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Verhandlungsverfahren

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Was ist das Verhandlungsverfahren? - eine Definition

Das Verhandlungsverfahren ist eines der Verfahren zur Vergabe öffentlicher Aufträge, deren geschätzter Auftragswert oberhalb der EU-Schwellenwerte liegt.

Im Verhandlungsverfahren wenden sich öffentliche Auftraggeber an (ein oder mehrere) ausgewählte Unternehmen, um mit diesen über die Angebote zu verhandeln.

Das Verhandlungsverfahren zählt zur Gruppe mehrstufiger Verfahren: Zur Auswahl der geeigneten Bewerber, mit denen verhandelt werden soll, ist den Verhandlungen zunächst ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb vorzuschalten. Der Teilnahmewettbewerb wird auch Bewerbungsphase genannt. Ihm folgt die eigentliche Verhandlungs- oder Angebotsphase. Auf den öffentlichen Teilnahmewettbewerb darf nur unter bestimmten besonderen Voraussetzungen verzichtet werden.

 

Wie unterscheidet sich das Verhandlungsverfahren von anderen Verfahrensarten?

Wie der Name schon sagt, darf der Auftraggeber im Verhandlungsverfahren mit den Bieter über sämtliche Angebotsinhalte und insbesondere auch den Preis verhandeln. Das ist bei den klassischen EU-weiten Verfahrensarten, also Ausschreibungen im Offenen Verfahren und im Nicht-offenen Verfahren nicht erlaubt.

Ausgenommen von den Verhandlungen sind allein die vom Auftraggeber im Vorhinein festgelegten Mindestbedingungen sowie die Zuschlagskriterien zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes.

Wie bei den anderen öffentlichen Vergabeverfahren auch, richtet sich der Ablauf des Verhandlungsverfahrens nach den Vorgaben des Vergaberechts.

Im Unterschied zu den anderen Verfahrensarten, namentlich dem Offenen und Nicht-offenen Verfahren, ist das Verhandlungsverfahren formal weniger streng reguliert. Oberhalb der EU-Schwellenwerte enthält aber etwa die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge, kurz: Vergabeverordnung (VgV), aber einige Leitplanken zur Verfahrensgestaltung. Die Gestaltung und Durchführung des Verhandlungsverfahrens muss zudem den Grundsätzen des Vergaberechts, insbesondere dem Transparenz-, Wettbewerbs- und Gleichbehandlungsgrundsatz, entsprechen.

 

Welche Verfahren entsprechen dem Verhandlungsverfahren bei Auftragsvergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte?

Unterhalb der Schwellenwerte entsprechen dem Verhandlungsverfahren die Vergabeverfahren der Freihändigen Vergabe für öffentliche Bauaufträge im Anwendungsbereich der VOB/A bzw. der Verhandlungsvergabe über öffentliche Liefer- und Dienstleistungen im Anwendungsbereich der UVgO.

Anders als das Offene oder Nicht-offene Verfahren - bzw. unterhalb der Schwellenwerte die Öffentliche Ausschreibung oder Beschränkte Ausschreibung mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb - darf der Auftraggeber das Verhandlungsverfahren bzw. die Verhandlungsvergabe oder die Freihändige Vergabe nur bei Vorliegen besonderer Voraussetzungen wählen.

 

Was ist ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb?

Das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb ist ein mehrstufiges Vergabeverfahren.

In einem ersten Schritt führt der Auftraggeber zunächst einen öffentlichen Teilnahmewettbewerb durch, indem er in einer EU-weiten Auftragsbekanntmachung alle interessierte Unternehmen zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auffordert.

Im Unterschied zum Offenen Verfahren handelt es sich beim Verhandlungsverfahren also um ein zweistufiges Verfahren: Der Verhandlungs- oder Angebotsphase geht zunächst eine Bewerbungsphase, der öffentliche Teilnahmewettbewerb, dem zumeist eine Art "Filterfunktion" zukommt, voraus.

Wie läuft der öffentliche Teilnahmewettbewerb ab?

In dem vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb kann jedes an dem ausgeschriebenen Auftrag bzw. dem Vertrag interessierte Unternehmen einen Teilnahmeantrag abgeben.

