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DER PROZESS DER ÖFFENTLICHEN VERGABE EINFACH ERKLÄRT

Der Prozess der öffentlichen Vergabe einfach erklärt

Anders als private Auftraggeber können öffentliche Stellen, also der Staat und bestimmte staatliche Einrichtungen, sich nicht einfach an ein Unternehmen ihrer Wahl wenden und die gewünschte Leistung einkaufen, sondern müssen ihren Bedarf im Wettbewerb, im Wege transparenter und diskriminierungsfreier förmlicher Vergabeverfahren beschaffen. Wer als Unternehmen von öffentlichen Aufträgen profitieren möchte, sollte den Prozess der öffentlichen Vergabe kennen.

 

Die öffentliche Hand ist bei der Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen und bei der Vergabe von Bauaufträgen an das Vergaberecht gebunden. Das Vergaberecht sieht für den Prozess einer öffentlichen Vergabe unterschiedliche Formen von Ausschreibungen, sogenannte Vergabeverfahren vor, in denen öffentliche Aufträge vergeben werden.

In diesem Beitrag aus unserem DTAD Magazin erfahren Sie, wie der Prozess einer öffentlichen Vergabe abläuft. Auch stellen wir Ihnen die einzelnen Vergabeverfahren oberhalb und unterhalb der EU-Schwellenwerte in kompakter Form vor.

 

Was sind die Grundideen des öffentlichen Vergabeprozesses?

Öffentliche Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge, deren geschätzter Wert oberhalb bestimmter Schwellenwerte liegt und daher mutmaßlich auch für Unternehmen aus anderen EU-Mitgliedstaaten im grenzüberschreitenden Wettbewerb interessant sind, werden in EU-weiten Vergabeverfahren auf der Grundlage der EU-Vergaberichtlinien vergeben.

Öffentliche Aufträge müssen im Wettbewerb und im Wege transparenter und diskriminierungsfreier Vergabeverfahren vergeben werden.

Für die Durchführung der Vergabeverfahren müssen die Auftraggeber elektronische Mittel nutzen. Die öffentliche Auftragsvergabe vollzieht sich also in komplett digitalisierten Vergabeverfahren, man spricht von elektronischer Vergabe oder von e-Vergabe. Während des gesamten Verfahrens müssen die Grundsätze der Gleichbehandlung, der Transparenz und der Verhältnismäßigkeit eingehalten werden.

 

Wie läuft ein öffentliches Vergabeverfahren im allgemeinen ab?

Die Auftragsvergabe vollzieht sich in formalen Verfahren, welche die Gleichbehandlung aller Bieter und Bewerber im Sinne einer Chancengleichheit sichern sollen.

Das Vergabeverfahren beginnt in aller Regel mit der Veröffentlichung einer Bekanntmachung, mit der EU-weit die Absicht eines öffentlichen Auftraggebers, einen öffentlichen Auftrag vergeben zu wollen, öffentlich gemacht wird.

Die Auftragsbekanntmachung enthält die Rahmenbedingungen des Wettbewerbs (zum Beispiel die Fristen, wie die Bindefrist für das Angebot, die Termine für die Angebotsabgabe etc.) sowie alle wesentlichen Informationen zu der Auftragsvergabe für Bewerber und Bieter. In einstufigen Vergabeverfahren wird das Angebot auf der Grundlage der Auftragsbekanntmachung eingereicht.

Die Auftragsvergabe erfolgt auf der Grundlage veröffentlichter, objektiver und nicht-diskriminierender Kriterien, der sogenannten Zuschlagskriterien.

Zuschlagskriterium kann allein der niedrigste Angebotspreis sein. Der Auftraggeber kann jedoch neben dem Preis auch andere Kriterien festlegen, zum Beispiel die Qualität der angebotenen Leistung, und das wirtschaftlich günstigste Angebot, also das Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis auf Basis der veröffentlichten Zuschlagskriterien ermitteln.

Die Angebotswertung vollzieht sich in unterschiedlichen Schritten:

Zunächst wird das Angebot formal / inhaltlich geprüft, ob es etwa frist- und formgerecht eingegangen ist, ob es alle Unterlagen enthält etc.

