipp 2: Finden Sie erfolgversprechende Ausschreibungen

Nutzen Sie eine professionelle Akquiseplattform. Diese scannt binnen Sekunden tausende Quellen, findet die für Sie relevanten Ausschreibungen und zeigt direkt, wie hoch Ihre Chancen zur Auftragsgewinnung sind.

Tipp 3: Behalten Sie alle Fristen im Blick

Nach rechtzeitiger Anforderung der Vergabeunterlagen sind vor allem die Abgabefristen bindend. Bieterfirmen tragen allein das Risiko einer verspäteten Zustellung. Bei E-Vergabe-Plattformen müssen alle Dateien vor Fristablauf vollständig hochgeladen sein.

Tipp 4: Erbringen Sie alle geforderten Nachweise

Achten Sie darauf, dass Sie alle benötigten Dokumente (nicht älter als drei Monate) rechtzeitig zur Abgabe an einer zentralen und allen bekannten Stelle vorliegen haben. Insbesondere Transparenz im Team beugt hektischen Momenten kurz vor Angebotsabgabe vor.

Tipp 5: Beachten Sie Aufbau und Form

Die Angebots- und Bewerbungsbedingungen (inkl. Reihenfolge der Unterlagen) sind oft zwingend vorgegeben. Selbst kleine Abweichungen können zu Formfehlern führen. Der Teilnahmeausschluss droht.

Tipp 6: Halten Sie alle Anforderungen ein

Bei detaillierter Leistungsbeschreibung halten Sie sich exakt an die Anforderungen der Vergabestelle. Nehmen Sie keine Streichungen oder Ergänzungen vor und achten Sie auf die vollständige Bearbeitung aller Punkte sowie auf eine nachvollziehbare Angebotskalkulation.

Tipp 7: Entfernen Sie eigene AGBs

Es gelten die allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGBs) der ausschreibenden Stelle. Somit dürfen an keiner Stelle die AGBs des Bieters beigefügt sein. Dies gilt als Veränderung der Vergabeunterlagen und führt zum sofortigen Ausschluss.

Tipp 8: Vermeiden Sie fehlende Unterschriften

Das Angebot muss mit einer rechtsverbindlichen Unterschrift (bzw. elektronischen Signatur) an allen hierfür vorgesehenen Stellen unterzeichnet sein. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit zum Prüfen dieses Punktes. Schnell werden entscheidende Stellen übersehen.

Tipp 9: Räumen Sie Unklarheiten rechtzeitig aus

Bieter und Vergabestellen interpretieren Leistungsverzeichnisse teils unterschiedlich. Schließen Sie rechtzeitig Missverständnisse durch schriftliche Aufklärungsversuche aus. Bei Mängeln müssen Sie den Auftraggeber darauf hinweisen (Rüge).

Tipp 10: Nehmen Sie die Herausforderung an

Obwohl die Vorgaben streng, die Dokumente zahlreich und die Hürden teilweise groß sind – die Chancen für Sie sind es auch. Stellen Sie sich der Herausforderung. Das Expertenteam des DTAD unterstützt Sie gern mit weiteren Tipps und relevanten Ausschreibungen. 

Öffentliche Ausschreibungen einfach finden und verwalten

Mit dem DTAD und seiner Akquiseplattform DTAD 360 erhalten Sie Zugang zu über 220.000 aktuellen Ausschreibungen. Filtern Sie gezielt nach relevanten Projekten und erhalten Sie in Echtzeit Updates bei Veränderungen. Akquiseprognosen, Marktanalysen und ein CRM-System stehen neben detaillierten Auftragsinformationen bereit. 

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