Mit dem Teilnahmeantrag "bewerben" sich die am Auftrag interessierten Unternehmen sozusagen um die Teilnahme an dem weiteren Verhandlungsverfahren durch Abgabe eines Erstangebotes. Hierzu übermitteln sie in ihrem Teilnahmeantrag die Unterlagen, die von der Vergabestelle in der Bekanntmachung festgelegt wurden, um die Eignung der Unternehmen prüfen zu können.

Der Auftraggeber prüft die Vollständigkeit der Unterlagen und bewertet diese inhaltlich. An den späteren Verhandlungen können nur solche Unternehmen teilnehmen, die nach der Auswertung der Eignungsunterlagen vom Auftraggeber hierzu aufgefordert werden.

Der Auftraggeber darf sich die am besten geeigneten Unternehmen aussuchen; er kann die Anzahl derjenigen Bewerber, mit denen er in Verhandlungen treten will, beschränken. Hierzu muss er objektive, nichtdiskriminierende Auswahlkriterien in der Bekanntmachung veröffentlichen. Derartige Auswahlkriterien können zum Beispiel die Qualität bzw. die Vergleichbarkeit der von den Bewerbern eingereichten Referenzen sein.

 

Was ist ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb?

Dem Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb geht keine Auftragsbekanntmachung voraus, die Unternehmen werden also nicht öffentlich über eine Bekanntmachung dazu aufgefordert, Teilnahmeanträge abzugeben.

Der Auftraggeber wendet sich vielmehr direkt an das oder die von ihm ausgewählte/n geeignete/n Unternehmen und fordert es/sie unmittelbar auf, ein Erstangebot abzugeben.

 

Wie ist der Ablauf des Verhandlungsverfahrens?

Im Verhandlungsverfahren ist - anders als im Offenen oder Nichtoffenen Verfahren - der Leistungsgegenstand nicht bereits in der Ausschreibung in allen Einzelheiten festgeschrieben. Das Verhandlungsverfahren setzt einen dynamischen Prozess in Gang, in dem sich durch Verhandlungen sowohl auf Nachfrage- als auch auf Angebotsseite Veränderungen ergeben können.

Auftraggeber und potentielle Auftragnehmer verhandeln über den Auftragsinhalt und die Auftragsbedingungen solange, bis klar ist, wie die Leistung beschaffen sein soll, zu welchen Konditionen der Auftragnehmer diese liefert und grundsätzlich auch, zu welchem Preis geliefert wird.

Bei der Gestaltung des Verhandlungsverfahrens ist der Auftraggeber relativ frei. So ist es zum Beispiel ihm überlassen, wie viele Verhandlungsrunden er vorsieht, wie lange die einzelnen Verhandlungen dauern und welche oder wie viele Teilnehmer seitens des Bieters er zulässt.

Grundsätzlich muss zumindest eine Verhandlungsrunde durchgeführt werden. Der Auftraggeber kann den Auftrag aber auch an ein Erstangebot, also ohne weitere Verhandlungen vergeben, wenn er sich diese Möglichkeit - zum Beispiel in der Auftragsbekanntmachung - vorbehalten hat.

Der Auftraggeber ist schon aus Gründen der Verfahrenstransparenz gehalten, den Bietern während des Verfahrens mitzuteilen, worüber jeweils verhandelt werden soll. Er muss die Bieter, deren Angebote weiter im Verfahren berücksichtigt werden sollen, über etwaige Änderungen der Leistungsbeschreibung, insbesondere der technischen Anforderungen oder anderer Bestandteile der Vergabeunterlagen unterrichten.

Den Bietern ist ausreichend Zeit zu geben, um ihre Angebote zu ändern und - soweit erforderlich - überarbeitete Angebote einzureichen.

Beabsichtigt der Auftraggeber, die Verhandlungen abzuschließen, so teilt er dies den verbleibenden Bieter mit; zugleich legt er eine einheitliche Frist für die Einreichung neuer oder überarbeiteter Angebote fest. Er vergewissert sich, dass die endgültigen Angebote die Mindestanforderungen erfüllen, und entscheidet dann über den Zuschlag bzw. die Auftragsvergabe auf der Grundlage der von ihm bekanntgemachten Zuschlagskriterien.

 

Worüber wird verhandelt?

Gegenstand der Verhandlungen sind die von den Bietern eingereichten Erst- und alle weiteren Angebote, die zunächst unverbindlich sind und daher im weiteren Verfahren angepasst werden können.

