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Vergabevermerk
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Das müssen Sie über den Vergabevermerk wissen
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Was ist ein Vergabevermerk? - eine Definition
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Was gehört in einen Vergabevermerk?
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Wann muss ein Vergabevermerk geschrieben werden?
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Was gilt bei EU-weiten Vergabeverfahren?
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Was gilt bei nationalen Vergabeverfahren über Liefer- und Dienstleistungen?
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Wie schreibt man einen Vergabevermerk?
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WAS IST EIN VERGABEVERMERK? - EINE DEFINITION
Der Vergabevermerk dokumentiert den Ablauf eines Verfahrens zur Vergabe eines öffentlichen Auftrags in seinen wesentlichen Etappen und Entscheidungen.
Aus Gründen der Transparenz (§ 97 Abs. 1 GWB) statuiert das Vergaberecht eine öffentliche Auftraggeber treffende Dokumentationspflicht, das Vergabeverfahren von Beginn an fortlaufend zu dokumentieren. Der Vergabevermerk ist Teil der Dokumentation. Er muss das Vergabeverfahren in seinem konkreten Ablauf möglichst lückenlos und inhaltlich zutreffend abbilden, so dass die Vergabeentscheidung insgesamt nachvollzogen werden kann. Das Vergabeverfahren muss von Beginn an fortlaufend in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) dokumentiert werden.
Die Dokumentation dient der Kontrolle der Rechtmäßigkeit und ggf. der Zweckmäßigkeit des Vergabeverfahrens.
Die Dokumentation des Vergabeverfahrens kommt gerade für den Rechtschutz von Unternehmen eine besondere Bedeutung zu. Die Rechtmäßigkeit des Verfahrens kann meistens erst durch Einsicht in die "Vergabeakte" nachvollzogen werden.
Grundsätzlich gilt: Nicht dokumentierte Vorgänge haben nicht stattgefunden.
Eine fehlende, lückenhafte oder fehlerhafte Dokumentation geht zu Lasten des Auftraggebers. Unter bestimmten Voraussetzungen ist der Auftraggeber aber berechtigt, die Dokumentation auch noch im Nachprüfungsverfahren zu heilen.
WAS GEHÖRT IN EINEN VERGABEVERMERK?
Als Mindestinhalte gehören in eine Dokumentation bzw. in den Vergabevermerk der Ausschreibung eines öffentlichen Auftrags als einzelne Schritte zum Beispiel
- die Dokumentation der Kommunikation mit Unternehmen und interne Beratungen,
- die Vorbereitung der Auftragsbekanntmachung und die Vergabeunterlagen,
- die Angebotsabgabe und Öffnung der Angebote,
- Teilnahmeanträge und Interessensbestätigungen,
- die Verhandlungen und die Dialoge mit den teilnehmenden Unternehmen sowie
- die Gründe für Auswahlentscheidungen und den Zuschlag (vgl. § 8 Abs. 1 VgV).
WANN MUSS EIN VERGABEVERMERK GESCHRIEBEN WERDEN?
Die Pflicht zur Dokumentation der einzelnen Phasen des Vergabeverfahrens sowie der wesentlichen Entscheidungen und ihrer Begründung gilt für alle Verfahren der öffentlichen Auftragsvergabe.
Eine Ausnahme sieht § 8 Abs. 3 VgV für (Einzel-) Aufträge auf der Grundlage bestimmter Rahmenvereinbarungen vor. Für diese ist ein Vergabevermerk nicht erforderlich; enthält die Vergabebekanntmachung die geforderten Informationen, kann sich der Auftraggeber auf diese beziehen.
WAS GILT BEI EU-WEITEN VERGABEVERFAHREN?
Für EU-weite Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte ist der Mindestinhalt, den der Vergabevermerk haben muss, in § 8 Abs. 2 der Vergabeverordnung (VgV) festgelegt. Da die Vorschrift gem. § 2 S. 1 VgV auch für Vergabeverfahren über Bauaufträge anwendbar ist, enthält § 20 EU VOB/A nur noch eine Verweisung auf § 8 VgV.
