eVergabe: So sind auch Sie bereit für die digitale Zukunft!

Dr. Alexander Seyferth
Beitrag von Dr. Alexander Seyferth am 17.10.18 10:03 Uhr   |   Themen: Auftragsmanagement

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Was heute noch eine Option ist, wird in den kommenden Monaten zum ausschließlichen Weg der Angebotsabgabe bei öffentlichen Ausschreibungen.

Wer, wann, was? Die Zeitleiste für die eVergabe

Im Oberschwellenbereich können Sie bereits seit dem 18. April 2017 Ihre Angebote bei den zentralen Vergabestellen nur noch elektronisch abgeben. Zentrale Vergabestellen sind große Behördeneinheiten, die eigene Ausschreibungsbereiche haben wie beispielsweise Hochbauämter, nicht aber Kleingemeinden, die nur ab und an überhaupt ausschreiben.
Ab dem 18.10. 2018 müssen dann alle Vergabestellen jede europaweite Ausschreibung komplett über die eVergabe durchführen. Mit der sukzessiven Einführung der Unterschwellen-Vergabeordnung in den Bundesländern wurden im Laufe von 2018 analoge Regelungen für den Unterschwellenbereich eingeführt, allerdings mit längeren Übergangsfristen.

Ab 2020 werden dann alle Beschaffungen der öffentlichen Hand mit einem Auftragsvolumen von mehr als 25.000 € elektronisch abgewickelt werden. Es hilft also nichts: Wer sich an das manuelle Ausfüllen von Vergabeunterlagen in Papierform gewöhnt hat, muss sich umstellen– je früher, desto besser. Aber keine Sorge! Mit ein wenig Einarbeitung lässt sich die Technik leicht meistern. Und eVergabe-Profis können sich darüber freuen, dass deren flächendeckende Einführung wichtige Erleichterungen bringt.

Diese Erleichterungen bietet Ihnen die elektronische Angebotsabgabe

Die elektronische Abwicklung von Vergabeverfahren, eVergabe genannt, nimmt im Bereich öffentlicher Beschaffungen längst breiten Raum ein. Sie spart Kosten, Zeit und bürokratischen Aufwand – für Vergabestellen wie auch für Bieter.

Schon allein deshalb, weil es auf diesem Wege viel leichter ist, die Vergabeunterlagen zu Verfügung zu stellen, werden selbst kleinere Aufträge (auch) auf den Vergabe-Plattformen von Bund, Ländern und Kommunen veröffentlicht. Die Unterlagen für Vergaben im Unterschwellenbereich lassen sich herunterladen, ausdrucken, händisch ausfüllen und postalisch verschicken. In vielen Fällen erfolgt auch die Angebotsabgabe alternativ oder sogar ausschließlich mittels elektronischer Formulare, die vom Bieter direkt am Rechner bearbeitet werden, vorausgesetzt, man hat die –kostenfreie – Registrierung hinter sich gebracht.

Als Bieter, die mit dieser Form der Angebotsabgabe noch keine Routine haben, werden Sie sehen, dass Sie auf denselben Formularen genau dieselben Angaben machen wie zu vor auf Papier, nur eben per Tastatur und Mausklick. Ein großer Vorteil dabei ist, dass das Programm Sie darauf hinweist, wenn Sie etwas übersehen haben. Viele Angaben können Sie direkt von Ihrem Computer übernehmen, so dass Abschreibfehler kein Problem mehr sein sollten. Zudem lässt sich bei der computergestützten Ausschreibung jeder Schritt der Vergabestelle wie auch eines jeden Bieters genau nachvollziehen – ein großer Schritt in Sachen Transparenz. Darüber hinaus haben Sie mehr Zeit, weil der – langsamere, teurere und weniger sichere – Versand durch Post oder Boten entfällt. Andererseits ist die Technik beim Termin jedoch gnadenlos: Mit Ablauf der Abgabefrist bzw. Beginn des Eröffnungstermins wird das elektronische Abschicken von einer Sekunde auf die andere unmöglich.