Verhandelt werden darf über den gesamten Angebotsinhalt sein; ausgenommen sind lediglich die in den Vergabeunterlagen vom Auftraggeber festgeschriebenen Mindestanforderungen und die Zuschlagskriterien. Die Verhandlungen zwischen Auftraggeber und Bietern dürfen aber nicht dazu führen, dass letztlich andere Leistungen beschafft werden, als ursprünglich angekündigt: Am Ende der Verhandlungen darf als Ergebnis also nicht etwas völlig anderes herauskommen als das, was ursprünglich ausgeschrieben wurde.

 

Wie wird verhandelt und mit wem wird verhandelt?

Der Verhandlungsprozess kann in aufeinanderfolgenden Stadien ablaufen, nach deren jeweiligem Ende einzelne Unternehmen ausscheiden, beispielsweise weil sie technisch nicht die gewünschte Leistung erbringen können oder wollen. Der Wettbewerbsgrundsatz gebietet es allerdings, dass der Auftraggeber grundsätzlich mit mehreren Bietern verhandeln muss.

Die Anzahl der Angebote, über die (weiter) verhandelt wird, kann der Auftraggeber auf Basis der veröffentlichten Zuschlagskriterien reduzieren, wenn er sich diese Möglichkeit vorbehalten hat.

Hierzu kann der Auftraggeber nach jeder Verhandlungsrunde ein Ranking erstellen, welche Angebote auf Basis der Zuschlagskriterien voraussichtlich eine Chance haben, den Zuschlag zu erhalten - und welche nicht. Letztere kann er bei den weiteren Verhandlungen unberücksichtigt lassen. In der Schlussphase des Verfahrens müssen allerdings noch ausreichend Angebote berücksichtigt werden, so dass ausreichender Wettbewerb gewährleistet ist; immer vorausgesetzt, dass ursprünglich überhaupt eine ausreichende Anzahl von Angeboten oder geeigneten Bietern vorhanden war.

 

Wie werden vertrauliche Angebotsinhalte geschützt?

Während der Verhandlungen muss der öffentliche Auftraggeber sicherstellen, dass alle Bieter bei den Verhandlungen gleichbehandelt werden. Er muss vor allem jede diskriminierende Weitergabe von Informationen unterlassen, durch die bestimmte Bieter gegenüber anderen begünstigt werden könnten.

Auch darf der Auftraggeber keine vertraulichen Informationen eines an den Verhandlungen teilnehmenden Bieters ohne dessen Zustimmung an andere Teilnehmer weitergeben.

 

Welche Fristen gelten im Verhandlungsverfahren?

Im Verhandlungsverfahren beträgt die Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge (Bewerbungs- oder Teilnahmefrist) mindestens 30 Tage; sie beginnt ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung durch den Auftraggeber. Macht eine vom Auftraggeber hinreichend zu begründende Dringlichkeit die Einhaltung der Mindest-Teilnahmefrist unmöglich, kann der öffentliche Auftraggeber auch eine kürzere Frist bestimmen. Diese Frist darf jedoch unter keine Umständen kürzer als 15 Kalendertage sein.

Die Frist für den Eingang der Erstangebote beträgt beim Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb mindestens 30 Tage; diese Frist beginnt mit dem Tag nach der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe. Bei elektronischer Übermittlung der Angebote - das ist der vorgeschriebene Regelfall - verkürzt sich diese Mindestfrist um fünf Tage. Die Standardfrist für die Erarbeitung und Einreichung der Erstangebote beträgt also 25 Kalendertage.

Selbstverständlich kann der Auftraggeber auch längere Fristen vorsehen. Er kann die Angebotsfrist mit den Bewerbern, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, auch im gegenseitigen Einvernehmen festlegen.

Allen Bewerbern muss dann die gleich Frist für die Einreichung der Angebote gewährt werden. Obersten Bundesbehörden steht diese Möglichkeit nicht offen. Wenn die Angebotsfrist nicht einvernehmlich festgelegt wird, beträgt diese mindestens zehn Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe.

Macht eine hinreichend begründete Dringlichkeit die Einhaltung der Angebotsfrist unmöglich, kann der Auftraggeber eine kürzere Frist festlegen. Allerdings darf auch diese Frist nicht kürzer als zehn Tage sein.

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