Bewerber und Bieter müssen im Vergabeverfahren ihre Eignung für den ausgeschriebenen Auftrag nachweisen. Auch die Kriterien und die zum Beleg der Eignung von den Unternehmen vorzulegenden Nachweise und sonstige Unterlagen sind in der Auftragsbekanntmachung aufzuführen. Die Eignung der Unternehmen wird auf der zweiten Wertungsstufe geprüft.

Auf der dritten Wertungsstufe findet eine Preisprüfung statt, bei der insbesondere "ungewöhnlich niedrige" Angebote ermittelt und näher aufgeklärt werden.

Auf der vierten Wertungsstufe ermittelt der Auftraggeber schließlich das wirtschaftlich günstigste Angebot; das ist das Angebot, das auf Basis der veröffentlichten Zuschlagskriterien das beste Preis-Leistungs-Verhältnis offeriert hat.

Vor Zuschlagserteilung muss der Auftraggeber die nicht berücksichtigten Unternehmen über das Verfahrensergebnis informieren. Diese haben während einer Warte- und Stillhaltefrist die Möglichkeit, die Einhaltung des Vergaberechts durch den öffentlichen Auftraggeber von einer unabhängigen Kontrollbehörde, den Vergabekammern, in sogenannten Nachprüfungsverfahren überprüfen zu lassen; in Ausnahmefällen können sie auch die Nichtigkeit eines erteilten Zuschlags erwirken.

 

Welche Vergabeverfahren gibt es?

Für Aufträge oberhalb und unterhalb der EU-Schwellenwerte sieht das Vergaberecht verschiedene Ausschreibungsverfahren vor:

Oberhalb der EU-Schwellenwerte Unterhalb der EU-Schwellenwerte

offenes Verfahren

 

öffentliche Ausschreibung

 

nicht offenes Verfahren

 

beschränkte Ausschreibung

 

Verhandlungsverfahren

 

freihändige Vergabe (für Bauaufträge)

 

 

Verhandlungsvergabe (für Liefer- und Dienstleistungsaufträge)

 

 

Daneben kennt das EU-Vergaberecht noch den Wettbewerblichen Dialog und die Innovationspartnerschaft.

Nähere Einzelheiten zum Ablauf der Vergabeverfahren befinden sich u. a. in den verschiedenen Vergabeverordnungen; auch für die Konzessionsvergabe gibt es eine eigene Vergabeverordnung, die Konzessionsvergabeverordnung (KonzVgV).

 

Wie läuft ein offenes Verfahren ab?

Im offenen Verfahren findet keine Vorauswahl der Unternehmen, die Angebote abgeben dürfen, statt.

Der öffentliche Auftraggeber fordert über Auftragsbekanntmachung eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen zur Angebotsabgabe auf. 

Grundsätzlich kann jedes interessierte Unternehmen ein Angebot abgeben. Die Angebote sind auf der Grundlage der vom Auftraggeber mit den übrigen Vergabeunterlagen bereitzustellenden eindeutigen und erschöpfenden Leistungsbeschreibung zu erarbeiten, die Abgabe der Angebote muss innerhalb einer in der Auftragsbekanntmachung bestimmten Frist (Angebotsfrist) erfolgen, der Inhalt der Angebote muss geheim bleiben (Geheimwettbewerb), über die Angebote darf nicht verhandelt werden, das wirtschaftlich günstigste Angebot wird im Rahmen der vierstufigen Wertung auf Basis der vorab festgelegten Zuschlagskriterien ermittelt.

 

Wie läuft ein nicht offenes Verfahren ab?

Im Unterschied zum offenen Verfahren handelt es sich bei dem nicht offenen Verfahren um ein zweistufiges Vergabeverfahren:

Auf der ersten Stufe wird ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb durchgeführt.

Der öffentliche Auftraggeber fordert die interessierten Unternehmen in der Auftragsbekanntmachung dazu auf, einen Teilnahmeantrag zu stellen, um sich für die Abgabe eines Angebotes zu bewerben.

Auf der Basis der mit dem Teilnahmeantrag eingereichten Unterlagen zum Beleg der Eignung wählt der Auftraggeber die am besten geeigneten Bewerber aus und fordert diese zur Abgabe eines Angebots auf. Die Eignungsprüfung wird in diesem Verfahren also vorgezogen.

Die zweite Stufe des nicht offenen Verfahrens entspricht im Wesentlichen dem offenen Verfahren. Auch hier gilt ein striktes Nachverhandlungsverbot.

