Missverständliche Vergabeunterlagen: So sorgen Sie für Klarheit

Dr. Alexander Seyferth
Beitrag von Dr. Alexander Seyferth am 19.07.18 14:11 Uhr   |   Themen: Auftragsmanagement

Missverstaendliche-Vergabeunterlagen-So-sorgen-Sie-fuer-KlarheitJeder erfahrene Bieter kennt die Situation: Je komplexer der Auftrag, desto länger die Leistungsbeschreibung, aber nicht unbedingt eindeutiger sind die Angaben. Oft stellen sich noch Fragen, wie etwas genau in der Ausführung vom Auftraggeber gewünscht ist oder was exakt in den Endpreis mit einzukalkulieren ist. Verständlich, denn viele Vergabestellen schreiben heute eine Baugrube aus, morgen die Fahrzeugflotte und übermorgen die Netzwerkadministration der Behörde.

Hinterfragen Sie alle zuschlagsrelevanten Punkte der Leistungsbeschreibung

Sie haben als Bieter Anspruch darauf, umfassend über den Gegenstand der Ausschreibung informiert zu werden: transparent, gleichbehandelnd und so unzweideutig, dass alle Bieter ein gleiches Verständnis von Anforderungen und Auftragsgegenstand haben.

Um Missverständnisse auszuräumen oder fehlende Informationen nachzuholen, gibt es das Instrument der Bieterfrage. Nutzen Sie Ihr Recht, Bieterfragen zu stellen, da jedes Missverständnis zu einem schlechteren, d.h. weniger passgenauen Angebot führt.

Sofern nicht in den Vergabeunterlagen anders beschrieben richten Sie Ihre Bieterfragen direkt per E-Mail an die angegebene Kontaktadresse der Vergabestelle. Aufgepasst: In der Praxis ist es schon oft genug vorgekommen, dass die angegebene E-Mail-Adresse aus Urlaubs- oder anderen Gründen „verwaist“ ist und Ihre Frage nie beantwortet wird.

Tipp:

Faxen Sie Ihre Fragen zur Sicherheit auch an die Vergabestelle und nutzen alle bekannten (Sammelpostfach-) Adressen der Vergabestelle um sicherzugehen, dass Ihre Fragen auch wirklich bearbeitet werden. 

Leider ist das allerdings keine Garantie dafür, dass Sie auch eine erschöpfende und gut formulierte Antwort erhalten. Es ist schon oft vorgekommen, dass Vergabestellen es sich zunächst leicht machen und kaum auf die Inhalte der Fragen eingehen in der Hoffnung, dass sich die Themen mit dem Näherrücken der Vergabefrist relativieren.

Da Sie aber die Fragen nur stellen, weil Sie nur bei erschöpfender Beantwortung ein zielführendes Angebot erstellen können, sollten Sie unbedingt hartnäckig bleiben: Bekommen Sie nur eine knappe oder nichtssagende Antwort, dann stellen Sie die Frage einfach nochmals mit der Bitte, nun aber eine zielführende Antwort zu bekommen.

Sollte sich die Vergabestelle immer noch quer stellen, haben Sie die Möglichkeit, den Sachverhalt zu rügen und damit zu verdeutlichen, dass Sie wissen, dass sie Ihr Recht auch nötigenfalls einklagen können. Oft führt diese Hartnäckigkeit dann zur Antwort, die Sie für die Vollendung Ihres Angebotes noch brauchten.

Beispiel:

Beim Ausfüllen Ihres Angebotes stellen Sie fest, dass sich aus der Leistungsbeschreibung nicht eindeutig ergibt, ob Ihr Aufwand für die förmliche Abnahme der erbrachten Leistung nun mit in Ihre Gesamtkalkulation einfließen soll oder ob dies separat nach Stundensatz vergütet wird.

Räumen Sie diese Ungenauigkeit nicht aus, müssen Sie damit rechnen, dass vermutlich zumindest ein Teil der Konkurrenz entweder günstiger ist als Sie, weil sie die Position nicht mit einkalkulieren. Oder Sie kalkulieren die Position nicht mit ein und müssen mit dem Risiko leben, dass die aufwändige Abnahme Ihre Marge auffrisst und Sie am Ende den Zuschlag für ein nicht auskömmliches Angebot erhalten.

Achtung: Die Bieterkommunikation schreibt die Vergabeunterlagen fort 

Alle Fragen und Antworten gelten als Fortschreibung der Leistungsbeschreibung. Deshalb: lesen Sie die Bieterfragen ganz genau durch. Betrachten Sie sie als Aktualisierung Ihrer Vergabeunterlagen.

Beispiel:

Ein Bieter fragt die Vergabestelle, ob es nicht zwingend erforderlich ist, dass ihre Eignung auch mittels eines ISO-Informationssicherheitszertifikats 270001 nachgewiesen werden muss?

Beantwortet die Vergabestelle diese Frage mit einem ja, sind mit einem Schlag nur noch Bieter im Rennen, die über ein entsprechendes Zertifikat verfügen, obwohl in den ursprünglichen Vergabeunterlagen von diesem Zertifikat noch keine Rede war.

Wenn also als Antwort auf eine Bieterfrage ein weiteres Zertifikat als Eignungsnachweis von Ihnen verlangt wird, müssen Sie dieses auch mit einreichen und können sich nicht darauf berufen, dass diese Anforderung nicht in der ursprünglichen Leistungsbeschreibung verlangt war.

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