Zum Mindestinhalt eines Vergabevermerks gehören
- Angaben zum Auftraggeber (Name und Anschrift),
- Angaben zum konkreten Auftrag (Auftragsgegenstand und Auftragswert),
- Angaben zu den für die Auftragsvergabe berücksichtigten bzw. nicht berücksichtigten Unternehmen (die Namen von Bewerbern und Bietern sowie die Gründe für die Berücksichtigung bzw. Nichtberücksichtigung),
- der Name des ausgewählten Bieters, inklusive der Gründe für seine Auswahl,
- ggf. auch die Begründung der Ablehnung von ungewöhnlich niedrigen Angeboten sowie
- die Gründe für die Durchführung eines Verhandlungsverfahrens oder wettbewerblichen Dialogs bzw. für die Durchführung eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb,
- Angaben für den Verzicht der Vergabe eines Auftrags,
- schließlich die Gründe für die Verwendung anderer als elektronischer Mittel und für die Einreichung von Angeboten, und - besonders wichtig -
- Gründe für die Zusammenfassung von Teil- oder Fachlosen sowie die Nichtangabe von Wertungskriterien.
Die Aufzählung in § 8 Abs. 2 S. 2 VgV ist nicht abschließend. Normalerweise sind weitere Angaben erforderlich sein, um das Vergabeverfahren ordnungsgemäß zu dokumentieren.
WAS GILT BEI NATIONALEN VERGABEVERFAHREN ÜBER LIEFER- UND DIENSTLEISTUNGEN?
Für nationale Vergabeverfahren unterhalb der EU-Schwellenwerte gibt § 6 der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) hinsichtlich der Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen keinen konkreten Mindestinhalt vor.
Die Vorschrift legt vielmehr allgemein fest, welchen Inhalt die Dokumentation aufweisen muss. Demnach ist das Vergabeverfahren von dessen Beginn an fortlaufend in Textform nach § 126b BGB zu dokumentieren, so dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden.
WAS GILT BEI NATIONALEN VERGABEVERFAHREN ÜBER BAULEISTUNGEN?
Für die Vergabe von Bauleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte sieht die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB), Teil A (VOB/A) in Abschnitt 1 (§ 20 VOB/A) einen Mindestkatalog von Angaben vor, welche die Dokumentation zwingend enthalten muss.
Er entspricht weitgehend dem Katalog des § 8 Abs. 2 S. 2 VgV. Ergänzend sind etwa der Anteil der beabsichtigten Weitergabe an Nachunternehmen, soweit bekannt, und die Gründe für eine beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb und freihändiger Vergabe anzugeben. Wird auf die Vorlage zusätzlich zum Angebot verlangter Unterlagen und Nachweise verzichtet, ist auch dies in der Dokumentation zu begründen. Dies gilt auch für den Verzicht auf Angaben zur Eignung.
WIE SCHREIBT MAN EINEN VERGABEVERMERK?
Richtschnur für die Erstellung der Verfahrensdokumentation bzw. das Abfassen eines Vergabevermerks ist das Prinzip der Transparenz.
Das Vergabeverfahren muss so dokumentiert werden, dass ein Dritter - zum Beispiel ein bei der Auftragsvergabe nicht berücksichtigtes Unternehmen - den Ablauf des Verfahrens sowie die vom Auftraggeber getroffenen Entscheidungen und ihre Begründung nachvollziehen kann.
Alle maßgeblichen Umstände und Überlegungen des Auftraggebers sind vollständig und wahrheitsgemäß festzuhalten.
Zu dokumentieren sind vor allem solche Entscheidungen, welche die Weichen im Ablauf eines Vergabeverfahrens stellen, die also unmittelbar das Ergebnis des Vergabeverfahrens beeinflussen - wie zum Beispiel die Festlegung der nachgefragten Leistung durch den Auftraggeber, die Anwendung eines nur im Ausnahmefall vorgesehenen Vergabeverfahrens, die Änderung der Vergabeunterlagen im Vergabeverfahren oder der Ausschluss eines Angebotes.
Für den Vergabevermerk können standardisierte Formulare und Vorlagen, zum Beispiel in den Vergabehandbüchern, eine wichtige Hilfe sein.
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