 

Wie läuft ein Verhandlungsverfahren ab?

Das Verhandlungsverfahren unterscheidet sich wesentlich von den anderen Vergabearten: der Inhalt der Angebote und insbesondere auch der Angebotspreis sind im Verhandlungsverfahren - anders als in den jeweils anderen Vergabeverfahren - verhandelbar.

Auch das Verhandlungsverfahren ist ein zweistufiges Vergabeverfahren:

Den Verhandlungen wird zunächst ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb vorgeschaltet, in dem der Auftraggeber die Bewerber auswählt, mit denen er die Verhandlungen führen will.

Nur die vom Auftraggeber ausgewählten Unternehmen werden an den Verhandlungen beteiligt.

Beim Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wendet sich der öffentliche Auftraggeber direkt an einzelne Unternehmen und fordert diese zu Vertragsverhandlungen auf. Auch im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb müssen grundsätzlich mehrere Bieter beteiligt werden.

 

Wie lange dauert ein Vergabeverfahren?

Die Dauer eines öffentlichen Vergabeverfahrens hängt von vielen Faktoren ab, u. a. von dem Auftragsgegenstand, der Anzahl der Angebote, der Art des Verfahrens etc.

In einem offenen Verfahren beträgt die Angebotsfrist, also der Zeitraum für die Erarbeitung und Einrichtung der Angebote in der Regel mindestens 30 Kalendertage. Geht man davon aus, dass der Auftraggeber ca. eine Arbeitswoche, also fünf Kalendertage für die Prüfung und Wertung der eingereichten Angebote benötigt und rechnet man die 10-tägige Wartefrist vor Zuschlagserteilung hinzu, so kann ein offenes Verfahren etwa zwischen anderthalb und drei Monaten dauern.

Je nach Auftragsgegenstand oder Dringlichkeit der Beschaffung kann dieser Zeitraum kürzer, aber auch deutlich länger sein. Ein Verhandlungsverfahren, in dem ggf. mehrere Verhandlungsrunden benötigt werden, bis am Ende der Verhandlungen endgültige Angebote eingereicht werden können, die noch geprüft und bewertet werden müssen, dauert in aller Regel deutlich länger als ein offenes Verfahren.

 

Was muss ich in einem Vergabeverfahren beachten?

Unternehmen, die sich für öffentliche Aufträge interessieren, sollten regelmäßig die einschlägigen Bekanntmachungsorgane nach entsprechenden Ausschreibungen durchsuchen. Da dies jedoch zeitaufwendig ist, unterstützen leistungsstarke Vertriebstools, wie die DTAD Plattform, beim Finden relevanter Ausschreibungen. Täglich erhalten Nutzer zu ihrem Angebot passende Vorabinformationen und Ausschreibungen in ihr digitales Postfach.

Die Auftragsbekanntmachung sollte nun darauf geprüft werden, ob sie die wesentlichen Angaben zu der Auftragsvergabe enthält, insbesondere die relevanten Verfahrensfristen und etwa welche Unterlagen (Erklärungen, Nachweise etc.) zum Nachweis der Eignung vorzulegen sind. Über einen Link in der Bekanntmachung können Sie die Vergabeunterlagen herunterladen. Sie sollten die Unterlagen frühzeitig auf Vollständigkeit und Widerspruchsfreiheit prüfen und fehlende Unterlagen sofort nachfordern. Bei Unklarheiten sollten Sie eine Bieterfrage stellen oder eine Aufklärungsrüge erheben.

Es empfiehlt sich, frühzeitig eine Fristen- und Organisationsplanung zu erarbeiten. Auch an dieser Stelle unterstützen digitale Tools, wie die DTAD Plattform, mit Workflow-Boards und hinterlegten Zeitschienen beim fristgerechten Bearbeiten und korrekten Zusammenstellen aller benötigten Nachweise und Dokumente.

Denken Sie daran, dass es sich um ein formales Verfahren handelt: Halten Sie die Vorgaben des Auftraggebers für die Angebotsabgabe möglichst genau ein. Achten Sie insbesondere darauf, dass Ihr Angebot vollständig ist und Sie alle vom Auftraggeber geforderten Preisangaben in entsprechender Form eingetragen haben. Nehmen Sie keine Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen vor.

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