Für Einsteiger ist die Vergabeplattform des Bundes empfehlenswert. Sie finden dort einen detaillierten Benutzerleitfaden, der Sie Schritt für Schritt mit Anmeldung und Benutzung vertraut macht. Insgesamt sind die Plattformen leicht verständlich – Sie klicken dort, wo Sie hinwollen, und stoßen von selbst auf Hinweise, wie Sie weiter verfahren.
Auch der DTAD bietet immer wieder Webinare und Live-Demos zu diesem Thema an, die aktuellen Termine finden Sie in der DTAD Akademie.

Vielfalt der Software-Lösungen bleibt leider bestehen

Erfahrene eVergabe-Nutzer wissen, dass auf den Internet-Plattformen eine ganze Reihe von Software-Lösungen zum Einsatz kommen. Für uns Bieter ist es umständlich, dass sich hier eine technische Vereinheitlichung nach wie vor nicht abzeichnet. Einige der Plattform-Hersteller haben offensichtlich wenig Interesse daran, sich an einheitliche Standards zu binden und dadurch natürlich an eigenem Profil zu verlieren. So kommt es, dass die verschiedenen Produkte nicht miteinander kompatibel sind.

Zwecks Standardisierung haben der Bund und mehrere Länder schon 2010 das Projekt xVergabe angestoßen. Weit gediehen ist es seitdem nicht. Zwar werden schon seit Jahren Software-Schnittstellen angeboten, doch bisher kaum genutzt. Lediglich zwei Hersteller richten sich laut xvergabe.org bisher nach den xVergabe-Standards, operativ genutzt werden kann der Standard jedoch nicht.

Der Abschied vom Zertifikat

Während wir Bieter uns auch weiterhin auf jeder eVergabe-Plattform einzeln anmelden und verschiedene Software-Produkte installieren müssen, fällt ein großer nachteiliger Umstand dank des neuen Vergaberechts sukzessive weg: Das elektronische Zertifikat. Sind bislang Signatur-Dateien oder gar entsprechende Karten samt Lesegerät notwendig, um sich zu registrieren und Unterlagen anzufordern und einzureichen, genügt mit der neuen eVergabe die Schriftform bzw. eine „Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger“ nach § 126b BGB. Dies bedeutet in der Konsequenz eine deutliche Abkehr von den bisherigen Sicherheitsstandards: Die Behörde geht einfach davon aus, dass diejenige Firma, die sich registriert und ein Passwort erhalten hat dann auch der Urheber des eingereichten Angebots ist. Leider gilt das bislang nur für die europaweiten Ausschreibungen und die Unterschwellenvergaben des Bundes. Mit der Einführung der Unterschwellenvergabeordnung in den Ländern und Kommunen (2018/19) fällt das Erfordernis der Signatur sukzessive bei den allermeisten Liefer- und Dienstleistungsausschreibungen. Im Baubereich bleibt abzuwarten, wie sich der Gesetzgeber entscheidet, der neue und überarbeitete 1. Abschnitt (Unterschwellenvergabe) der VOLB/A soll im I. oder II. Quartal 2019 in Kraft treten.

Ausnahmen von der eVergabe

Nur wenige Ausschreibungen werden auch künftig nicht in elektronischer Form durchgeführt. Komplexe Baupläne zum Beispiel, die sehr große Datenmengen mit sich bringen, lassen sich online nur schlecht weiterleiten - physische Modelle gar nicht. Geht es um besonders sensible Vorhaben, kann ebenfalls von der eVergabe abgewichen werden. In aller Regel wird aber der elektronische Vergabeweg beschritten werden, so dass es für jeden Bieter unumgänglich ist, sich damit vertraut zu machen. Der Anteil der Ausnahmefälle dürfte allen Prognosen zufolge 5 Prozent nicht überschreiten.

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